Welke keuze zou jij maken uit onderstaande opties? De ronde van Vlaanderen live meemaken in de volgwagen of toch maar de wedstrijd voor de buis volgen? Een dagje Werchter live of toch liever een korte samenvatting op Canvas? Echte Braziliaanse koffie of toch liever cichorei?

Sinds maart 2020 heeft de mens de wondere wereld van de virtuele meetings ontdekt. Noodgedwongen weliswaar. We hebben de aanwezige alternatieven voor de offline-ontmoetingen met vergroot enthousiasme onthaald én geadopteerd. De afgelopen maanden hebben we ons ontpopt tot ware virtuele adepten. We volgen online meditatiecursussen, volgen het ene webinar na het andere alsof ons voortbestaan ervan afhangt, solliciteren via videochats en skypen tussendoor ook nog even lekker met de familie. Het werkwoord Zoomen maakt sinds kort vast deel uit van onze Nederlandse woordenschat. Steeds luider klinken de verzuchtingen van diegenen die stilaan worden bedolven onder de online-initiatieven. Des Guten zuviel?

Wie met anderen overleg wil plegen, kan daarvoor twee belangrijke criteria hanteren. Allereerst kunnen we kiezen voor impact. Denk aan het overtuigen van een klant, het beïnvloeden van stakeholders of het overtuigen van een mogelijke werkgever van je kennen en kunnen tijdens een sollicitatiegesprek. Voor dergelijke gesprekken zijn persoonlijke ontmoetingen nog steeds de eerste keuze. Want geen enkele virtuele samenkomst kan garantie bieden op dezelfde energie en nuances die een persoonlijke ontmoeting weet te ontlokken. Iemand ‘aanvoelen’ kan je haast onmogelijk via online gesprekken.

Naast impact kan je ook opteren voor efficiëntie. Dat betekent dat je vooral tijd wil winnen en bijvoorbeeld onnodige verplaatsingen wil vermijden. Wil je snel iemand informeren of heb je snel beslissingen nodig over routinezaken? Dan lijkt een virtueel overleg aangewezen.

Met de komst van deze nieuwe virtuele tools hebben we dus extra mogelijkheden gekregen om onze persoonlijke organisatie en communicatie te verrijken. Zowel de online- als de offlinemeetings hebben voor- en nadelen. Zinloos dus om één favoriet naar voor te schuiven. Het leven is immers niet ‘of-of’ maar eerder ‘en-en’. We zullen dus beide tools dankbaar kunnen inzetten op de juiste momenten en voor de juiste gelegenheden. Tech én Touch kunnen dus perfect hand in hand gaan. In functie van onze doelstelling: impact of efficiëntie.

Honderden webinars en virtuele klantengesprekken rijker ben ik overtuigd dat virtuele meetings enkele stevige pro’s bevatten. Ik zet er enkele op een rijtje:

• Bij virtuele meetings is de organisator meer in de lead dan bij gewone vergaderingen.
• Ik ervaar dat die meetings sneller van start kunnen gaan doordat mensen stipter inloggen dan bij een klassieke vergadering.
• Als je de eventuele verplaatsingen weet uit te sluiten, blijken virtuele meetings sneller én makkelijker in te plannen in de respectievelijke agenda’s.
• In het algemeen kom je bij virtuele meetings sneller tot resultaten en conclusies.

Wil je de doeltreffendheid van je virtuele meetings nog verhogen? Dan zullen de volgende tips je zeker kunnen helpen …

1. Overweeg rechtstaande virtuele meetings: Ik heb mezelf een eenvoudig statafeltje aangeschaft. Het stelt me in staat om rechtstaand virtuele gesprekken te voeren. Het zorgt automatisch voor meer dynamiek en meer impact. Dat ik de camera van m’n laptop op ooghoogte heb, helpt me bovendien om te vermijden dat ik op mijn gesprekspartners letterlijk neerkijk. Mooi meegenomen.
2. Zorg voor een duidelijke structuur: Geef elk agendapunt een duidelijke benaming en bestemming op de agenda. Weg dus met “varia”!
3. Sluit alle andere applicaties en vraag je deelnemers hetzelfde te doen: Focus Hokus Pokus. Zorg ervoor dat iedereen bij de les blijft. Sluit dus alle mogelijke afleidingen af en vraag de deelnemers om maximaal hun blik op het scherm te houden.
4. Beperk de tijd: hou het kort en simpel. Beperk je tot maximaal 45 minuten!
5. Zorg voor een strakke leiding: Meer nog dan bij een offline vergadering is een strikte leiding belangrijk.
6. Vergroot de interactiviteit: Spreek je deelnemers persoonlijk bij de naam aan en geef iedereen het woord. Vermijd dat deelnemers zelf moeten onderbreken.
7. Powerpoints?  Hou het kort.

Koen Van den Brandt – Vennoot Atlas Grow How 

Bovenstaande bijdrage van Koen Van den Brandt verscheen eerder in nummer 2020/3 van het tijdschrift Today’s Lawyer. Raadpleeg hier de abonnementsvoorwaarden.