De Belgische advocatenmarkt is in beweging. Kantoren verdwijnen of smelten samen. En vooral: er verschijnen heel wat nieuwe kantoren aan de horizon. De uitdagingen om te overleven in een gedigitaliseerd en voortdurend veranderend economisch klimaat waren nog nooit zo groot. Daarom verzamelde Knowlex vijf tips om (nieuwe) kantoren op weg te helpen.

Selecteer een geïntegreerd dossierbeheersysteem

Een gestructureerd e-mail- en dossierbeheer is voor de advocaat van vandaag cruciaal om een efficiënt en modern kantoor uit te bouwen. Er bestaan heel wat verschillende pakketten die over diverse functies beschikken om het dossierbeheer van uw onderneming succesvol te organiseren. Sta bij uw keuze zeker stil te bij de mate van integratie van het pakket. Gaat het om software die makkelijk aansluit op andere softwarepakketten (die hierna aan bod komen) of staat het product op zichzelf? Wanneer software op zichzelf opereert, en niet in staat is om te koppelen- of te integreren met andere specifieke producten dan staat dit een sterk gedigitaliseerd kantoor logischerwijs in de weg.

Eens u voor een bepaald softwarepakket heeft gekozen, kan u gestandaardiseerde werkprocessen creëren. U moet in ieder geval processen uitwerken om informatie te verzamelen en beheren, voor de communicatie met uw cliënten en voor eerder uitvoerende taken. Als u al deze werkprocessen optimaal op elkaar afstemt en het beschikt over een dossierbeheer systeem dat kan koppelen met een contract- of knowledge management-systeem, zet u een eerste cruciale stap naar een dynamisch en gedigitaliseerd advocatenkantoor.

Verbind cliënten en professionals via een interne chatmogelijkheid

Wanneer u een chatbot toevoegt aan uw website, kan uw kantoor repetitieve processen automatiseren en uw volledige dienstverlening digitaliseren. Cliënten krijgen de mogelijkheid om het juridische probleem te verduidelijken en krijgen meteen een toelichting omtrent de specifieke werkwijze van het kantoor. Dergelijke chatbots verkleinen bovendien de kloof tussen de professional en de client. Potentiële cliënten krijgen zo de mogelijkheid om sneller en zonder barrières een eerste contact te maken met een advocaat. Een meerwaarde voor alle partijen.

Onderdruk uw natuurlijke neiging om “het wiel opnieuw uit te vinden”

Knowledge management maakt het eenvoudiger om interne kennis – of de mensen die hierover beschikken – te vinden. Onderzoek leert dat een georganiseerd kennisbeheer een grote impact heeft op de efficiëntie en productiviteit van juridische ondernemingen en resulteert in een besparing van zes uur per week (per medewerker). Het verzamelen en beheren van fundamentele interne kennis lijkt een hele opdracht, maar wanneer u beschikt over een dynamisch kennisbeheerplatform dat toegankelijk is voor al uw medewerkers, blijkt dit in de praktijk zeer eenvoudig te realiseren. Op de markt zijn er zelfs programma’s die in minder dan één dag volledig up and running zijn én tegelijkertijd volledig zijn afgestemd op de structuren van het kantoor.

Kennisbeheer stelt advocaten in staat om vlot kennis uit te wisselen en razendsnel adviezen of conclusies van medewerkers of concullega’s te raadplegen. Een gesofisticeerde zoekmotor stelt medewerkers in staat om na enkele toetsaanslagen te vinden waar hij of zij naar zoekt. Sterk kennisbeheer verhoogt de productiviteit en realiseert een kennisdeelcultuur op de werkvloer. Dit resulteert opnieuw in een verhoogde efficiëntie maar zorgt daarnaast voor een fijne werkplek waar medewerkers het maximum uit de kennis van het kantoor kunnen halen.

Optimaliseer uw contractmanagement met de juiste Contract Drafting Tool

Een efficiënt beheer van contracten is één ding, deze vervolgens optimaal benutten is nog iets anders. Juridische experts doen vandaag nog te vaak een beroep op eenvoudige sjablooneditors om louter blinde vlekken in een document op te vullen. Er is echter nog steeds een intensieve controle nodig om te corrigeren waar nodig. Tijd en energie die verloren gaat. Met sjablooneditors zijn deze professionals bovendien onvoldoende in staat om complexere documenten vorm te geven.

Ga daarom op zoek naar gesofisticeerde software waarmee u zelf bouwstenen kunt creëren die deze op een intelligente wijze automatisch toevoegt aan uw contract. Clausules worden zo verzameld en meteen werkbaar gemaakt. Deze werkwijze zorgt niet alleen voor een consistent contractbeheer maar stelt tevens nieuwe medewerkers in staat om meteen mee te gaan in de workflow van het kantoor. Dergelijke tools resulteren zo niet enkel in een structurele tijdswinst bij contractbeheer, maar vergemakkelijken ook de onboarding van nieuwe werknemers.

Bellen via cloud (VoIP): Creëer mogelijkheden en werk kostenbesparend

VoIP-telefonie maakt het mogelijk om als kantoor een gemeenschappelijk netwerk te gebruiken voor spraak en data. Deze cloud-toepassing werkt logischerwijs online waardoor er geen fysieke telefooncentrale meer nodig is. Een belangrijk motief voor kantoren om gebruik te maken van VoIP is kostenbesparing. Terwijl digitale telefonie specifieke apparatuur vereist, die vrij duur is in onderhoud en kostprijs, kan IP-telefonie draaien op eender welk data-apparaat (PC, tablet, smartphone, …) waardoor de kosten lager liggen.

Naast het kostenbesparend karakter van VoIP beschikt dit product over diverse functionaliteiten die resulteren in de best mogelijke belervaring voor zowel uw medewerkers als cliënten. De functie die misschien wel het meeste mogelijkheden creëert is deze om uw belservice te koppelen aan andere webtools, zoals online agenda’s of CRM-systemen. Het bewerkstelligen van een geïntegreerde service wordt op deze manier kinderspel.

‍Conclusie: Selecteer tools die u op elkaar kunt afstemmen

Softwarepakketten verhelpen vaak een specifieke nood en voor elke nood bestaan er dan ook nog een dozijn oplossingen. Het is daarbij vooral belangrijk dat tools niet louter op zichzelf opereren. Wanneer programma’s niet in staat zijn te interageren met andere tools gaat er voor medewerkers opnieuw heel wat tijd verloren omdat ze dezelfde input in meerder pakketten moeten invoeren.

Wanneer u een pakket selecteert, houdt dan dus zeker rekening met de integratiemogelijkheden van de betreffende tool. U zult meteen merken dat programma’s die samen kunnen werken elkaar drastisch versterken. Kennismanagement, dossierbeheer, contract drafting, chatbots, … gaan dan hand in hand met elkaar én uw (nieuw) kantoor.