Iedere mede-eigenaar is automatisch lid van de algemene vergadering van de VME. Andere aanwezigen zijn, indien geen mede-eigenaar, desgevallend de syndicus en de commissaris van de rekeningen. Zij zijn immers volwaardige organen binnen de VME.

Niet alle mede-eigenaren zijn verheugd, of zelfs in de mogelijkheid, om de algemene vergadering bij te wonen. Niet elke mede-eigenaar staat te popelen om minstens één keer per jaar in debat te treden met de andere mede-eigenaren. Soms zijn er fysieke beletselen, schroom, een bij zichzelf gekende neiging om conflicten te vermijden en dus niet uit te durven komen voor de eigen mening of het eigen belang.

Het moet mogelijk zijn dat de mede-eigenaar zich in die gevallen laat bijstaan of minstens laat vertegenwoordigen. Dat kan.

Eerstens kan elke mede-eigenaar zich laten bijstaan door een derde, die weliswaar een eigenaardige formele geplogenheden moet volgen. Met name moet deze minstens vier werkdagen op voorhand omtrent zijn deelname de syndicus verwittigen door middel van een aangetekend schrijven.

Wat met laattijdige verzoeken aan deze derde (advocaat, architect, familielid,…) om de mede-eigenaar te vergezellen? Wat met de interpretatie van de notie van vier werkdagen?

We adviseren dat bij betwisting over de formaliteit, en daarmee de toegang die men al dan niet zou verlenen, men een beslissing daarover over laat aan de algemene vergadering, en dat deze niet – ab initio – berust bij de syndicus. Bijvoorbeeld wetende dat de wetgever in alle geval voorschrijft dat zo'n derde de algemene vergadering niet mag monopoliseren – principe dat men nog al eens poogt te vergeten – en wetende dat dergelijke aanwezigheid niet per se een negatieve connotatie moet hebben. Dit kan integendeel ook een absolute bijdrage aan constructief debat (kennisdeling, duidelijkheid, rust, …) opleveren.

Het is trouwens net om die reden dat de wetgever in deze mogelijkheid voorzag. Iemand principieel weren kan een gemiste kans opleveren…

Ten tweede kan elke mede-eigenaar kortweg een volmacht verlenen aan iemand die zelf geen mede-eigenaar moet zijn. Ook deze mogelijkheid schept opportuniteiten, maar dan vooral voor de mede-eigenaar die zich hierdoor ontzorgd kan weten. Dergelijk mandaat kan zelfs opgenomen worden in een zorgvolmacht.

In plaats van eenvoudigweg niet te participeren, raden we elke mede-eigenaar steevast aan om zich minstens te laten vertegenwoordigen bij volmacht. Waarom geen gevolmachtigde aanduiden die men dezelfde functie toegedicht dan de private banker? De aanstelling van een Private Property manager – die daarenboven nog een adviesfunctie kan waarnemen – een goed idee?

Astrid Clabots
Clabots Advocaten

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn