Als u dezer dagen software wil gebruiken om uw advocatenkantoor te beheren, is de kans groot dat u een cloudoplossing krijgt, die als een Software as a Service (SaaS) oplossing aangeboden wordt. Wat betekent dat? Software as a Service is een softwarelicentie- en leveringsmodel waarbij software op abonnementsbasis wordt gelicentieerd en centraal wordt gehost. Het wordt ook on-demand software, web-based software of als gehoste software genoemd. SaaS-apps zijn meestal toegankelijk voor gebruikers die gebruik maken van een thin client, bijvoorbeeld via een webbrowser. SaaS is een gemeenschappelijk leveringsmodel geworden voor veel bedrijfsapplicaties, waaronder software voor het beheer van advocatenkantoren.

De cloud

Om uw kantoor via de cloud te beheren, hebt u enkel een toestel nodig met een browser, een Office 365 licentie en de Office-apps die op het toestel zijn geïnstalleerd. De software om uw kantoor te beheren, uw gegevens en uw documenten worden allemaal opgeslagen in de cloud, op verschillende servers. Een licentie voor Office 365 Business Premium is aanbevolen omdat die wordt geleverd met SharePoint. Op die manier kan u al uw documenten op de SharePoint Server kan bewaren, wat veel voordelen biedt.

Voordelen van de cloud

Deze aanpak is anders dan voorheen, toen elk advocatenkantoor zijn eigen servers en werkstations moest hebben. Het belangrijkste verschil met deze cloudoplossing is dat uw documenten niet meer op een computer in uw advocatenkantoor worden opgeslagen, maar op de SharePoint-servers. In deze configuratie betaalt u per gebruiker. Voor elke gebruiker is bijvoorbeeld 1 TB aan data in een abonnement inbegrepen.

Werken in de cloud biedt meerdere voordelen:

• U hebt altijd en overal toegang tot uw gegevens en documenten;
• Werken in de cloud is eenvoudig. Alles verloopt via de browser en de Office applicaties;
• Doorgaans zijn de kosten lager en zijn ze voorspelbaar;
• U hoeft zich niet te bekommeren om updates, back-ups, of beveiliging. Uw provider doet dat voor u. U hoeft zich evenmin te bekommeren om het beheer van een ganse IT-infrastructuur;
• U kan snel aan de slag. Zoals hierboven vermeld, hebt u enkel een toestel met een internetverbinding nodig, waar de Office applicaties op geïnstalleerd zijn;
• Cloudoplossingen zijn doorgaans ook veiliger dan lokale configuraties op kantoor;
• Cloudoplossingen zijn normaliter voorzien op rampen, en kunnen meestal snel terug aan de slag;
• Schaalbaarheid: cloudoplossingen kunnen zowel eenmanszaken als advocatenkantoren met honderden gebruikers aan;
• Cloudoplossingen draaien meestal op elk platform;
• Door de werklast te verdelen over meerdere servers, wordt de informatie doorgaans sneller geleverd en worden ook de operationele risico’s verlaagd. Als de dataserver om één of andere reden tijdelijk niet toegankelijk is, heeft u nog steeds volledige toegang tot al uw documenten;
• In een eerder artikel, hebben we al uitgelegd wat de voordelen zijn van het gebruik van een SharePoint Server. Het biedt een file hosting service, collaboratieve software, Enterprise content en documentmanagement, intranetoplossingen, evenals de mogelijkheid om webapplicaties op maat te ontwikkelen;
• De meeste gebruikers waarderen vooral de mogelijkheid om documenten te delen en erop samen te werken, waardoor u met meerdere gebruikers tegelijk aan een document kunt werken zonder dat er e-mails aan te pas komen. Uw cliënten en medewerkers kunnen bijvoorbeeld gewoon hun commentaar in de tekst achterlaten;
• Bovendien zijn alle documenten geïndexeerd wat het doorzoeken van documenten over verschillende dossiers vergemakkelijkt;
• Eveneens is er een integratie met Microsoft Teams om chats te beheren met klanten of medewerkers.

Voor diegenen die overstappen op dit SaaS-model is het goed om weten dat alle diensten zoals updates en back-up van de SQL-data meestal zijn inbegrepen in de prijs van een abonnement op de software om uw kantoor te beheren. Doorgaans zijn er geen afzonderlijke opstartkosten, en het aantal gebruikers is maandelijks aanpasbaar. Veel providers bieden voor bestaande klanten een testperiode aan, waar uw gegevens al op hun platform geplaatst worden zodat u een idee krijgt van de toepasbaarheid en snelheid.

Samengevat: een SaaS-oplossing biedt lagere kosten, minder zorgen en de mogelijkheid om veiliger, efficiënter en flexibeler te werken. CICERO LawPack kan u daarbij helpen.

CICERO LawPack

Lees hier meer blogartikels van CICERO LawPack.

***