Banner Zomermagazine

In dit artikel hebben we het over managed legal services (beheerde juridische diensten). (De Engelse term wordt vaker gebruikt in het Nederlands dan de Nederlandse vertaling). We leggen uit wat ze zijn, en wat de voordelen zijn. We bekijken ook hoe ze werken en hoe ze geprijsd zijn. We eindigen met enkele tips en overwegingen.

De juridische markt is de afgelopen decennia ingrijpend veranderd. Aanvankelijk waren er slechts twee opties. Grotere ondernemingen hadden interne juridische afdelingen, die hoofdzakelijk eerstelijns juridische diensten aanboden. De andere optie waren advocatenkantoren, die eerstelijns- en tweedelijnsdiensten (d.w.z. procesdiensten) aanboden. De laatste decennia is die markt veranderd met verschillende nieuwe spelers die allemaal beheerde juridische diensten aanbieden.

Wat zijn managed legal services (MLS)?

Laten we beginnen met beheerde diensten, en dan uitbreiden naar beheerde juridische diensten. Wikipedia definieert managed services als "de praktijk van het op proactieve basis uitbesteden van bepaalde processen en functies, bedoeld om de bedrijfsvoering te verbeteren en de kosten te verlagen". Het is iets dat heel gebruikelijk is in de IT-wereld. Bedrijven die niet over een eigen IT-afdeling beschikken, kunnen voor hun IT-behoeften een beroep doen op een derde partij. Of bedrijven besteden alleen bepaalde IT-aspecten, zoals beveiliging of hardware ondersteuning, uit aan een derde met expertise op dat gebied.

Wanneer de diensten die worden uitbesteed juridische diensten zijn, dan hebben we het over beheerde juridische diensten of managed legal services. Beheerde juridische diensten zouden kunnen worden omschreven als een oplossing voor een juridisch probleem in de vorm van een vooraf gedefinieerde bundel van – voornamelijk juridische – diensten voor een transparante prijs. Het is een model waar de cliënt centraal stelt en dat gebeurt door transparantie, efficiëntie en technologie op schaal te introduceren. Beheerde juridische diensten worden vaak gebruikt als oplossing voor grote hoeveelheden werk die tijd-kritisch en kostengevoelig zijn en een risico inhouden als ze niet nauwkeurig worden uitgevoerd. Voorbeelden zijn contracten en het nazien van contracten, statuten van bedrijven of verenigingen, het nazien van documenten, de naleving van specifieke wetgeving, de inning van schulden, vertegenwoordiging voor specifieke rechtszittingen, enz.

Deze beheerde juridische diensten worden meestal geleverd door advocatenkantoren of door alternatieve juridische dienstverleners die gespecialiseerd zijn in specifieke diensten. Aangezien wij reeds een vorig artikel aan alternatieve juridische dienstverleners hebben gewijd, zal de klemtoon van dit artikel liggen op advocatenkantoren die beheerde juridische diensten aanbieden.

Wat zijn de voordelen van managed legal services?

Waarom zou uw advocatenkantoor overwegen om beheerde juridische diensten aan te bieden? Er zijn voordelen voor zowel uw advocatenkantoor als uw cliënten. We hebben het in het verleden gehad over de productisering van juridische diensten, en beheerde juridische diensten passen perfect in deze benadering. Door zoveel mogelijk van het proces te standaardiseren en te automatiseren, kunnen advocatenkantoren de kosten verlagen en de efficiëntie verbeteren. Dit leidt tot hogere kwaliteit, tijdigheid en transparantie aan de kant van uw advocatenkantoor. Op zijn beurt resulteert het ook in meer transparantie en kostenefficiëntie voor de cliënt, en meestal ook in kortere dienstverleningstermijnen.

Bij beheerde juridische diensten weten cliënten doorgaans van tevoren precies wat zij zullen betalen en wat zij zullen krijgen. Zij betalen ofwel een vast bedrag voor elke verleende dienst (bijvoorbeeld een op maat gemaakt contract dat wordt opgesteld), ofwel betalen ze een vast abonnementsgeld (daarover later meer). Met andere woorden, beheerde juridische diensten zijn niet gebaseerd op factureerbare uren, maar maken in plaats daarvan gebruik van alternatieve vergoedingsregelingen.

Een ander voordeel voor het advocatenkantoor heeft te maken met kennisbeheer. Door gebruik te maken van beheerde juridische diensten, wordt de kennis binnen het advocatenkantoor verplaatst van individuele advocaten naar de onderliggende diensteninfrastructuur.

Danh Nguyen beschreef het in Legal Business World als volgt: "Als dienstverleningsmodel is het beter overwogen en effectiever – en geeft het cliënten meer waar voor hun geld – omdat het centraal wordt aangestuurd vanuit de eigen zakelijke doelstellingen en behoeften van de cliënt. Een managed legal service provider investeert tijd en moeite in het begrijpen van die doelstellingen en behoeften en stelt een cross-functioneel team samen dat samenwerkt (soms regio-overschrijdend) om gezamenlijk technische oplossingen te ontwerpen en te leveren. Deze oplossingen integreren technische expertise op specifieke gebieden van de wet, regelgevingszaken en overheidsrelaties, projectbeheer, en veranderings- en stakeholdermanagement."

Hoe werkt het?

Hoe het in de praktijk werkt, hangt volledig af van de beheerde juridische diensten die u aanbiedt en van de behoeften van uw cliënten. Duidelijke communicatie en samenwerking zijn de sleutelelementen om te bepalen wat de cliënt precies kan verwachten en hoe technologie kan worden geïntegreerd om de vereiste processen te automatiseren. Doorgaans zult u hiervoor een team samenstellen met leden van zowel uw advocatenkantoor als van uw cliënt. U moet duidelijk bepalen wat wordt gedekt en wat niet. Vaak wordt bij beheerde juridische diensten ook gebruik gemaakt van juridisch projectmanagement.

Soorten managed legal services

Er zijn verschillende soorten of categorieën van beheerde juridische diensten die een advocatenkantoor kan aanbieden. We kunnen vier verschillende categorieën onderscheiden.

1. Regionale / geografische dekking: uw advocatenkantoor biedt ondersteuning aan cliënten die geen substantiële juridische aanwezigheid, team of capaciteiten hebben in een bepaalde geografische regio. Vaak kunnen kleinere advocatenkantoren bijv. voor kleinere ondernemingen de rol van een uitbestede juridische afdeling vervullen.

2. Expertise: uw advocatenkantoor kan technische expertise of ervaring bieden op bepaalde gespecialiseerde gebieden van het recht waarin u gespecialiseerd bent.

3. Hoog-volume-werk: uw cliënten kunnen zeer specifieke hoog-volume-taken aan u uitbesteden die een lager risico inhouden op het gebied van juridische, regelgevende of contractuele projecten.

4. Repetitief werk: uw advocatenkantoor kan repetitief juridisch werk op zich nemen, zoals repetitieve contracten en gestandaardiseerde draaiboeken.

Prijsstelling

We hebben eerder in dit artikel vermeld dat voor beheerde juridische diensten gewoonlijk alternatieve vergoedingsregelingen worden gebruikt. De twee meest gebruikte modellen zijn abonnementsfacturering en facturering per item. Facturering per item kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor grote volumes en/of repeterend werk. In beide gevallen weten cliënten precies waarvoor zij betalen.

U kunt ook samen met uw cliënt pakketovereenkomsten maken. Die kunnen op maat worden gemaakt, afhankelijk van wat de cliënt nodig heeft. En merk op dat pakketovereenkomsten niet noodzakelijk beperkt hoeven te zijn tot louter juridische aspecten. De grote accountantskantoren bieden allemaal managed legal services aan, waarbij juridische, fiscale en compliance-diensten worden gecombineerd met boekhoudkundige oplossingen.

Enkele aanvullende tips

Duidelijke communicatie blijft van essentieel belang wanneer het project eenmaal van start is gegaan. Dit houdt in dat u ervoor moet zorgen dat de teams aan beide zijden elkaar leren kennen en weten wat ze moeten doen om samen te werken. Het betekent ook dat u, als managed legal service provider, uw cliënten op de hoogte moet houden van alles wat u voor hen doet. Daartoe kunt u rapporten verstrekken, vergaderingen organiseren, een cliëntenportaal gebruiken, enz.

Als de toegewijde juridische dienstverlener van uw cliënt, vertegenwoordigt u uw cliënt in hun relatie met hun leveranciers en klanten. Partijen moeten ervoor zorgen dat de manier waarop uw advocatenkantoor onder deze omstandigheden opereert, aansluit bij de bedrijfscultuur van uw cliënt.

Verantwoordingsplicht en prestatiebeoordelingen zijn ook belangrijk. Hoe en hoe vaak meet u de prestaties? Biedt u een service-level-agreement aan? Wat doet u als er problemen optreden? En hoe zit het met escalatie als meer geavanceerde expertise nodig is?

Het verdient aanbeveling deze details van tevoren uit te werken.

Samengevat, beheerde juridische diensten zijn in opkomst. Zij verhogen de winstgevendheid en productiviteit van het advocatenkantoor, terwijl zij transparantie, grotere nauwkeurigheid en kostenefficiëntie voor de cliënt bieden.

CICERO LawPack

Bronnen:

CICERO LawPack

CICERO LawPack is al meer dan 30 jaar gespecialiseerd in software voor advocaten, onder meer door een zeer persoonlijke aanpak en de voortdurende verbeteringen en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen die uw werk gemakkelijker en efficiënter maken.

Bekijk alle artikelen

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.