​Wil je nog even horen waarom iedereen tegenwoordig AI moet inzetten om vooruit te gaan in z’n carrière? Het internet staat er vol mee. Dat het interessant is, daar twijfelt eigenlijk niemand meer aan. Maar hoe je AI in je gesprekken met klanten kan introduceren en laat verankeren in je organisatie, dat is een heel ander verhaal.

Bij Claritalk zien we het vaak gebeuren. Teams zijn enthousiast om AI te testen, maar in de praktijk durven ze het tijdens het gesprek niet te gebruiken. Het resultaat? Twee uur later wordt het gesprek alsnog handmatig uitgeschreven, uit schrik voor wat de klant zou denken.

Ik wil AI inzetten en de voordelen ervaren, maar twijfel: moet ik mijn klant expliciet om toestemming vragen om een AI-assistent te gebruiken? En hoe gaat die daarop reageren?

En eerlijk? Die zorgen zijn terecht. Stel je voor: een robot die meeluistert naar gevoelige info en dat opslaat op een computer. Niet elke tool is betrouwbaar en je wilt absoluut het vertrouwen van je klant niet schaden.

Gelukkig kan AI wél een enorme hulp zijn in klantgesprekken als je het op de juiste manier inzet. Hieronder delen we onze ervaringen, tips en concrete voorbeeldzinnen om een AI-assistent op een natuurlijke, transparante en vertrouwelijke manier te introduceren.

1. Wees upfront en simpel

Het eerste wat je moet onthouden: geen vaag taalgebruik of ingewikkelde tech-buzzwords. Zeg gewoon wat er gebeurt en waarom. Klanten waarderen eerlijkheid veel meer dan ingewikkelde details.

Niet doen: “We gebruiken geavanceerde systemen…”
Wel doen: “Tijdens dit gesprek kan een AI-assistent meeluisteren om mij te ondersteunen.”

Communiceer de introductie van de tool liefst ruim van tevoren: via mail, brief of schermen in je kantoor. Leg uit wat de AI in je gesprekken doet, wat klanten mogen verwachten en vooral dat er geen reden is om te stressen. Zo kunnen klanten zich er alvast in verdiepen en voelen ze zich niet overrompeld tijdens het gesprek zelf.

Laat de communicatie bovendien in je kantoren “hangen”: zo is het tijdens het gesprek geen verrassing en kun je eenvoudig verwijzen naar de eerdere informatie.

2. Benadruk het voordeel voor de klant

Klanten vragen zich altijd af: “Wat heb ik eraan?” Leg dat direct uit. AI mag nooit als een controle-instrument voelen, maar als een ondersteuning voor betere service:

• Snellere service
• Minder fouten
• Betere opvolging

Voorbeeld:

Zo kan ik me volledig tot jou richten, echt luisteren en persoonlijk advies geven, zonder ondertussen op mijn computer te moeten typen.

Extra tip: bied aan om het verslag achteraf naar de klant te sturen. Zo kunnen ze alles nalezen, begrijpen wat besproken is en zien hoe waardevol de AI voor hen kan zijn.

Benieuwd hoe dat eruit kan zien?
Bekijk gerust de video die we voor Titeca maakten via deze link.

3. Maak duidelijk wat de AI niet doet

Veel klanten zijn terughoudend omdat ze denken dat een AI zelfstandig beslissingen neemt of persoonlijke info opslaat. Haal die spanning weg door duidelijk te zijn:

• De mens blijft verantwoordelijk
• Geen zelfstandige beslissingen door de AI
• Geen ongepaste opslag of gebruik van info

Je kunt zelfs laten zien dat de AI in je gesprekken tijdelijk op pauze kan worden gezet, dat het privacybeleid beschikbaar is en dat extra documentatie mogelijk is. Transparantie schept vertrouwen.

De AI neemt geen beslissingen. Alles wat genoteerd wordt, kan ik aanpassen of verwijderen. Jij blijft altijd de baas over je informatie.

4. Houd de toon menselijk

Een AI-assistent is een hulpmiddel, geen contract. Vermijd juridisch of corporate taalgebruik. Leg het uit zoals je aan een collega zou doen:

Ik klik op een knop om de AI te starten, het maakt notities terwijl wij praten en als onze meeting klaar is, klik ik op stop en stuur ik het naar jou.

Door dit stap-voor-stap te delen, voelt de klant dat het proces simpel en transparant is.

Vertrouwen is belangrijker dan technologie

Het allerbelangrijkste: AI moet ondersteunend zijn, niet sturend of opdringerig. Transparantie, eenvoud en keuzevrijheid wegen zwaarder dan technische snufjes.

Een AI-assistent werkt het best wanneer:

• Menselijke aandacht centraal staat: de klant voelt zich gehoord
• Duidelijke communicatie: wat de AI doet en niet doet is helder
• Autonomie en veiligheid gewaarborgd zijn

Met deze voorwaarden wordt AI een vanzelfsprekend hulpmiddel dat het gesprek verrijkt in plaats van belemmert.

Praktische tips voor dagelijks gebruik

AI wordt het meest effectief wanneer het een vast onderdeel van je routine wordt en niet iets dat er toevallig “bij komt”. Door de technologie op een consistente manier te gebruiken, voelen zowel jij als je klanten zich er comfortabel bij en wordt AI in je gesprekken een natuurlijk hulpmiddel.

Een paar eenvoudige acties helpen om het gebruik van AI consistent en betrouwbaar te maken:

• Begin elk gesprek met een korte introductie: “Ik gebruik een AI-assistent om notities te maken, zodat ik me volledig op jou kan concentreren.”
• Laat zien hoe een samenvatting of verslag eruitziet, zodat de klant begrijpt wat de AI doet.
• Geef altijd keuzevrijheid: vraag toestemming en respecteer een nee.
• Verwerk feedback van de klant, ook in de manier waarop je de AI inzet.

Door deze stappen dagelijks toe te passen, maak je AI transparant, menselijk en betrouwbaar. Klanten merken dat de technologie hun ervaring ondersteunt en jij kunt efficiënter en geconcentreerder werken.
Het zijn de kleine, consequente gewoonten die het verschil maken en ervoor zorgen dat AI niet alleen een experiment blijft, maar een blijvende waardevolle tool in je gesprekken.

Conclusie

AI-assistenten kunnen enorme voordelen bieden in klantgesprekken: meer focus, nauwkeurige notities en gestructureerde opvolging. Maar technologie alleen is niet genoeg. Vertrouwen, transparantie en controle zijn essentieel om klanten op hun gemak te stellen.

Door duidelijk te zijn over wat de AI doet, expliciet te maken wat niet, toestemming te vragen, een menselijke toon aan te houden en controle voelbaar te maken, wordt AI in je gesprekken een krachtig hulpmiddel dat verrijkt in plaats van belemmert.

Het draait niet om de technologie zelf, maar om hoe je deze menselijk en ondersteunend inzet. Wie dat goed doet, zal merken dat klanten openstaan voor AI, juist omdat het hun ervaring verbetert.

​Claritalk