De advocatenwereld kent verschillende vormen van samenwerkingsverbanden. De meest gekende zijn de associatie en de groepering.
In de associatie oefenen advocaten gezamenlijk het beroep uit en de leden van de associatie (de ‘vennoten’ of ‘partners’) leggen contractueel vast hoe tussen hen de baten of verliezen van de associatie worden verdeeld (art. 170.2 CDA). De advocaten staan de cliënten bij voor rekening van de vennootschap. De vennootschap is dan de advocaat (ook al is zij niet ingeschreven op het tableau), de juridische bijstand gaat uit van de vennootschap; zij zendt de facturen tot vergoeding van het werk. Deze vorm van samenwerking maakt het mogelijk te specialiseren, door de specialiteiten op te delen tussen (teams van) advocaten, de aldus gemaakte winst te delen en grotere kosten voor een gemeenschappelijk doel aan te gaan.
In de groepering – de zogenaamde kostenassociatie – worden enkel de kosten samengedragen en gefinancierd door de zelfstandige advocaten(kantoren) die deelnemen aan de groepering maar elk voor hun eigen rekening juridische bijstand verlenen (art. 170.3 CDA). Het beroep wordt niet uitgeoefend door de groepering; enkel investeringen in de infrastructuur (ruim begrepen) gebeuren gezamenlijk. Dit maakt het mogelijk om de kosten te drukken door middel van schaalvergroting.
Daarnaast vinden we het netwerk waarbij onafhankelijk werkende advocatenkantoren overeenkomen cliënten aan elkaar door te verwijzen (art. 170.4 CDA). In de meest vergaande vorm bouwen ze een gezamenlijk netwerk van cliënten uit met een databank waartoe elk lid van het netwerk toegang heeft. Het netwerk heeft dan de kenmerken van een groepering, want de kosten van onderhoud van de databank (adressen, GDPR) zijn gemeenschappelijk.
De volgende regels gelden voor alle samenwerkingsverbanden. Ze mag een eigen benaming aannemen (art. 171.19 CDA). De documentatie die uitgaat van het samenwerkingsverband vermeldt duidelijk de rechtsvorm en de aard van de samenwerking (art. 171.16 CDA). Indien een advocaat uit het samenwerkingsverband verdwijnt, moet zijn naam ook worden verwijderd als die voorkomt in de naam van het samenwerkingsverband (art. 171.15 CDA).
Gemeenschappelijke regels voor de associatie en de groepering
Voor de associatie en de groepering gelden een aantal gemeenschappelijke regels. De belangenconflictenregeling en andere onverenigbaarheden gelden voor beide samenwerkingsverbanden (art. 171.12 en art. 171.13 CDA). Als een advocaat van de associatie of groepering niet kan optreden voor een bepaalde (potentiële) cliënt, kan een ander advocaat daarin werkzaam dat ook niet. Dat hij daarbij in een ander advocatenkantoor werkt, dat wel vennoot is van de groepering, maakt geen verschil.
Een advocaat kan enkel naar buiten optreden als deel van de associatie of de groepering als daarover een schriftelijke overeenkomst bestaat (art. 171.14 CDA).
De opwaardering van de groepering
Waar voorheen de nood van verschillende advocaten(kantoren) om kosten samen te brengen in één groepering zich voornamelijk toespitste op een gemeenschappelijke bibliotheek en secretariaat en de huur van een gebouw, heeft de digitalisering hierin recent grote verandering gebracht. De gezamenlijke aanschaf van computers voor het secretariaat was zonder twijfel nog te verantwoorden door een beheersbare verhoging van de secretariaatskosten. De nood aan gesofistikeerde computerprogramma’s die het mogelijk maken artificiële intelligentie in de advocatenpraktijk te integreren en deze programma’s en het beroepsgeheim te beschermen tegen hackers, en de toegang tot de juridische databanken en binnenkort andere databanken, doen de kost voor de advocatenwereld uit de pan schieten. En we staan aan het begin van deze evolutie, waarin cliënten verwachten dat advocatenkantoren de kost van de tijd gespendeerd door de menselijke advocaat drukken door beroep te doen op steeds meer gesofistikeerde computerprogramma’s. Deze kost is niet eenmalig maar wordt recurrent en zal – zeker de eerste jaren – alleen maar de hoogte ingaan.
Een gemeenschappelijke merknaam
Een associatie heeft één naam, die als naam van het kantoor en dus van de advocatenpraktijk geldt en ook zo wordt uitgedragen. Een groepering heeft ook een naam, maar die wordt niet uitgedragen of gebruikt in de advocatenpraktijk omdat de advocaten(kantoren) die deelnemen aan de groepering in hun eigen naam het advocatenberoep uitoefenen (en dus niet via de groepering). De naam en het briefhoofd van de groepering worden enkel gebruikt voor handelingen met betrekking tot de uitbouw en het beheer van de infrastructuur die via de groepering wordt aangekocht of gehuurd, dus in relatie met leveranciers of de verhuurder.
Een groepering investeert traditioneel in infrastructuur, zoals de huur of aankoop van een kantoorgebouw of kantoorruimtes, de aankoop en het beheer van boeken als onderdeel van de bibliotheek die aan de advocaten die deelnemen in de groepering worden ter beschikking gesteld, de aankoop en het onderhoud van computers en computerprogramma’s, mobiele telefoons en ander materiaal dat dienstig is voor de advocatenpraktijk, de toegang tot juridische databanken en eventueel de tewerkstelling van assistenten die het secretariaat van de advocaten verzorgen.
Het is daarbij niet uitgesloten dat de groepering andere zaken beheert en ter beschikking stelt van de advocaten(kantoren) die bij haar zijn aangesloten. Aldus kan binnen de groepering een financiële dienst en een marketingdienst worden uitgebouwd die ter beschikking staan van de advocaten(kantoren)-vennoten van de groepering. Een stap verder is het beheer van een databank van cliënten waarvan de gegevens worden aangeleverd door de advocaten(kantoren). Daarbij moet erop worden toegezien dat de GDPR-regels worden geëerbiedigd als identiteitsgegevens worden doorgegeven, zoals de melding in de data protection notice dat de identiteit van de cliënten kan worden doorgegeven aan de individuele advocatenkantoren van de groepering. Elk individueel advocatenkantoor blijft in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.
In de groepering kan een netwerk worden opgezet waarbij wordt afgesproken dat cliënten worden doorverwezen naar andere advocaten die deel zijn van de groepering in functie van specialiteit.
Tot slot zou de groepering een merknaam kunnen verwerven, die ze tegen betaling ter beschikking stelt van de advocaten(kantoren) die deel zijn van de groepering en waarbij ze naar buiten de praktijk onder die naam voeren. Ook bij gebrek aan merkregistratie voor de naam van de groepering, geniet deze naam in principe bescherming als handelsnaam. Ook deze kan in licentie worden gegeven.
Deze doorgedreven samenwerking op het gebied van aankoop, huur, beheer en onderhoud van de infrastructuur en de terbeschikkingstelling door de groepering van kennis en een merknaam waarmee en waaronder de deelnemende advocatenkantoren hun praktijk voeren, benadert de franchising.[1]
Bij dit alles moeten de deelnemende advocatenkantoren er wel op toezien dat ze de praktijk niet samen uitoefenen door het delen van de winst. Anders verwordt de groepering tot een associatie of ontstaat een maatschap naast de groepering. Zolang elk advocatenkantoor zijn eigen inkomsten en de uitkering van de winst voorbehoudt aan de advocaten die vennoot zijn in dat advocatenkantoor (en dus niet via de groepering) komt geen maatschap tot stand tussen deze advocatenkantoren, en is hun gezamenlijk beheer beperkt tot het beheer van de investeringen en kosten via de groepering. Daarbij wordt een deelname in de kosten afgesproken die volgens bepaalde overeengekomen verdeelsleutels worden aangerekend aan de aan de groepering deelnemende advocatenkantoren. Het één en ander kan in het intern reglement van de groepering of in een overeenkomst met de groepering worden geregeld.
Slotbeschouwingen
Advocaten zijn traag in de aanpassing van hun beroep aan de veranderingen in de maatschappij. Bovendien geeft het pleitmonopolie hen een bijzondere positie die leidt tot zelfgenoegzaamheid. Het gevolg is dat ze in het verleden meer malen zijn voorbijgestoken door andere beroepsbeoefenaars. Het is dan ook van belang dat de balie de advocatenkantoren aanmoedigt om vooruit te denken. Dit is ook zo voor het gebruik van artificiële intelligentie in het beroep die nieuwe mogelijkheden biedt.
Vandaag is de kost van het digitale tijdperk een belangrijke zorg voor de advocatenkantoren. Voor de kleine kantoren omdat ze die niet alleen kunnen dragen, voor de grote kantoren omdat ze in concurrentie komen met de buitenlandse kantoren die over veel meer middelen beschikken en andere beroepen zoals de auditkantoren.
Een opwaardering van groeperingen kan zeker een begin van antwoord bieden en is noodzakelijk voor vele kleinere kantoren die onafhankelijk willen blijven.
Maar ook de balie mag niet aan de zijlijn blijven staan. Zeker voor de toegang tot de juridische databanken, zouden de regionale balies (OVB en avocats.be) gezamenlijk de gesprekken moeten aangaan met de leveranciers van de juridische databanken om via de balie één toegang aan te bieden aan alle advocaten tegen een kost die draaglijk is. Waar voorheen elke balie een bibliotheek aan alle advocaten aanbood, moeten de balies nu de toegang tot juridische databanken aan de advocaten die lid zijn van hun balie ter beschikking stellen.
Dirk Van Gerven, gewezen stafhouder van de balie van Brussel
Dit artikel verscheen eerder in Today’s Lawyer, uitgegeven door KnopsPublishing.
0 reacties