De fiscus wil een beter zicht krijgen op de terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever. Voor vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022 moet steeds het totale bedrag van alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche vermeld worden.

Wanneer men kosten maakt die ten laste zijn van de werkgever/vereniging, dan is de terugbetaling van deze kosten niet belastbaar bij de betreffende werknemer of bestuurder. De werkelijk gedragen kosten kunnen terugbetaald worden op basis van bewijsstukken. Een andere manier van terugbetaling van onkosten, is op forfaitaire basis. Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming (“ernstige norm”). De vereniging kan ook andere uitgaven terugbetalen op forfaitaire basis. De forfaitaire raming van deze kosten is veelal een feitenkwestie. Tot op heden moesten de forfaitaire vergoedingen, die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, verantwoord worden via de individuele fiches.

Voor de forfaitaire vergoedingen waar niet overeenkomstig ernstige normen zijn vastgesteld, moest op heden al het betaalde bedrag van de terugbetaalde kosten vermeld worden.

Voor de forfaitaire vergoeding overeenkomstig ernstige normen volstond de vermelding “JA, ernstige normen”.

Voor de vergoeding vastgesteld op grond van bewijsstukken, moest op de fiscale fiche enkel de vermelding “JA, bewijsstukken” worden opgenomen.

Dit volstaat niet langer. Vanaf inkomstenjaar 2022 geldt een ruimere ficheverplichting en moet steeds het totale bedrag van alle types van onkostenvergoedingen op de fiscale fiche worden vermeld. Dat principe zal in algemene zin worden toegepast voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever die vanaf 1 januari 2022 worden betaald.

Samenvattend kunnen de wijzigingen in de ficheverplichting als volgt worden meegegeven:

Deze nieuwe rapporteringsverplichting houdt dus in dat als bijvoorbeeld een leerkracht inkopen doet van knutselmateriaal voor in de klas, het bedrag van deze terugbetaling op basis van bewijsstukken op de loonfiche 281.10 van de leerkracht vermeld moet worden.

Om deze bijkomende administratieve last zo veel als mogelijk te vermijden, adviseren we om indien het kan te werken via een betaalkaart van de vereniging, of om ervoor te zorgen dat er minstens een factuur is op naam van de vzw.

De wettelijke bepaling viseert zonder onderscheid ‘alle’ variabele kostenvergoedingen, maar volgens de minister van Financiën moeten de kosten niet opgenomen worden op fiche indien de aankoopfactuur op naam van de vereniging/werkgever is, maar wordt voorgeschoten door de werknemer of bestuurder.

Els Van Eenhooge, fiscaal jurist Vandelanotte

Elien Verbrugge, consultant Tax & Legal Vandelanotte