​Een algemene vergadering verenigt de aandeelhouders om formele besluiten te nemen binnen haar specifieke bevoegdheden. Deze bevoegdheden komen haar toe op grond van limitatieve, dwingende bepalingen in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV), of zijn haar toegewezen op grond van bepalingen in de statuten of aandeelhoudersovereenkomsten. Er zijn drie soorten algemene vergaderingen: de gewone, de bijzondere en de buitengewone algemene vergadering.

In deze bijdrage zoomen we in op de gewone algemene vergadering en dit uitsluitend voor de rechtsvormen BV, NV en CV. Genoteerde vennootschappen en verenigingen laten we buiten beschouwing, gezien hun afzonderlijke wettelijke en andere bijzondere vereisten.

Aandacht gaat ook uit naar de rol en verantwoordelijkheden van de bestuurders, evenals naar de correcte wijze waarop de gewone algemene vergadering moet worden samengeroepen. Deze bijdrage is geen rechtswetenschappelijk werk; de doelstelling is een praktische en toegankelijke leidraad voor een correct georganiseerde gewone algemene vergadering.

Bevoegdheden van de algemene vergadering

In elke vennootschap moet ten minste eenmaal per jaar een algemene vergadering worden gehouden. Dit type algemene vergadering wordt de gewone algemene vergadering genoemd; in de praktijk wordt ze vaak ook aangeduid als de ‘statutaire algemene vergadering’ of ‘jaarvergadering’.

Tijdens de gewone algemene vergadering beslissen de aandeelhouders onder meer over

• het goedkeuren van de jaarrekening en (eventueel) het jaarverslag
• het verlenen van kwijting aan de bestuurders, en in voorkomend geval aan de commissaris
• en het toewijzen van het resultaat van de vennootschap.

Daarnaast kan ook de (her)benoeming of het ontslag van één of meerdere bestuurders, of in voorkomend geval van de commissaris, op de agenda van de gewone algemene vergadering staan.

Datum en plaats van de algemene vergadering

De gewone algemene vergadering komt in principe samen op de datum en de plaats die de statuten bepalen.

In de praktijk gebeurt het regelmatig dat deze vergadering op een andere dan de statutair voorziene datum en/of plaats wordt gehouden. Zo kan de vergadering bijvoorbeeld eerder of later worden georganiseerd omwille van specifieke praktische of organisatorische redenen. Wanneer alle betrokkenen aanwezig of vertegenwoordigd zijn én dit correct wordt genotuleerd, vormt het geen probleem om de vergadering op een andere dan de statutair bepaalde datum of plaats te plannen.

Het bestuursorgaan kan bijvoorbeeld tijdens de vergadering beslissen om de goedkeuring van de jaarrekening met maximaal drie weken uit te stellen. De vergadering kan ook voorafgaand worden uitgesteld, als daartoe bij gewone meerderheid, zijnde de helft plus één, wordt beslist.

In ieder geval moet de gewone algemene vergadering altijd plaatsvinden binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar. Het bestuursorgaan moet de jaarrekening vervolgens binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering, en uiterlijk binnen de zeven maanden na het einde van het boekjaar, neerleggen bij de Nationale Bank.

Bij een laattijdige neerlegging spelen verschillende sancties en risico’s, zoals een tarieftoeslag van 151 tot 1.510 euro, het vermoeden dat door derden geleden schade – behoudens tegenbewijs – geacht wordt voort te vloeien uit het verzuim van een tijdige neerlegging, strafrechtelijke geldboetes van 50 tot 10.000 euro voor de leden van het bestuursorgaan, bestuurdersaansprakelijkheid wegens overtreding van het WVV, gerechtelijke ontbinding van de vennootschap en schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Oproeping

Actoren en formaliteiten

De gewone algemene vergadering wordt opgeroepen door het bestuursorgaan of in voorkomend geval door de commissaris.

De oproeping tot de gewone algemene vergadering moet minstens vijftien dagen vóór de vergadering worden verstuurd. Concreet betekent dit dat voor een vergadering op 20 mei de uitnodiging ten laatste op 5 mei moet worden verzonden.

De effectenhouders, bestuurders en in voorkomend geval de commissaris krijgen via deze oproeping kennis van de agenda van de gewone algemene vergadering alsook van de jaarrekening en in voorkomend geval van de geconsolideerde jaarrekening, het jaarverslag, het jaarverslag over de geconsolideerde jaarrekening en het verslag van de commissaris.

Behalve indien strengere statutaire bepalingen dit verbieden, kan een oproeping tot de algemene vergadering geldig per e‑mail worden verzonden naar het adres dat de effectenhouder vooraf aan de vennootschap heeft meegedeeld. Als er geen e‑mailadres werd meegedeeld, moet de uitnodiging op dezelfde dag als de e‑mailuitnodigingen per post worden verzonden, waarbij er dan best gekozen wordt voor een aangetekende zending.

Praktijk

In de praktijk wordt voor groepsvennootschappen of vennootschappen met slechts één aandeelhouder algemeen aangenomen dat aan de oproepingsformaliteiten is voldaan (beter gezegd: eraan wordt verzaakt door de betrokkenen) wanneer 100% van de stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de vergadering, zelfs indien de formele oproepingstermijnen niet strikt werden gevolgd.

Ook in andere vennootschappen geldt dat aandeelhouders die aanwezig zijn, in principe geacht worden correct te zijn opgeroepen, aangezien hun aanwezigheid impliceert dat zij voldoende werden geïnformeerd over de datum en locatie van de vergadering. Om latere bewijsproblemen of discussies te vermijden, is het hoe dan ook aangewezen om in de notulen te vermelden dat alle aanwezigen verklaren regelmatig te zijn opgeroepen.

Agenda van de algemene vergadering

Samenstelling

De agenda van de gewone algemene vergadering wordt opgesteld door het bestuursorgaan of de commissaris die de algemene vergadering samenroept.

Voorwerp

In de agenda moet duidelijk en nauwkeurig worden aangegeven welke punten aan bod zullen komen tijdens de vergadering.

Agendapunten die niet in de oproeping tot de algemene vergadering zijn vermeld, kunnen in principe niet worden behandeld tijdens deze vergadering; er kan immers alleen over niet‑geagendeerde punten worden beraadslaagd en beslist als alle aandeelhouders aanwezig zijn én zij hiermee unaniem instemmen.

Bijzondere vermeldingen

Voor bepaalde beslissingen van de algemene vergadering schrijft de wet een specifieke procedure voor, waardoor de agenda bepaalde punten moet bevatten. Zo moet het verzoek tot ontslag van de commissaris vooraf aan de commissaris worden betekend; deze krijgt vervolgens de mogelijkheid om zijn opmerkingen schriftelijk over te maken aan de vennootschap, waarna die opmerkingen verplicht op de agenda moeten worden opgenomen.

Ook bij een toepassing van de alarmbelprocedure moet het bijzonder verslag van het bestuursorgaan in de agenda worden vermeld en samen met de agenda worden bezorgd.

Mandaten

Het is aangewezen om bij de opmaak van de agenda steeds na te gaan of er tijdens de gewone algemene vergadering over de eventuele verlenging van bepaalde mandaten moet worden gestemd.

In een BV worden bestuurders doorgaans voor onbepaalde duur benoemd, maar in een NV kan een bestuurder (tenzij het gaat om een NV met slechts één bestuurder) voor maximaal zes jaar worden aangesteld. In dat laatste geval is het dus cruciaal om tijdig op de agenda op te nemen wanneer een herbenoeming (of vervanging) van de bestuurder zich opdringt. Hetzelfde aandachtspunt geldt voor het mandaat van de commissaris, aangezien deze, ongeacht de rechtsvorm, steeds wordt benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.

Jaarverslag

In de praktijk wordt het jaarverslag quasi standaard als een punt ‘ter kennisname’ op de agenda geplaatst. Vanuit juridisch oogpunt is dat in veel gevallen niet vereist; niet-genoteerde kleine vennootschappen vallen immers niet onder de formele jaarverslagplicht.

Toch kan het opnemen van het jaarverslag op de agenda wél aangewezen zijn vanuit het oogpunt van bestuurdersaansprakelijkheid; het verstrekken van duidelijke en volledige informatie aan de aandeelhouders versterkt de transparantie en helpt betwistingen achteraf te voorkomen. In die zin blijft het, ook wanneer het wettelijk niet verplicht is, een nuttige reflex om na te gaan of het jaarverslag al dan niet best in de agenda wordt opgenomen.

Schriftelijke algemene vergadering

Alternatieve procedure

De schriftelijke algemene vergadering is een bijzonder pragmatische procedure die aandeelhouders toelaat om bepaalde besluiten te nemen zonder dat een vergadering (fysiek of via videoconferentie) moet worden gehouden.

De eenparige en schriftelijke besluitvorming kan worden toegepast voor alle besluiten die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van besluiten die een statutenwijziging vereisen. De statuten kunnen bovendien bijkomende beperkingen opleggen, bijvoorbeeld door schriftelijke besluitvorming uit te sluiten voor de goedkeuring van de jaarrekening of het ontslag van bestuurders.

Een schriftelijke algemene vergadering is enkel mogelijk wanneer alle aandeelhouders instemmen met de toepassing van deze procedure en de besluiten eenparig worden genomen. Elk bezwaar van één aandeelhouder sluit het gebruik van de eenparige en schriftelijke besluitvorming uit, in welk geval een ‘klassieke’ algemene vergadering (fysiek of op afstand) zich opdringt.

Ook de alarmbelprocedure kan in principe via een schriftelijke algemene vergadering worden afgehandeld, op voorwaarde dat alle aandeelhouders unaniem instemmen met de door het bestuursorgaan voorgestelde herstelmaatregelen.

In de praktijk is het doorgaans duidelijk welke vorm van vergadering de meest aangewezen werkwijze is. Wanneer het onzeker is dat alle aandeelhouders de schriftelijke besluitvorming zullen aanvaarden en unaniem de agendapunten zullen goedkeuren (bijvoorbeeld omwille van een complex, verspreid of onvoorspelbaar aandeelhouderschap, of ingeval van meningsverschillen), wordt een ‘klassieke’ algemene vergadering ingericht. Wanneer deze unanimiteit wel voorspeld kan worden (bijvoorbeeld één aandeelhouder, intragroepstructuren, enzomeer) is het omwille van de eenvoud en pragmatiek aan te raden om te werken met schriftelijke besluitvorming.

Geen vereiste van oproeping

Wanneer gebruik wordt gemaakt van de eenparige en schriftelijke besluitvorming, zijn de wettelijke oproepingsformaliteiten niet van toepassing.

Aangezien de besluiten van een schriftelijke algemene vergadering worden genomen zonder een fysieke bijeenkomst, is het essentieel dat deze besluiten ondubbelzinnig vermelden dat de schriftelijke procedure werd toegepast. Een ondertekening door alle aandeelhouders is vereist. Dit kan gebeuren op één voor alle aandeelhouders gezamenlijk exemplaar, of door gebruik van afzonderlijke exemplaren per aandeelhouder.

De datum waarop de besluiten geacht worden genomen te zijn, wordt niet wettelijk geregeld. Het is daarom aanbevolen om dit uitdrukkelijk in de besluitvorming te bepalen. In de praktijk wordt daarvoor aangesloten bij de datum waarop de laatste aandeelhouder de besluitvorming heeft ondertekend.

Informatie- en consultatierechten

Een gevolg van de eenparige en schriftelijke besluitvorming is dat personen die in het geval van een ‘klassieke’ algemene vergadering zouden worden uitgenodigd (zoals niet‑aandeelhoudende bestuurders, de commissaris en bepaalde effectenhouders) geen voorafgaand oproepingsrecht hebben. Zij beschikken enkel over een recht op post factum kennisname van de genomen besluiten wanneer zij hierom verzoeken.

In de praktijk betekent dit een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging. Terwijl bij een ‘klassieke’ algemene vergadering de bestuurders en, in voorkomend geval, de commissaris formeel moeten worden uitgenodigd of een verzaking aan de oproepingsformaliteiten moeten ondertekenen, is dit bij de eenparige en schriftelijke besluitvorming niet vereist. Daardoor valt een groot deel van de gebruikelijke ‘papierwinkel’ weg en kan de besluitvorming sneller en efficiënter verlopen.

De keerzijde van de medaille is dat het ontbreken van een dergelijk oproepingsrecht het risico met zich meebrengt dat de procedure wordt aangewend om bestuurders buiten de beraadslaging te houden; bijvoorbeeld wanneer over hun ontslag wordt beslist. Hoewel dit laatste juridisch mogelijk is, benadrukt de rechtsleer dat hiermee voorzichtig moet worden omgegaan, gelet op de rechten van verdediging van de betrokken bestuurder. In bepaalde omstandigheden kan het aangewezen zijn het bestuursorgaan vooraf in te lichten of hun standpunt te vragen, zeker wanneer de feiten complex zijn of betwist kunnen worden.

Onregelmatigheden en sancties

Het is van belang om bij de besluitvorming van de algemene vergadering stipt toe te zien op de naleving van zowel de wettelijke als de statutaire voorschriften. Wanneer deze niet correct worden gevolgd, kan dit aanleiding geven tot een vordering tot nietigverklaring, indien wordt aangetoond dat de onregelmatigheid de besluitvorming heeft kunnen beïnvloeden of met bedrieglijk opzet werd begaan. Een zorgvuldige voorbereiding en documentatie van de besluitvorming zijn aangewezen.

Tegelijkertijd leert de praktijk dat niet elke vormfout automatisch tot nietigheid leidt. Zo zal bijvoorbeeld het laattijdig laten plaatsvinden van de gewone algemene vergadering, wanneer alle aandeelhouders unaniem instemmen met deze afwijking, in feite elke basis ontnemen voor een bestuurdersaansprakelijkheidsvordering, aangezien dezelfde aandeelhouders vervolgens ook unaniem kwijting verlenen voor het gevoerde bestuur. Het enige waar het bestuur bij een laattijdige gewone algemene vergadering wel alert voor moet blijven, is de tijdige neerlegging van de jaarrekening, aangezien dat aspect wél nog aanleiding kan geven tot een eventuele aansprakelijkheidsvordering.

Conclusie

De gewone algemene vergadering is een essentieel instrument voor de transparante en juridisch correcte werking van elke vennootschap. Hoewel de formaliteiten vaak als routineus worden beschouwd, toont de praktijk aan dat een zorgvuldige voorbereiding en de naleving van de wettelijke vereisten cruciaal zijn om beslissingen geldig te laten verlopen en latere betwistingen te vermijden.

Voor bestuurders betekent dit dat zij niet alleen verantwoordelijk zijn voor de tijdige en correcte oproeping tot deze vergadering, maar ook voor een duidelijk uitgewerkte agenda en een nauwgezette documentatie van de besluitvorming. De beroepsbeoefenaar kan daarbij een belangrijke ondersteunende rol spelen door te waken over de kwaliteit, volledigheid en regelmatigheid van de stukken, waaronder het jaarverslag, die aan de vergadering worden voorgelegd.

De opkomst van schriftelijke besluitvorming biedt daarbij een flexibel alternatief, maar vereist tegelijk bijzondere aandacht voor unanimiteit, vormvereisten en motivering. Onzorgvuldigheden kunnen immers aanleiding geven tot onregelmatigheden of zelfs nietigverklaring.

Gwen Bevers, Mathieu De Donder en Lotte Wouters – Schoups

​​​Dit artikel verscheen eerder ook in het ITAAzine van het ITAA.