Dit is het tweede artikel in een reeks artikelen over juridisch projectmanagement. In het eerste artikel hebben we gekeken naar het wat en waarom: juridisch projectbeheer maakt het mogelijk om de productiviteit en winstgevendheid te verhogen, en is vooral nuttig in advocatenkantoren die gebruik maken van alternatieve vergoedingsregelingen zoals vaste vergoedingen, kostenlimieten, budgetbeperkingen/maximum vergoedingen en onvoorziene kosten. “Dergelijke gevallen vereisen een strikter en meetbaarder beheer van de omvang, het tijdschema, de risico’s en de kosten dan kantoren in het verleden hebben gedaan” (Wikipedia). Omdat juridisch projectbeheer (nog) geen onderdeel is van het juridische curriculum, zullen we hieronder aandacht besteden aan een aantal van de belangrijkste principes en concepten in dit artikel.

Juridisch projectbeheer vereist een andere benadering van het mechanisme en de business van het verlenen van juridische diensten. Een nuttige analogie is het benaderen van een juridisch project zoals een architect of ingenieur dat zou doen. Samen met de cliënt(en) bepaal je wat de doelen en beoogde eindresultaten (‘deliverables’) zijn, en hoe succes gemeten wordt. Je werkt met een planning die vaak werkt met mijlpalen. De communicatie met de klant is een voortdurend proces, evenals de evaluaties van de geboekte vooruitgang. Juridisch projectbeheer werkt doorgaans ook met een vooraf vastgesteld budget waarover de partijen het eens zijn.

In het vorige artikel hebben we als voorbeeld verwezen naar de methodiek voor juridisch projectbeheer van het Amerikaanse advocatenkantoor Baker Donnely. Ze onderscheiden drie verschillende fasen, die elk hun eigen concepten en instrumenten hebben.

• In fase 1 zijn de instrumenten de scope (i.e. de reikwijdte of omvang van het project), de stakeholderinput, de werkverklaring, het budget en het communicatieplan;
• In fase 2 zijn de instrumenten de controle op de naleving van de reikwijdte van het project, van het budget, en van het tijdschema; regelmatige teamvergaderingen, evenals het beheren en evalueren van de taken.
• In fase 3 zijn de instrumenten de evaluatie door en met de klant, geleerde lessen, updaten van de middelen, en een sluitingsbijeenkomst voor de leden van het team.

Laten we deze instrumenten en concepten even nader bekijken. De onderstaande lijst is niet uitputtend en is enkel bedoeld als een gesimplificeerde inleiding.

Een van de eerste dingen waar partijen het over eens moeten worden is een projectdefinitieverklaring (‘project definition statement‘). “Dit is het ‘wat’ en ‘waarom’ van uw project: een korte samenvatting van het doel, de doelen en het (de) eindresultaat(en).” (Elizabeth Harrin, geciteerd door Wrike).

Een uitgebreidere versie van de projectdefinitieverklaring wordt ook wel een werkomschrijving (Statement of Work – SoW) genoemd. De Wikipedia definieert een werkomschrijving als “een document dat routinematig wordt gebruikt op het gebied van projectmanagement. Het definieert project-specifieke activiteiten, beoogde resultaten, en tijdlijnen voor een dienstenleverancier. De werkomschrijving bevat doorgaans ook gedetailleerde vereisten en prijzen, evenals de standaard toepasselijke voorwaarden.”

Verwant daaraan, en soms ook onderdeel daarvan, is de scope (reikwijdte / omvang) van het project waarover partijen het eens moeten worden. De scope van een project bepaalt expliciet wat wel en niet onder het project valt. Het bestaat doorgaans uit een opsplitsing van alle taken die moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen van het project te verwezenlijken, en bevat een lijst van meetbare succescriteria.

Zodra we een inventaris hebben van de taken die uitgevoerd moeten worden, bepaalt de planning (het tijdschema of de tijdlijn) wanneer elke taak uitgevoerd moet worden en wie daarvoor verantwoordelijk is. Vaak wordt het werk in fasen opgesplitst, en de succesvolle afronding van zo’n fase heet een mijlpaal.

Als we eenmaal weten wat er allemaal gedaan moet worden, kunnen we de kosten berekenen. Planning, beheer en toezicht op de begroting / budget vormen ook een essentieel onderdeel van het projectbeheer.

Gedurende het hele proces is de inbreng van belanghebbenden (Stakeholder input) van essentieel belang. Als er veel belanghebbenden zijn, kan het nuttig zijn om een organigram te maken dat uitlegt wie wie is en wat hun rol is. In elke fase van het project is communicatie met de klant essentieel, evenals continue evaluaties van de geboekte vooruitgang. Vaak wordt dit georganiseerd in een communicatieplan.

Doorgaans is ook risicomanagement een onderdeel van projectbeheer. Partijen anticiperen waar het mis kan gaan, wat de mogelijke uitkomsten zijn en wat de mogelijke alternatieven zijn.

Aan het einde van het project is het tijd voor een evaluatie met de opdrachtgever, waar partijen bespreken hoe het project is voltooid. Partijen besteden aandacht aan wat goed of fout is gegaan en waar er ruimte is voor verbetering.

Op basis van deze cliëntbeoordeling stelt het advocatenkantoor vervolgens een verslag op van de geleerde lessen en werkt het zijn middelen dienovereenkomstig bij.

De meeste advocatenkantoren werken (nog) niet op deze manier. Het gebruik van de methodologieën van juridisch projectbeheer kan bijdragen tot het verhogen van de efficiëntie, winstgevendheid en de klanttevredenheid, maar is slechts een deel van de oplossing. Uit een onderzoek in het kader van het Competentiekader Juridisch Projectmanagement (LPMCF) bleek dat “juridisch projectmanagement niet alleen projectprincipes en -praktijken omvatte, maar zich ook uitstrekte tot technologie-activatie, procesverbetering en persoonlijk leiderschap (teamdynamiek). De integratie van deze vier elementen samen vormt de kern van het juridische projectmanagement in de praktijk.”

CICERO LawPack

Voor deel 1 van deze reeks over juridisch projectmanagement, klik hier.

Bronnen:

• wikipedia.org/wiki/Legal_project_management
• iilpm.com/#LPMCF
• wikipedia.org/wiki/Project_management
• wikipedia.org/wiki/Statement_of_work
• lawsitesblog.com/2017/01/lawbase-add-module-legal-project-management-based-bakermanage.html
• bakerdonelsonlpm.com/
• wrike.com/blog/5-pm-experts-create-fail-safe-project-management-plan/