Als advocaat moet u op een snelle en eenvoudige manier brieven, mails en nota’s kunnen dicteren. In den beginne gebruikte iedereen daarvoor een dictafoon (nu meestal ‘voicerecorder’ genoemd). Maar, een jaar of tien geleden stapten uw confraters plots massaal over naar hun smartphone als dicteerinstrument. Hoewel smartphones zeker het 'werk' kunnen doen, is er één groot probleem: smartphones zijn niet ontwikkeld om als digitale recorder gebruikt te worden. Een echte voicerecorder of ‘dedicated’ opnameapparaat doet deze taak wel perfect en is daardoor geschikt voor juridische professionals die eenvoudiger en sneller willen werken – zonder aan kwaliteit in te boeten. Dit artikel is het tweede in samenwerking met Speech Processing Solutions / Philips Dictation.

Een voicerecorder maakt duidelijke en correcte opnames

In uw job staat precisie centraal. U kunt zich dan ook geen fouten permitteren wanneer uw ‘dictaat’ wordt uitgeschreven door software met spraakherkenning. Het is cruciaal dat de software de naam van de juiste cliënt schrijft, naar de juiste wetsbepaling verwijst. Dit kunnen we alleen verwezenlijken als de opname zo helder en duidelijk mogelijk is.

Een heldere opname begint met microfoons van studiokwaliteit. Iedere voicerecorder is hiermee uitgerust. Bovendien zijn de microfoons geplaatst aan de bovenkant van het apparaat, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over demping of gemiste woorden. Door de ideale plaatsing hoeft u de microfoons ook niet direct tegen uw mond houden. De microfoons zoomen in en nemen duidelijk op, ongeacht de afstand tot de bron. Smartphone-microfoons hebben dat bereik niet en worden aan de onderkant van het toestel geplaatst, ideaal voor telefoongesprekken, maar niet voor opnames.

Onderweg dicteren

Onderweg, in de file, kunt u verloren tijd toch gebruiken door van de gelegenheid gebruik te maken om te dicteren. Dat kan toch met uw smartphone die u altijd bij u hebt, zegt u. Zeker. Maar ook hier heeft de voicerecorder een streepje voor.

Een digitale voicerecorder filtert immers alle omgevingsgeluiden weg. Dit zorgt voor een nauwkeurigere transcriptie en een efficiënter proces. Zelfs de allerslimste smartphone pikt onnodige achtergrondgeluiden op, waardoor fouten in het dictaat ontstaan.

Meer opnemen

“Opnamelimiet bereikt” is een melding die u ongetwijfeld wil vermijden. Daarvoor heeft u een apparaat nodig met een uitbreidbare geheugen. Dat kan met een digitale voicerecorder waarbij u naast de opslagruimte die al op het apparaat staat, een Micro SD-kaart kunt toevoegen om nog meer het geheugen nog te vergroten. Bovendien is uw digitale voicerecorder een apparaat dat alleen bestemd is voor opnames, in tegenstelling tot uw smartphone die u gebruikt voor foto's, apps, spelletjes en video's die het grootste deel van de opslagruimte voor opnames in beslag nemen.

Langer opnemen

Tijdens het dicteren zonder batterij vallen is een nachtmerrie. Met een digitale voicerecorder is dat risico erg klein: een voicerecorder heeft immers een gegarandeerde batterijlevensduur van 48 uur of meer, en sommige hebben verwijderbare batterijen die kunnen worden opgeladen en gebruikt als een tweede back-upoptie. Smartphones hebben geen verwijderbare batterijen, dus een tweede batterijoptie is er meestal niet, tenzij u een tweede smartphone overweegt. De smartphone kan met zijn batterijduur slechts een sessie van twee uur opnemen. Een digitale voicerecorder heeft een opnametijd van meer dan duizend uur.

Conclusie: waarom een voicerecorder en geen smartphone?

Een voicerecorder is in feite een draagbare mini-studio, die heldere en kwaliteitsvolle opnames garandeert, met minimale achtergrondgeluiden.  Dat betekent dat u overal kan dicteren, niet alleen in de rust van uw eigen kantoor, maar ook onderweg in de auto.

De opnames van hoge kwaliteit zijn essentieel voor een heldere weergave en nauwkeurige spraakherkenning. Zo verliest u achteraf geen tijd met het nodeloos corrigeren van fout getranscribeerde opnames.

Oh ja, nog een laatste voordeel: met een voicerecorder hoeft u zich geen zorgen te maken dat u een telefoontje of andere meldingen ontvangt in het midden van uw dictaat.

Leer het ruime aanbod kennen op dictation.philips.com

LEES OOK: Dicteren in 2022 is hybride, 24/7 van waar dan ook