​Naast de jaarafsluiting en fiscale aangiftes is er nog een verplichting die op weinig enthousiasme kan rekenen bij ondernemers: de jaarlijkse bevestiging van het UBO-register. Voor accountants ligt hier echter een duidelijke opportuniteit. Wie het UBO-beheer goed organiseert, voorkomt niet alleen risico’s voor zijn klanten, maar versterkt ook zijn rol als strategische compliance-partner. De koppeling met eStox, het digitale effectenregister ontwikkeld door Belgische notarissen, accountants en belastingconsulenten, biedt een structurele vereenvoudiging.

Registratie en opvolging van UBO-gegevens worden zo efficiënter, betrouwbaarder en juridisch beter onderbouwd. Maar wat houdt dat UBO-register concreet in, en waar zitten vandaag de grootste aandachtspunten?

Wat is het UBO-register en waarom is het relevant?

Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner) identificeert de natuurlijke personen die uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over een entiteit. We denken dan aan vennootschappen, vzw’s, stichtingen en andere soortgelijke juridische structuren. Afhankelijk van participaties, stemrechten en de aard van de structuur kunnen verschillende categorieën van UBO’s worden onderscheiden.

Het register werd ingevoerd in het kader van de strijd tegen witwaspraktijken en fiscale fraude, met als doel meer transparantie te creëren rond eigendomsstructuren. Via het UBO-register verzamelt en beheert de FOD Financiën gegevens over de personen die daadwerkelijk achter een organisatie staan. Ondernemingen zijn verplicht om hun UBO-gegevens te registreren én up-to-date te houden.

De jaarlijkse bevestiging: ook zonder wijzigingen verplicht

Een van de meest voorkomende misvattingen is dat actie enkel nodig is wanneer er wijzigingen zijn in de aandeelhoudersstructuur. In werkelijkheid is elke entiteit verplicht om haar UBO’s te registreren binnen dertig dagen na oprichting én de opgenomen informatie jaarlijks expliciet bevestigen. Ook wanneer alle gegevens identiek blijven, geldt een wettelijke verplichting om elk jaar expliciet te bevestigen dat de geregistreerde informatie nog steeds correct en actueel is.

In de praktijk blijkt die jaarlijkse bevestiging soms nog een blinde vlek. In veel dossiers gebeurt de bevestiging pas na een herinnering of zelfs te laat, met als mogelijke gevolgen:

1. administratieve boetes van 250 tot maar liefst 50.000 euro
2. verhoogde controle door de administratie
3. in extreme gevallen: tijdelijke schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Die laatste sanctie kan een zware impact hebben op de werking van een onderneming, bijvoorbeeld op vlak van bankrelaties of contractuele verplichtingen. De entiteit blijft bestaan, maar de activiteiten met derden kunnen beperkt of zelfs volledig stopgezet worden.

Een gestructureerde opvolging van deadlines en een duidelijke interne workflow zijn essentieel om risico’s te vermijden. Voor accountants betekent dit dat zij deze 'slapende' risico’s actief moeten bewaken. Hoewel de procedure via MyMinfin digitaal verloopt, vereist ze een nauwgezette opvolging van individuele deadlines per entiteit. De uiterste datum hangt af van de laatste bevestiging. Gebeurde die bijvoorbeeld op 15 juni 2025? Dan moet de volgende bevestiging uiterlijk op 15 juni 2026 gebeuren.

Waarom accountants een sleutelrol spelen in UBO-compliance

Accountants zijn bij uitstek geplaatst om de UBO-verplichtingen van hun klanten te beheren. Hun inzicht in aandeelhoudersstructuren, statutaire wijzigingen en financiële rapportering maakt hen een centrale speler in dit proces. Bovendien kan de wettelijke vertegenwoordiger de registratie van UBO’s delegeren aan een accountant via de mandatenmodule van FOD Financiën. De accountant kan dan in naam van de entiteit:

• registraties beheren: toevoegen en wijzigen van UBO’s
• bewijsstukken opladen
• bevestigingen uitvoeren
• deadlines en notificaties opvolgen.

Waar UBO-verplichtingen vroeger vaak ad hoc werden opgevolgd, verwachten klanten vandaag een proactieve aanpak. Ze rekenen op hun accountant om hen tijdig te wijzen op verplichtingen, risico’s te signaleren en mee na te denken over een correcte structurering.

Dit vraagt niet alleen technische kennis, maar ook een duidelijke interne organisatie binnen het kantoor. Het systematisch opvolgen van deadlines, het centraliseren van informatie en het vermijden van versnipperde data zijn daarbij cruciale succesfactoren. Kantoren die hierin investeren, creëren niet alleen efficiëntiewinsten, maar versterken ook hun positie als betrouwbare langetermijnpartner.

eStox als hefboom voor efficiënte UBO-registraties

De grootste efficiëntiewinst schuilt in het gebruik van eStox, een beveiligd digitaal effectenregister, ontwikkeld door notarissen, accountants en belastingadviseurs. Het platform digitaliseert het traditionele aandelenregister en maakt het mogelijk om gegevens realtime bij te houden. eStox ondersteunt daardoor in het structureren van aandeelhoudersinformatie en het vereenvoudigen van UBO-registraties. Voor accountants biedt dit verschillende voordelen.

Centraal beheer van aandeelhoudersgegevens

Accountants kunnen eenvoudig alle aandeelhouders en hun aandelen specificeren, centraliseren en beheren via het digitale platform. Dit vereenvoudigt het proces om eigendomsverhoudingen en stemrechten te documenteren, waardoor je als kantoor altijd beschikt over een duidelijke en actuele databank.

Realtime registratie van transacties

Alle transacties, zoals inschrijvingen, overdrachten of kapitaalverhogingen, kunnen onmiddellijk en digitaal geregistreerd worden. Dit zorgt ervoor dat alle wijzigingen realtime worden verwerkt en gedocumenteerd, waardoor de kans op fouten of onduidelijkheden aanzienlijk wordt verkleind.

Automatische koppelingen met officiële databronnen

Het digitale effectenregister van eStox staat in directe verbinding met de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het Rijksregister. Door deze koppeling blijven alle gegevens up-to-date.

• Via de KBO controleert eStox wie gemachtigd is om toegang te krijgen tot het aandelenregister van een bepaalde onderneming. Dit biedt extra veiligheid en garandeert dat enkel bevoegde personen de gevoelige informatie kunnen raadplegen.
• Het platform maakt het mogelijk om het rijksregisternummer van aandeelhouders in te vullen, waardoor er een automatische overdracht en synchronisatie van gegevens plaatsvindt. Hierdoor verloopt de informatie-uitwisseling tussen verschillende registers snel, accuraat en zonder manuele tussenkomst, wat tijd bespaart en de kans op administratieve fouten verder verkleint.

Dankzij de innovatieve digitale infrastructuur die eStox aanbiedt, beschikken accountants over uitgebreide mogelijkheden om hun administratieve processen te optimaliseren en te professionaliseren.

eStox door FOD Financiën erkend als authentieke bron

Een belangrijke mijlpaal kwam er toen de FOD Financiën eStox erkende als authentieke bron voor het UBO-register. Ondernemingen die eStox gebruiken, hoeven dus geen aparte bewijsstukken meer op te laden in het UBO-register. Het digitale effectenregister zelf volstaat als bewijs.

Concreet: wanneer de optie voor automatische verwerking in eStox is ingeschakeld, ontstaat er een grotendeels geautomatiseerde flow, waarbij wijzigingen in het aandeelhoudersregister rechtstreeks doorvloeien naar het UBO-register en ook de jaarlijkse herbevestiging automatisch verloopt.

De gemandateerde accountants ontvangen meldingen wanneer een jaarlijkse (her)bevestiging nodig is, alsook wanneer de effectieve bevestiging heeft plaatsgevonden. Afhankelijk van de ingestelde workflow registreert eStox deze bevestiging automatisch. Deze automatisering vertaalt zich in een merkbaar efficiënter en betrouwbaarder beheerproces. Zo worden niet alleen administratieve handelingen tot een minimum beperkt, maar daalt ook de kans op menselijke fouten aanzienlijk. Tegelijk verkleint het risico dat deadlines over het hoofd worden gezien, waardoor ook de kans op boetes of zelfs schrapping uit de KBO sterk afneemt.

Belangrijke kanttekening

In sommige gevallen is een automatische koppeling tussen het eStox effectenregister en het UBO online register niet mogelijk of niet gewenst. Zo kunnen er bijvoorbeeld situaties ontstaan waarbij de eigendomsstructuren te complex zijn of waar er sprake is van buitenlandse entiteiten die niet beschikken over Belgische identificatiemiddelen. Verder kunnen onduidelijkheden of specifieke situaties rond onrechtstreekse participaties, vruchtgebruik, blote eigendom, onverdeeldheid of consolidatie de automatische verwerking bemoeilijken.

Het blijft dus noodzakelijk om als accountant of dossierbeheerder regelmatig te controleren of de UBO-registratie en de jaarlijkse bevestiging correct zijn uitgevoerd, zodat je eventuele discrepanties tijdig kan opsporen en manueel kan bijsturen waar nodig.

Conclusie: eStox kan krachtige ondersteuning bieden

Het UBO-register blijft een wettelijke verplichting met belangrijke gevolgen. Door de complexiteit van eigendomsstructuren en de jaarlijkse bevestigingsplicht vormt het een essentieel domein waar accountants hun expertise tonen. eStox kan daarbij een krachtige ondersteuning bieden.

Voor accountantskantoren die inzetten op risicobeheer en digitalisering is de koppeling tussen eStox en het UBO-register meer dan alleen een hulpmiddel of optionele tool. Door UBO-registers automatisch te wijzigen en te herbevestigen, garandeer je een betrouwbare en gestandaardiseerde aanpak binnen je kantoor. Tegelijk creëert deze evolutie ook opportuniteiten. Door repetitieve en administratieve taken te automatiseren, ontstaat er ruimte om klanten inhoudelijk beter te begeleiden. Denk aan advies rond structuren, opvolging van wijzigingen of ondersteuning bij complexe dossiers.

Net daar ligt vandaag de echte meerwaarde van de accountant: niet in het louter uitvoeren van verplichtingen, maar in het vertalen ervan naar strategisch en toekomstgericht advies.

Debby Pauwels – Vandelanotte

​Dit artikel verscheen eerder ook in het ITAAzine van het ITAA.