Betrokkenen in strafzaken hebben voortaan de mogelijkheid hun dossier digitaal in te kijken. Slachtoffers, nabestaanden, advocaten en verdachten kunnen dit via de applicatie JustConsult op Just-on-web, zo meldt minister van Justitie Vincent Van Quickenborne (Open Vld).

De digitalisering van het strafdossier is in een nieuwe fase aanbeland, waarbij alle gerechtelijke onderzoeken online ter beschikking worden gesteld aan zij die recht hebben op inzage. Kort voor de zomer van 2022 werden dossiers inzake moord, seksueel geweld en intrafamiliaal geweld reeds online beschikbaar gemaakt, vanwege de impact van de feiten op de slachtoffers.

Sindsdien is er een inhaalbeweging bezig om alle soorten dossiers te digitaliseren en beschikbaar te maken. Hier zijn nu tienduizenden strafdossiers bijgekomen, met behulp van 134 jobstudenten die hielpen om 12,5 miljoen pagina’s door de scanners te halen op de griffies.

Van 1.600 naar 50.000 digitale dossiers

Bovendien worden alle dossiers bij de onderzoeksrechter voortaan digitaal beschikbaar en ook alle dossiers inzake moord, seksueel geweld en intrafamiliaal geweld bij het Openbaar Ministerie. Het aantal digitaal beschikbare dossiers stijgt zo van een 1.600-tal naar ongeveer 50.000 dossiers.

Justitie wordt wel eens een ‘papiermolen’ genoemd. Lange tijd verliep het volledige traject binnen Justitie op papier. Dat systeem is niet alleen ondermaats qua dienstverlening, maar zorgt bovendien voor heel wat vertraging van de rechtsgang in ons land. De Ordes van Advocaten vragen al meer dan twintig jaar om het strafdossier digitaal op kantoor te kunnen inzien. Nu moeten ze zich daarvoor nog naar de griffie van de rechtbank begeven, wat tijdrovend en inefficiënt is.

Ter voorbereiding van een zitting wordt het dossier bovendien ingezien door meerdere partijen: magistraten, advocaten en burgers. Indien het dossier bij één van hen ligt ter inzage, kunnen andere partijen het dossier niet tegelijk raadplegen. Wie dan weer een kopie van het strafdossier wil, moet daarvoor per bladzijde betalen. Het totaalbedrag voor een kopie kon oplopen tot 1.450 euro. Een ander nadeel aan papieren strafdossiers is dat er een risico bestaat op het verloren gaan van bewijsstukken.

Beveiligde online omgeving

Het digitaal gerechtelijk dossier, raadpleegbaar via Just Consult op Just-on-web , de centrale toegangspoort tot Justitie, brengt daar verandering in. Door de dossiers nu online beschikbaar te maken, kunnen magistraten, advocaten en betrokken partijen ze gelijktijdig raadplegen naar aanleiding van het proces. Voor deze inzage zijn de partijen niet meer gebonden aan de openingsuren van de griffie en worden ze niet nodeloos op kosten gejaagd als ze een kopie willen. Slachtoffers worden ook beter geholpen, want zij kunnen het dossier op eigen tempo inkijken in een vertrouwde omgeving, al dan niet samen met de advocaat of medewerkers van de dienst slachtofferonthaal.

De toegang tot het gerechtelijk dossier wordt verleend via een beveiligde online omgeving. Het systeem zal de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie bewaken door middel van strikte beveiligingsmaatregelen en de nodige verificaties.

115 scanners, 134 jobstudenten en 12,5 miljoen pagina’s

Sinds juni 2022 werden dossiers rond seksueel geweld, intrafamiliaal geweld, moord en doodslag in gerechtelijke onderzoeken reeds beschikbaar gemaakt via Just-on-web. De digitalisering van deze strafdossiers werd prioritair doorgevoerd vanwege het ingrijpend karakter van de feiten op de slachtoffers. Het ging om 1.600 dossiers die door 1.950 burgers en advocaten werden ingezien. Een aanvraag tot inzage werd gemiddeld binnen de drie dagen toegestaan.

Sindsdien was er een inhaalbeweging in verschillende gerechtelijke arrondissementen om de overige papieren dossiers in te scannen. Daarvoor werden van begin juli tot eind september, 134 jobstudenten aangesteld in de verschillende rechtbanken in ons land. Zij hielpen de griffiers met het scannen en catalogeren van de dossiers. Justitie kocht hiervoor zo’n 115 extra scantoestellen aan om snel te kunnen werken. Per griffie waren 2 tot 4 jobstudenten tegelijk bezig met dit titanenwerk. Een gemiddeld strafdossier bevat al snel enkele honderden pagina’s en elke jobstudent scande dagelijks zo’n 1.000 bladzijden in.

In totaal werden 46.000 dossiers gescand, goed voor 12,5 miljoen pagina’s. De studenten namen zo’n 3,8 miljoen pagina’s oftewel 12.500 dossiers voor hun rekening. De overige werden verwerkt door de verschillende griffies. Dankzij dit titanenwerk is het voortaan mogelijk om alle soorten gerechtelijke onderzoeken en bepaalde opsporingsonderzoeken digitaal in te kijken via Just-on-web en niet louter de zaken van moord, seksueel geweld en intrafamiliaal geweld.

50.000 dossiers online beschikbaar

Het gaat ten eerste om de onderzoeken waar een onderzoeksrechter in tussenkomt (gerechtelijke onderzoeken). Het dossier kan online ingekeken worden nadat het gerechtelijk onderzoek is afgesloten door de onderzoeksrechter. Specifiek gaat het om het moment waarop de zaak klaar is voor de zogenoemde ‘regeling rechtspleging’ op het niveau van de raadkamer. Daar wordt geoordeeld of het dossier al dan niet doorverwezen wordt en naar welke rechtbank dit dan zal zijn. Vanaf dat moment kunnen de betrokkenen zich voorbereiden op het proces. In totaal zijn nu bijna 50.000 dossiers online beschikbaar. Dit is 75% van het totaal aantal strafdossiers dat beschikbaar is voor inzage. De overige 25% wordt verder ingescand tot alle strafdossiers digitaal beschikbaar zijn.

De inzage is daarnaast ook mogelijk in gescande dossiers van opsporingsonderzoeken door het Openbaar Ministerie van seksueel geweld, intrafamiliaal geweld, moord en doodslag wanneer er wordt overgegaan tot de rechtstreekse dagvaarding voor de rechtbank. De parketten zullen op dat moment telkens het dossier digitaal beschikbaar maken. Ter indicatie: in 2022 werd in 4.491 opsporingsonderzoeken (rond seksueel geweld, intrafamiliaal geweld, moord en doodslag) een rechtstreekse dagvaarding overgemaakt.

In een volgende fase zullen dossiers van meet af aan digitaal worden opgesteld en moet er niet meer gescand worden. Daarvoor moeten alle kanalen waarlangs stukken worden aangeleverd om het dossier op te bouwen, volledig gedigitaliseerd worden. Een proces dat volop aan de gang is. Het einddoel is een digitaal gerechtsdossier waarbij alle inkomende en uitgaande stukken digitaal verwerkt worden en toegankelijk zijn voor burgers en advocaten.

Vincent Van Quickenborne, minister van Justitie: “Met het digitaal strafdossier zet justitie opnieuw een stap in haar digitale transformatie. Burgers en advocaten zullen op elk moment van de dag toegang krijgen tot hun dossier. Dankzij een duidelijke en uniforme mappenstructuur, krijgt ieder dossier dezelfde opbouw. Doordat we dossiers volledig digitaal bewerken, sparen we heel wat papier uit. Vandaag drukken we nog te vaak pagina’s af, om ze daarna te ondertekenen en opnieuw in te scannen. Uiteindelijk moet dit digitaal dossier ook voor een efficiëntere Justitie zorgen, want op elk moment kan een partij over het digitaal dossier beschikken en de nodige beslissingen nemen.”