Banner Zomermagazine

Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management biedt een antwoord op de vragen waar de notaris als manager mee geconfronteerd wordt bij het runnen van zijn of haar notariaat. Notaris zijn is lang niet alleen akten verlijden, maar ook het leiden van een team en het dragen van verantwoordelijkheden, zowel juridisch als niet-juridisch.

Het tijdschrift Notarieel Management bevat topics en onderwerpen die iedere begane notaris aanbelangen. Wat is belangrijk voor een succesvol notariaat, los van de juridische kennis en dossiers? Investeren in digitalisering, het correct verlonen van personeel, mentaal welzijn op het kantoor, strategische keuzes over associaties, etc.

Het managen van een notariaat omvat diverse aspecten die in dit tijdschrift (per kwartaal) worden behandeld.

Op zoek naar meer informatie of naar de abonnementsvoorwaarden? Ontdek het hier!

Onderstaand artikel van Barend Blondé, consultant FrahanBlondé verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2021/3. Interesse in het volledige nummer? Raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

Nu het debat over de erelonen in het notariaat op een kookpunt komt, hoor ik steeds vaker notarissen met een toets van jaloezie verwijzen naar advocaten die elke minuut mogen aanrekenen. Maar wanneer notarissen menen dat ze beter af zouden zijn met een systeem van uurtarieven, dwalen ze zeer.

In dit pamflet trek ik van leer tegen een ‘uurtarieven’-systeem waarbij notarissen per dossier vergoed zouden worden, afhankelijk van de tijd of prestaties die ze leveren, zoals doorgaans gebruikelijk is in de advocatuur.

Mijn pleidooi: voor het notariaat is het uurtarief het paard van Troje. Houd het buiten de muren. Wie de – voornamelijk Angelsaksische – literatuur er een beetje op naleest, zal merken dat er vele argumenten zijn tegen het uurtarief. Ik beperk mij hier tot de drie belangrijkste voor het notariaat.

Het uurtarief zal het marktaandeel (en de verdienste) van notarissen doen dalen

Het uurtarief impliceert dat we maar weten hoeveel iets zal kosten nadat de dienst geleverd is. Maar wanneer we op voorhand niet weten hoeveel iets gaat kosten, zijn we veel minder geneigd om te kopen. Zekerheid over de prijs is een cruciaal element in onze ‘aankoop-psyche’. Denkt u eens even mee over de volgende vragen:

  • Wat zou er gebeuren met het doktersbezoek in België wanneer we op voorhand niet meer zouden weten hoeveel een doktersbezoek zal kosten?
  • Hoe vaak zou u het vliegtuig nemen, wanneer de prijs van de vlucht wordt vastgelegd na de vlucht, op basis van het benzineverbruik, de turbulentie en de ervaring van de piloot?
  • Welke vis wordt meer besteld in een restaurant: die met een vaste prijs of de vis aan ‘dagprijs’?

Het uurtarief klinkt aantrekkelijk, omdat het werken aan uurtarief het volledige efficiëntierisico bij de cliënt legt. Maar de prijs die men hiervoor betaalt, is hoog: een dalende vraag en een dalend marktaandeel. Het vasthouden aan het uurtarief is de belangrijkste reden waarom het marktaandeel van advocaten bij particulieren steeds verder terugloopt. Advocaten kunnen misschien alle prestaties aanrekenen die ze leveren, maar ze zullen nooit de prestaties kunnen aanrekenen die ze zijn misgelopen (een veelvoud) omdat ze geen zekerheid willen geven aan de cliënt over het prijsaspect.

Een halve eeuw geleden al heeft Goldman Sachs alle activiteiten gebaseerd op het uurtarief stopgezet, “because it’s a shitty business”. En bij Goldman Sachs kennen ze iets van geld verdienen …

Het uurtarief zal de vertrouwensband met de cliënt doden

Notarissen zien zichzelf graag als ‘vertrouwenspersoon’ van de cliënt, en niet ten onrechte. Maar een vertrouwensrelatie is altijd gebaseerd op ‘geven en nemen’ en op een bepaalde vorm van wederkerige generositeit. Het uurtarief kent geen ‘geven’, enkel ‘nemen’. Ik bel, de klok tikt. Ik stuur een mail, de klok tikt. Ik heb een vraag, de klok tikt. Kijk naar de beroepen die u vereenzelvigt met ‘vertrouwenspersonen’, kijk hoeveel daarvan werken met een uurtarief. Adviseurs die werken op basis van een uurtarief, consulteren we enkel wanneer we geen andere keuze meer hebben. Niet bepaald de definitie van ‘vertrouwenspersoon’.

De tweede prijs die notarissen zullen betalen, is misschien nog groter dan de eerste: het verlies van hun ‘DNA’.

Het uurtarief zal de werkvreugde van notaris en medewerkers doen dalen

In alle sectoren waar het uurtarief de dominante wijze van factureren is, wordt elke dag opgedeeld in ‘factureerbare uren’ en ‘niet-factureerbare uren’. In al die sectoren wordt geroepen dat niet-factureerbare uren even belangrijk zijn als factureerbare uren, maar uiteindelijk blijken het toch vooral de factureerbare uren die worden opgeteld.

Bereid u voor op energievretende discussies als:

  • Hoeveel factureerbare uren ‘moet’ een notaris presteren?
  • Hoeveel niet-factureerbare uren ‘mag’ een notaris presteren?
  • Wat is factureerbaar, wat is niet-factureerbaar?
  • Idem voor medewerkers …

Bij het begin van elke dag lacht een lege timesheet je toe. 1400 factureerbare uren per jaar, dat zijn er 6 per werkdag, te verdienen met telefoons, mails, besprekingen, aktes …, frustrerend doorkruist door niet-factureerbare vragen van medewerkers, administratie, kantooroverleg, opleiding … Vandaag geen 6 uur gehaald? Morgen een factureerbaar tandje bijsteken. De dagelijkse gesel van de timesheet heeft menig advocaat gillend van de balie doen wegrennen.

Van een druk op de knop vandaag, wordt factureren plots een tijdsintensief (en dus duur) en moeizaam proces. Een nieuwe taak op het reeds overdadig gevulde bord van de notaris:

  • Zijn alle factureerbare prestaties aangerekend?
  • Heeft iedereen tijdig zijn timesheets aangevuld?
  • Zijn de prestaties voldoende duidelijk omschreven wanneer de cliënt de details van de factuur wil kennen?
  • Is het eindresultaat financieel realistisch en redelijk?
  • Wat met de cliënt die het nut of de duur van de prestaties betwist?

Vandaag loopt uiteraard ook niet alles altijd op wieltjes, maar notarissen beseffen niet hoe makkelijk en eenvoudig hun facturatieproces vandaag verloopt en hoeveel meer tijd en energie er in facturatie zal kruipen wanneer het uurtarief het dominante model zou worden. En dan heb ik het nog niet over die mondige cliënt die de prestatielijsten bij de facturen zal willen onderzoeken en – veel meer dan nu – betwisten.

De derde prijs die notarissen en medewerkers zullen betalen, is misschien wel de meest kostbare van allemaal: werkvreugde.

Is er ruimte voor nuance?

Ik besef dat ik het uurtarieven-systeem met de voeten vooruit getackeld heb. Is er dan geen ruimte voor nuance? Uiteraard wel.

Om te beginnen gaat de professionele cliënt rationeler om met het uurtarief dan de particuliere cliënt. En in een evenwichtige, professionele werkrelatie levert het uurtarief meestal ook een ‘fair’ prijsresultaat op waarin beide partijen zich kunnen vinden (maar ook de professionele cliënt zal op voorhand een budget-inschatting vragen en nadien een detail van de prestatielijsten). Maar het notariaat is geen ‘business-to-business’ omgeving. Het is in de eerste plaats een ‘business-to-consumer’ omgeving. De particuliere cliënt bepaalt de toekomst van het notariaat en het notariaat moet haar dienstverlening bouwen rond die particuliere cliënt.

Er zijn grillige, onvoorspelbare en omvangrijke dossiers waar het voor beide partijen zinvol is om te werken met uurtarieven. Het uurtarief kan dus zeker een aanvulling of alternatief zijn voor specifieke dossiers of materies.

Timesheets, tenslotte, kunnen ook nuttig ingezet worden om (tijdelijk) te meten hoeveel tijd er van wie naar bepaalde dossiertypes gaat. Dit is zeer waardevolle informatie om de kostprijs en werklast van dossiers in kaart te brengen. Meten is weten.

Het debat over de erelonen mag en moet gevoerd worden. Maar ik hoop voor het beroep dat het uurtarieven-paard buiten de muren blijft.

Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management biedt een antwoord op de vragen waar de notaris als manager mee geconfronteerd wordt bij het runnen van zijn of haar notariaat. Notaris zijn is lang niet alleen akten verlijden, maar ook het leiden van een team en het dragen van verantwoordelijkheden, zowel juridisch als niet-juridisch.

Het tijdschrift Notarieel Management bevat topics en onderwerpen die iedere begane notaris aanbelangen. Wat is belangrijk voor een succesvol notariaat, los van de juridische kennis en dossiers? Investeren in digitalisering, het correct verlonen van personeel, mentaal welzijn op het kantoor, strategische keuzes over associaties, etc.

Het managen van een notariaat omvat diverse aspecten die in dit tijdschrift (per kwartaal) worden behandeld.

Op zoek naar meer informatie of naar de abonnementsvoorwaarden? Ontdek het hier!

Bekijk alle artikelen

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.