De American Bar Association (ABA) publiceert elk jaar in november haar Legal Technology Survey Report. In het recentste rapport wordt een overzicht gegeven van de trends in juridische informatica in 2021. En waar de gegevens voor het rapport van 2020 grotendeels vóór de pandemie werden verzameld, weerspiegelt het rapport van 2021 wel de gevolgen van de pandemie. Die effecten kwamen bijvoorbeeld tot uiting in de primaire hardware die advocaten gebruiken, in waar hun primaire werkplek is, in de flexibiliteit van werktijden, en in telewerken.

Elk jaar publiceert de website Law Technology Today een reeks artikelen met een samenvatting van de belangrijkste bevindingen van het rapport. Hier zijn de belangrijkste hoogtepunten.

Demografie

De gemiddelde leeftijd van de respondenten blijft hoog, namelijk 57 jaar (tegen 58 vorig jaar). Meer dan 60% van de respondenten oefent zijn beroep al 30 jaar of langer uit. De jongste leeftijdsgroep (25-39) maakt slechts 13,6% van de respondenten uit.

De respondenten waren afkomstig van kantoren met de volgende omvang: 24% van eenmanskantoren, 20% van kantoren met 2-9 advocaten, 20% van kantoren met 10-49 advocaten, 6% van kantoren met 50-99 advocaten, 15% van kantoren met 100-499 advocaten, en 15% van kantoren met meer dan 500 advocaten. De grootte van een kantoor is belangrijk in het onderzoek, omdat grotere kantoren doorgaans een groter budget hebben om te investeren in juridische technologie en de nodige bijbehorende technologieopleiding.

Websites en Marketing

In het rapport wordt veel aandacht besteed aan de communicatie met cliënten en de rol die websites, en meer specifiek cliëntenportalen, in deze communicatie spelen. Wij hebben eerder een artikel gepubliceerd over cliëntenportalen voor advocatenkantoren. Het rapport beveelt het gebruik van beveiligde cliëntenportalen aan omdat de communicatie veiliger is dan via e-mail of traditionele post. Ofschoon cliëntportalen al jaren bestaan, zegt slechts 29% van de respondenten dat de website van hun kantoor een beveiligd cliëntportaal bevat. Ze komen vaakst voor in bedrijven met meer dan 100 advocaten (51%), gevolgd door bedrijven van 10-49 advocaten (22%), 2-9 advocaten (19%), terwijl slechts 9% van de solo's een cliëntenportaal aanbieden. De meeste advocaten gebruiken traditionele e-mail om met hun cliënten te communiceren, terwijl slechts een minderheid gebruik maakt van meer beveiligde e-mailmodaliteiten zoals geregistreerde of beveiligde e-mail (23%), encryptie (43%), of het beveiligen van documenten met een wachtwoord (32%).

Advocaten gebruiken hun websites vooral voor marketingdoeleinden. Inmiddels heeft 94% van de advocaten een website. 69% van de respondenten zegt dat hun website mobielvriendelijk is, 5% zegt dat dit niet het geval is en 26% weet het niet. Vrijwel alle websites van advocatenkantoren bevatten profielen van de advocaten. Inmiddels biedt 59% van de advocatenkantoorwebsites ook juridische artikelen aan en 51% biedt informatie over recente interessante zaken aan. 37% van de advocatenkantoren zegt een blog te hebben, 57% zegt er geen te hebben, en 6% weet het niet. Hoe groter het advocatenkantoor, hoe groter de kans dat het een blog heeft. Advocatenkantoren maken nog steeds onvoldoende gebruik van hun websites en gebruiken deze voornamelijk voor eenrichtingscommunicatie. Advocaten moeten betere manieren vinden om met hun doelpubliek in contact te komen, in plaats van alleen maar informatie naar hen te pushen. En eenvoudige dingen zoals cliënt-intake of het plannen van consultaties blijven ook eerder uitzondering dan regel.

Sociale media zijn een belangrijk marketinginstrument geworden voor advocatenkantoren. 87% van de respondenten zegt actief te zijn op LinkedIn, 61% op Facebook, 37% op Twitter en 13% op Instagram. E-mailalerts voor cliënten blijven ook belangrijk: 72% van de advocatenkantoren maakt er gebruik van. Video is een medium dat nauwelijks wordt gebruikt: slechts 28% van de respondenten zeggen dat hun advocatenkantoren video gebruiken voor marketingdoeleinden. (Meer over het gebruik van video in uw advocatenkantoor).

Net als in voorgaande jaren wordt in het rapport geconcludeerd dat het advocatenkantoren grotendeels ontbreekt aan marketingstrategieën. Ze besteden ook geen aandacht aan statistieken, zodat ze niet echt weten welke strategieën werken, en welke niet.

Kantoorbeheer

In het algemeen werden in het verslag weinig opmerkelijke veranderingen op het gebied van praktijkbeheer vastgesteld. De belangrijkste uitzondering betreft trends en veranderingen op het gebied van hardware. Dit is een gebied waar de gevolgen van de pandemie het duidelijkst voelbaar waren. Nu meer advocaten thuis werken, geeft de meerderheid van de respondenten (53%) voor het eerst aan dat ze een laptop gebruiken als hun primaire apparaat, terwijl 44% nog steeds een desktop gebruikt als hun primaire apparaat.

Het aantal advocaten dat e-boeken gebruikt voor juridisch onderzoek is onveranderd gebleven op 52%. Onlinebibliotheken blijven het meest geschikte instrument voor juridisch onderzoek.

Document-gerelateerde software kan worden onderverdeeld in vijf categorieën: documentassemblage, verwijderen van metadata, document- en archiefbeheer, en PDF-creatie. Alle vijf categorieën zijn het afgelopen jaar relatief constant gebleven.

Communicatiesoftware kan ook worden onderverdeeld in vijf categorieën: spraakherkenning, CRM (customer relations manager), instant messaging, elektronische fax, contactbeheer, en toegang op afstand. Ook hier zijn er geen noemenswaardige veranderingen ten opzichte van vorig jaar.

Software voor algemeen kantoorgebruik en -beheer kan worden onderverdeeld in negen ruime categorieën: projectbeheer, databases, presentatie, boekhouding, elektronische facturering, tijdrekenen, spreadsheets, agenda's en tekstverwerking. Over het geheel genomen is "algemeen kantoorgebruik" de populairste reden om software te hebben. Van deze negen categorieën komt het gebruik van projectbeheer op de laatste plaats, maar het is wel gestegen van 27 naar 31% van de advocatenkantoren die het gebruiken. Onverwacht is dat het gebruik van boekhoudsoftware daalde van 78% naar 72%.

Misschien verrassend is dat het gebruik van web-gebaseerde software en cloud computingslechts is gestegen van 59 tot 60%. De bedrijven die geen cloud software gebruiken, noemen bezorgdheid over confidentialiteit, privacy en veiligheid als hun belangrijkste redenen. Veel van die zorgen zijn echter ongegrond. (Zie hieronder in het gedeelte over cloud computing).

Specifieke juridische software kan worden onderverdeeld in vier grote categorieën: gespecialiseerde praktijk, beheer van notulen/journaalposten, beheer van zaken/praktijken, en conflictcontrole. Net als voor andere softwaregebieden zijn de toegangspercentages voor deze categorieën relatief constant gebleven.

Budgettering en planning

In 2021 hebben advocatenkantoren hun technologiebudgetten verhoogd. De verhogingen waren het meest opvallend voor solopraktijken en kleine kantoren. Uit het rapport bleek echter dat solo's en kleine kantoren nog steeds tekortschieten als het gaat om budgettering voor beveiliging ter bescherming van vertrouwelijke cliëntinformatie. Het rapport dringt er bij alle advocatenkantoren op aan hun budgetten voor beveiliging te verhogen.

Technologieopleiding

Eerder vermeldden we dat hoe groter het kantoor is, hoe groter het budget is voor technologieopleiding. Inmiddels hebben 39 van de 50 staten in de VS hun advocaten een deontologische "plicht tot technologische bekwaamheid" opgelegd. Veel overige staten zijn bezig deze verplichting op te leggen. 68% van de respondenten antwoordde dat zij de plicht hebben om op de hoogte te blijven van de risico's en voordelen van technologie.

Een andere belangrijke overweging met betrekking tot competentie is of advocaten inbreng hebben in de soorten technologieën die zij gebruiken. 74% van de respondenten zegt betrokken te zijn bij het selectieproces voor de technologieën die in hun kantoor worden gebruikt, wat een daling is ten opzichte van 81% in 2020. Het rapport beveelt elk advocatenkantoor aan om een panel van potentiële gebruikers samen te stellen, die hun behoeften in kaart brengt, bestaande oplossingen evalueert en aanbevelingen doet. 88% van de respondenten geeft aan collega's om advies te hebben gevraagd voor de gekozen oplossingen.

Hoewel 74% van de respondenten verklaarde dat zij de plicht hadden technologiecompetent te zijn, vond slechts 59% zichzelf zeer comfortabel in het gebruik van de technologie die zij tot hun beschikking hadden, en slechts een betreurenswaardige 29% vond dat zij een adequate opleiding hadden gekregen. 67% van de respondenten verklaarde dat zij in hun kantoor over een of andere vorm van technologieopleiding beschikten, maar deze beschikbaarheid varieert sterk naar gelang van de grootte van het kantoor, met slechts 35% voor eenmanskantoren, 56% voor kantoren met 2-9 advocaten, 71% voor kantoren met 10-49 advocaten en 99% voor kantoren met meer dan 100 advocaten.

48% van de respondenten antwoordde dat zij intern informaticapersoneel hebben dat support kon leveren. Ook hier groeien de aantallen naargelang van de grootte van het bedrijf, met 94% van de +100 bedrijven, en slechts 9% van de solo's.

Inmiddels heeft 62% van de advocatenkantoren een technologiebudget, en ongeveer de helft van hen heeft dat in 2021 verhoogd. Voor solo-advocaten was hardware de grootste uitgave, terwijl de grootste kantoren meer dan ooit investeerden in beveiliging. Opmerkelijk is dat er vrijwel geen budgetten nodig waren voor software-aanpassingen.

In 2021 zagen we ook een toename van het aantal advocatenkantoren dat een technologiebeleid en -procedures opstelde: 83% van de respondenten antwoordde dat hun advocatenkantoor hierover beschikt. (De pandemie en thuiswerkende advocaten spelen hierbij een rol).

Eenmanskantoren en kleinere kantoren

In 2021 veranderde de hardware die solo en kleine advocatenkantoren gebruiken, waarbij laptops de primaire werkcomputers werden. Windows blijft het populairste besturingssysteem (77%), maar het gebruik van MacOS-apparaten is gegroeid van 16 naar 21%. De iPhone blijft de populairste smartphone, met 81% van de advocaten in kleine kantoren, en 61% van de solo's die er een gebruiken.

Waarschijnlijk de grootste verandering als gevolg van de pandemie is de primaire werkplek. Waar in 2020 22% van de solo's hun huis opgaf als primaire werkplek, was dat aantal in 2021 bijna verdubbeld tot 43%. Deze grote verandering in primaire werkplek vond ook plaats in de grote advocatenkantoren met meer dan 100 advocaten, waar het aantal spectaculair steeg van 3% naar 46%. In kleinere en middelgrote kantoren waren de veranderingen niet zo dramatisch.

Samen met de verschuiving in de primaire werkplek kwam een verschuiving in het implementeren van een flexibel werkschema. In 2021 had 79% van de eenmanskantoren flexibele werktijden, 75% van de advocaten in advocatenkantoren met 2 tot -49 advocaten, en 93% van de advocaten in kantoren met meer dan 100 advocaten.

In lijn met deze verschuivingen nam ook het telewerken toe als gevolg van de pandemie, met 64% van de advocaten die zeiden dat ze in 2021 telewerkten, vergeleken met 55% in 2020. Opmerkelijk is dat van degenen die telewerkten, 39% dit voltijds deed.

Cybersecurity

Advocatenkantoren zijn primaire doelwitten van cybercriminaliteit. Ze beschikken over veel waardevolle, gevoelige informatie, waardoor ze "one-shop-stops" zijn voor cybercriminelen. En de beveiliging van advocatenkantoren is vaak niet erg geavanceerd. Deze combinatie van meer gegevens en gemakkelijke toegang maakt van hen een ideaal doelwit.

Terwijl ongeveer driekwart van de advocatenkantoren oplossingen gebruikt zoals antivirus en antispyware, gebruikt slechts de helft firewalls, authenticatie in meerdere stappen of encryptie.

In het verslag wordt er bij advocaten op aangedrongen meer middelen uit te trekken voor beveiliging en om het personeel te leren gebruik te maken van de beveiligingsinstrumenten waarover zij beschikken.

Het rapport beveelt advocatenkantoren ook aan om a) een beleid voor aanvaardbaar gebruik op te stellen waarin het gebruik van de hard- en software van het bedrijf wordt beschreven; b) cloud-gebaseerde technologieën aan te passen, aangezien deze aanzienlijk veiliger zijn dan ter plaatse ontwikkelde of gehoste software; en c) een plan voor incidentrespons te ontwikkelen.

Bronnen

• https://www.americanbar.org/news/abanews/aba-news-archives/2021/11/aba-to-release-techreport-2021-survey-on-legal-tech-trends/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/11/now-available-2021-aba-legal-technology-survey-report/
• https://www.lawtechnologytoday.org/tag/techreport-2021/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/11/techreport-2021-websites-marketing/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/11/techreport-2021-practice-management/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/12/techreport-2021-budgeting-planning/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/12/techreport-2021-technology-training/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/12/techreport-2021-solo-small-firm/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/12/cybersecurity-for-law-firms-what-legal-professionals-should-know/
• https://www.lawtechnologytoday.org/2021/12/techreport-2021-life-practice/
• https://www.esquiresolutions.com/2021-aba-survey-identifies-lawyer-challenges/