Accountancy en Fiscaliteit Kantoor & beleid

Derdenrekening en advocaten

Avatar
Geschreven door Today's Lawyer

Beroepen die gelden van derden of cliënten ontvangen hebben er baat bij, om vermenging van vermogens tegen te gaan, een duidelijk beheer van bankrekeningen te organiseren. Dat geldt dus ook voor advocaten. Het is nuttig daarover even een stand van zaken te geven.

Wat zijn derdenrekeningen en wat is het wettelijk en reglementair kader errond

Laat ons starten door even de wettelijke principes te herhalen.

Het gerechtelijk wetboek bevat de basisbepaling in artikel 446quater Ger.W. Daarin staat dat de advocaat een onderscheid moet maken tussen zijn eigen gelden en de gelden die werden ontvangen ten behoeve van cliënten en derden. Gelden ontvangen van derden of ten behoeve van cliënten moeten worden gestort op een of meerdere aparte rekeningen, de zogenaamde ‘derdenrekeningen’. Die kunnen slechts geopend worden bij financiële instellingen met wie de Orde van Vlaamse Balies een overeenkomst afsloot.

Er zijn drie soorten derdenrekeningen. Een eerste ‘gewone derdenrekening’ is een algemene rekeningen waarop courante verrichtingen voorkomen zoals het innen en doorstorten van gelden in procedures. De tweede soort zijn ‘rubriekrekeningen’ die verbonden zijn aan een specifieke cliënt of een specifiek dossier. Een voorbeeld van dit laatste is een aparte rubriekrekening voor incasso van de openstaande vorderingen van een specifieke cliënt. Een derde soort is de ‘termijnrekening’. Deze kwam er bij ingevolge de wijziging van de bepalingen van de Codex Deontologie van 3 juli 2020. Dergelijke rekening is dienstig om daarop gelden te storten die als waarborg worden overgemaakt op een derdenrekening én gedurende een bepaalde termijn dienen te worden bewaard.

De banken dienen er alvast voor te zorgen dat ze dergelijke rekeningen ‘coderen’, en dat ze daarop geen debetstanden toestaan en geen kredieten op verlenen.

De Orde van Vlaamse Balies werkte bepaalt in haar reglement op derdengelden, dat:

  • De uitgifte van bank- of kredietkaarten op de derdenrekening niet is toegelaten.
  • Domiciliëringen op de derdenrekening niet zijn toegestaan.
  • De uitgifte van cheques en cashafhalingen van de derdenrekening verboden is, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de stafhouder na melding van de identiteit van de begunstigde.
  • De advocaat kan bestendige opdrachten geven, maar uitsluitend ten gunste van cliënten of derden of na voorafgaande toestemming van de Stafhouder.
  • De derdenrekening kan op geen enkele wijze tot zekerheid dienen.

De gelden op de rekening moeten zo spoedig mogelijk doorgestort worden aan de bestemmeling ervan. De gelden aanhouden heeft ook geen enkele zin, want ze genereren geen intresten voor de derde of de cliënt. Lukt de doorstorting niet binnen een termijn van 2 maanden, dan moeten die gelden op een rubriekrekening worden gezet.

Advocaten dienen één keer per jaar de stand van de derdenrekening te rapporteren aan de Orde van Vlaamse Balies met de verantwoording over het saldo. Aassociaties of groeperingen kunnen één interne verantwoordelijke aanduiden, die dan voor de associatie of groepering rapporteert.

Controle op de derdenrekeningen

De reglementaire bepalingen leggen aan de lokale ordes van advocaten op om elk jaar een aantal leden te controleren, en minstens 2,5% van de derdenrekeningen. Elke orde organiseert dat op haar manier.

OBFG en OVB kunnen ook een controle-instantie oprichten die werkt over de beide ordes.

De achterliggende bedoeling ervan is om het juiste gebruik van de rekeningen na te gaan en eventuele misbruiken van gelden van derden door advocaten te achterhalen.

De medewerking van financiële instellingen is in dit verband ook van belang. De stafhouder heeft op elke derdenrekening een inzagerecht om die controle te kunnen uitoefenen. De stafhouder moet wel weten welke rekeningen ‘derdenrekeningen’ zijn, en hangt op dat punt af van de informatie die de stafhouder krijgt van de financiële instellingen en de advocaat.

In ieder geval wordt er gewerkt aan nog betere afspraken met financiële instellingen. Er wordt in dat verband al enige tijd gedacht aan een automatische elektronische controle op de verrichtingen en automatische rapportering van ‘knipperlichtverrichtingen’. Dat is noodzakelijk gelet op het feit dat een correct gebruik van een derdenrekening nog niet bij alle advocaten is doorgedrongen.

De gesprekken daarover lopen op het niveau van Febelfin, maar verlopen traag. Elke bank moet immers nagaan of zij wil meewerken aan die wijze van controleren, hetgeen in een aantal gevallen een ingreep in hun informaticasysteem vereist, en dus ook kosten meebrengt. Gelukkig is de bereidheid er wel.

Niet te verwarren met mandaatrekeningen

Deze bepalingen slaan niet op mandaatrekeningen zoals die van schuldbemiddelaars, bewindvoerders of curatoren.

Voor die activiteiten is het gebruik van de derdenrekening niet toegelaten.

Die rekeningen vallen voorlopig niet onder de controle van de stafhouder nu er wat die mandaten betreft specifieke wettelijke controles worden opgedragen aan de rechtbanken zelf.

Rechtbanken zijn zich daarvan ook ten zeerste bewust. Van hen komt dan ook de vraag aan de ordes om na te gaan of er op derdenrekeningen verrichtingen kunnen aangetroffen worden die te maken hebben met mandaten.

Het beroepsgeheim en een mogelijk tuchtonderzoek maken op dat punt een volledige transparantie wettelijk onmogelijk.

Maar het is een bron van signalen die door de ordes wel worden opgevolgd.

Is retentierecht mogelijk?

Het komt voor dat algemene voorwaarden van advocaten een ‘retentierecht’ voorzien op gelden op de derdenrekening die bestemd zijn voor cliënten.

Advocaten zijn sedert enige tijd ondernemers en vallen onder het volledige ondernemingsrecht van het WER net zoals alle andere actoren en ondernemingen. Dat er dan sprake is van enige ‘wapengelijkheid’ in de regels van voorrechten is niet onlogisch.

Er zou dus geen beletsel mogen zijn op de opname van een retentierecht in de voorwaarden die op uw dienstverlening van toepassing zijn voor het geval bijvoorbeeld een klant in een insolventie terecht komt.

Dat een advocaat de cliënt in andere omstandigheden inlicht over een inhouding van erelonen die op derdengelden kunnen worden uitgevoerd spreekt uiteraard voor zich. Is de cliënt niet insolvabel dan zal deze allicht zijn akkoord daarmee geven.

Samengevat

Een correct gebruik van derdenrekeningen is niet moeilijk. Gebruik het voor wat het dient, d.i. in transacties rond procedures, inningen van gelden en het doorstorten ervan aan derden of cliënten. Stort volledig door, tot na de komma, Dat is eenvoudig voor de administratie. Dan moet geen afrekening gegeven worden aan de cliënt over de samenstelling van het doorgestorte bedrag, én de eigen administratieve opvolging van de derdenrekening is eenvoudig.

En controle is altijd mogelijk, ook zonder dat de advocaat van iets weet.

En aan een nog betere controle wordt gewerkt.

Marc Kips, vennoot CGK advocaten

Een uitgebreide versie van deze tekst kunt u lezen in Today’s Lawyer, nr. 3, 2020.

Meer info over Today’s Lawyer.

Opmerking plaatsen

Uw naam wordt privé weergegeven op de website en is niet zichtbaar voor anderen. Uw e-mailadres wordt opgeslagen maar niet gepubliceerd.