Teneinde efficiënter en meer winstgevend te zijn, doen steeds meer advocatenkantoren een beroep op juridisch projectmanagement (Legal Project Management – LPM). Wat is het? Waarom is het belangrijk en wat zijn de voordelen? Hoe begin je met de implementatie van juridisch projectbeheer? Deze en andere vragen zullen worden behandeld in deze reeks artikelen over juridisch projectmanagement.

Laten we beginnen met twee definities van juridisch projectmanagement die elkaar aanvullen en een enigszins verschillende focus hebben. Wikipedia definieert Legal Project Management als “de toepassing van de concepten van projectmanagement bij de controle en het beheer van rechtszaken”. Het International Institute of Legal Project Management daarentegen beperkt juridisch projectbeheer niet tot het werk dat advocaten doen. Het biedt een ruimere definitie als “de toepassing van projectmanagementbeginselen en -praktijken om de verlening van juridische diensten te verbeteren”. Deze laatste definitie is terecht ook van toepassing op alternatieve juridische dienstverleners, die doorgaans vaak juridisch projectmanagement gebruiken.

Beide definities zijn wat pleonastisch waar ze verwijzen naar “projectmanagement” om “juridisch projectmanagement” te definiëren. De vraag die ze niet beantwoorden is wat projectmanagement is? Dit is wat de (Engelstalige) Wikipedia te zeggen heeft:

“Projectmanagement is de praktijk van het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren en afsluiten van het werk van een team om specifieke doelen te bereiken en te voldoen aan specifieke succescriteria op vooraf gespecificeerde tijdstippen. Een project is een tijdelijke poging om een uniek product, een unieke dienst of een uniek resultaat te produceren met een welomschreven begin en einde (doorgaans voor een beperkte tijd beperkt en met beperkte middelen en personeel) om unieke doelstellingen te bereiken (…). De primaire uitdaging van projectmanagement is het bereiken van alle projectdoelen binnen de gegeven beperkingen.”

Het basisidee achter projectmanagement is simpel: als je een complexe taak hebt, waarbij het gaat om werk waar de activiteiten van meerdere mensen gecoördineerd moeten worden, dan breek je alles zoveel mogelijk op in kleinere taken. Je inventariseert alle taken die uitgevoerd moeten worden en bepaalt wie wat moet doen, en wanneer. (Als de software voor het beheer van uw advocatenkantoor m.a.w. modules voor contact- of relatiebeheer, taakmanagement en een agenda heeft, kunt u in principe al van start gaan).

Dat is de essentie van projectmanagement, maar inmiddels heeft het meer om het lijf dan dat. Projectbeheer werkt met specifieke concepten, beginselen en “beste praktijken” om het proces te stroomlijnen. Er wordt aandacht besteed aan het beheer van de reikwijdte (scope), planning, risico’s, en kosten, en dit gebeurt op een meer rigoureuze en berekende manier dan advocatenkantoren dit doorgaans doen (of deden). (In een vervolgartikel gaan we nader in op die concepten en principes). De voortdurende communicatie met de cliënt en met eventuele andere belanghebbenden is daar een essentieel onderdeel van, net als de continue evaluatie van hoe het met het project gaat.

Het beheer van juridische projecten heeft ondertussen een punt van maturiteit bereikt waar er nu internationaal aanvaarde normen zijn, en zelfs een internationaal erkend “competentiekader voor juridisch projectbeheer” (Legal Project Management Competency Framework – LPMCF).

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe juridisch projectbeheer geïmplementeerd wordt. In de VS heeft de Amerikaanse Orde van Advocaten de aanpak van het advocatenkantoor Baker Donelson als een model bestempeld voor de implementatie van LPM. “Baker Manage”, zoals hun systeem voor juridisch projectmanagement wordt genoemd, werkt in drie fasen:

1. Ontwikkelingsfase: hier is het doel de behoeften van de klant te identificeren en een projectplan op te stellen. De instrumenten om deze doelstellingen te bereiken zijn onder meer de reikwijdte, de input van de belanghebbenden, de werkomschrijving (Statement of Work), het budget en een communicatieplan.
2. Executiefase: hier is het doel het realiseren van de klantdoelstellingen en het voeren van een continue communicatie met de klant. De instrumenten om deze doelstelling te bereiken zijn onder meer: controle op de naleving van de reikwijdte van het project, van het budget, en van het tijdschema; regelmatige teamvergaderingen, evenals het beheren en evalueren van de taken.
3. Slotfase: hier is het doel om het resultaat aan de klant te presenteren, en de tevredenheid van de klant met de oplossing te evalueren. De beschikbare instrumenten zijn: evaluatie door en met de klant, geleerde lessen, updaten van de middelen, en een sluitingsbijeenkomst voor de leden van het team.

Wat zijn de belangrijkste redenen voor advocatenkantoren om zich te wenden tot Legal Project Management?

Voor veel advocatenkantoren was het gebruik van juridisch projectbeheer een antwoord op een vraag van hun klanten. Cliënten geven de voorkeur aan alternatieve tariefafspraken waarbij ze weten hoeveel iets hen gaat kosten. Met juridisch projectbeheer kunt u de taken en kosten opsplitsen en een duidelijker beeld geven van wat de cliënt uiteindelijk betaalt. Voorspelbare kosten zijn met andere woorden een eerste voordeel.

De belangrijkste redenen om LPM te gebruiken zijn evenwel een toename in efficiëntie en grotere winsten. Juridische projectplanning biedt opmerkelijke mogelijkheden voor winstmaximalisatie en voor aanzienlijke omzetgroei. Advocatenkantoren en Alternatieve Juridische Dienstverleners zijn vaak gespecialiseerd in bepaalde soorten gevallen en/of diensten. De combinatie van herhaling en juridisch projectbeheer maakt het mogelijk om de efficiëntie te verbeteren en de winst te verhogen.

Omdat constante evaluaties en feedback deel uitmaken van het proces, verbetert juridisch projectbeheer ook de samenwerking en vaardigheid van het team. En het versterkt de relatie tussen uw advocatenkantoor en uw cliënten.

Dit zijn allemaal goede redenen om het gebruik van LPM in uw advocatenkantoor te overwegen, nietwaar?

In deel 2 van deze serie zullen we aandacht besteden aan enkele van de belangrijkste principes en concepten van juridisch projectbeheer.

CICERO LawPack

Heeft u interesse in meer artikels van deze auteur? Klik hier.

Bronnen:

• wikipedia.org/wiki/Legal_project_management
• iilpm.com/#LPMCF
• wikipedia.org/wiki/Project_management
• lawsitesblog.com/2017/01/lawbase-add-module-legal-project-management-based-bakermanage.html
• bakerdonelsonlpm.com/
• wrike.com/blog/5-pm-experts-create-fail-safe-project-management-plan/
• www.attorneyatwork.com/the-profitable-benefits-of-legal-project-management/