De voorzitster van de rechtbank van eerste aanleg Antwerpen zorgde in volle gerechtelijke vakantie voor enige opschudding. Vanaf 1 september kunnen advocaten in Antwerpen in strafzaken hun conclusies en stukken enkel nog in papier neerleggen en niet langer via e-mail. Sommigen spraken van een terugkeer “naar de middeleeuwen”, wat natuurlijk een meer dan dichterlijke overdrijving is, maar feit is dat justitie en digitalisering al langer een moeilijk huwelijk vormen. Het duurde tot aan de coronacrisis om een eerste grote doorbraak te zien in burgerlijke zaken (in de brede zin van het woord, dus ook in ondernemings- en arbeidsgeschillen). Daar bestaat een digitaal dossier, met de mogelijkheid om via het beveiligde e-Deposit stukken en conclusies neer te leggen.

De beslissing van de voorzitster van de Antwerpse rechtbank heeft betrekking op stukken en conclusies die via e-mail worden neergelegd. Anders dan in burgerlijke zaken kan dat voor de correctionele rechtbank niet via digitale weg (e-Deposit), omdat die mogelijkheid wettelijk (nog) niet voorzien is. Er werden in het verleden, zoals zo vaak bij justitie als het om digitalisering gaat, projecten opgestart die helaas nooit tot enig resultaat hebben geleid. De Antwerpse voorzitster meldt dat ze de e-mail heeft omarmd “vanuit dienstverlenend standpunt”, maar dat ze dat in Antwerpen niet kan volhouden om tal van redenen, waarbij ze onder meer verwijst naar de verhoogde werklast voor de griffie. De gemailde conclusies moeten door de griffie immers eerst worden afgeprint (!), daarna ingescand (!) om dan in het elektronisch dossier te worden opgeslagen (waarom dat technisch zo moet, is voor buitenstaanders een raadsel).

​Het gaat natuurlijk om veel meer dan papier. Er zijn onder meer ook “personele beperkingen”.

De voorzitster meldt dat daardoor de helft van het beperkte werkingsbudget naar “papier” gaat. Het Laatste Nieuws noteerde alvast de ironische reactie van een Antwerps strafrechtadvocaat die stelde: “als papier het probleem is, ben ik bereid elk jaar een pallet papier te schenken”. Het gaat natuurlijk om veel meer dan papier. Er zijn onder meer ook “personele beperkingen” (onderbezetting van de griffie en geen enkele nieuwe griffiebediende ter vervanging van gepensioneerden of mensen die zijn afgevloeid).

Het siert de voorzitster van de Antwerpse rechtbank om over de beslissing in alle transparantie te communiceren en dat ook uitvoerig te motiveren. Uit haar bericht blijkt dat het toelaten van het gebruik van de e-mail geïnspireerd was door haar wil om de dienstverlening te optimaliseren, ook al kunnen er twijfels zijn over de veiligheid van dit soort e-mailcommunicatie (wat justitie blijkbaar niet kan garanderen). Overigens is het echte probleem niet het einde van deze dienstverlening, maar wel de onmogelijkheid om e-Deposit te implementeren en te integreren op het niveau van de correctionele rechtbanken. Daarvoor is de rechtbank niet verantwoordelijk.

Het gevolg is dat we teruggaan in de tijd. Advocaten moeten zich dus tussen 8.30 en 12.30 uur of tussen 14 en 16 uur aanmelden bij de griffie om die conclusies daar fysiek te gaan neerleggen. Daar zal de griffiemedewerker de oude inktstempels terug vanonder het stof halen en de kopie van de conclusies van een datumstempel voorzien als bewijs van neerlegging (en ja, voor ik het vergeet, de conclusies kunnen ook per post worden neergelegd, maar wie kan garanderen dat ze dan tijdig aankomen via bpost).

De woordvoerder van justitieminister Annelies Verlinden laat weten dat er wél een wettelijk kader is voor digitale dossiers en dat dit najaar het koninklijk besluit daarover gepubliceerd zal worden. “We zullen er te gepasten tijde over communiceren”, laat hij aan de VRT weten. “Najaar”, dat is toch tussen 21 september en 21 december? Er wordt wel geen jaar gepreciseerd. Toch maar gokken op 2026?

​Als de regeling in ieder arrondissement anders is, keren we écht terug naar de middeleeuwen.

Intussen krijgt het imago van justitie weer een flinke deuk. De regeling geldt overigens alleen voor Antwerpen, want in andere arrondissementen zou de mail toch nog mogen worden gebruikt. Dat is zo mogelijk nog erger dan de terugkeer van het papier in Antwerpen. Als de regeling in ieder arrondissement anders is, keren we écht terug naar de middeleeuwen. Toen waren er plaatselijke “costuymen”, die nu blijkbaar opnieuw springlevend zijn.

Intussen vraagt de overheid dat ondernemers digitale systemen als Peppol en MyMinFin gebruiken en burgers met apps als itsme en mypension.be werken. Waarom lukt doorgedreven digitalisering maar niet bij justitie?

Magistraten hielden vorig jaar “5 voor 12”-acties om te wijzen op het feit dat er dringend investeringen nodig zijn bij justitie. Dit weekend maakte journalist Joris Van der Aa in De Morgen de volgende bedenking: “wie de wereld van justitie een beetje kent, weet dat het eigenlijk eerder twaalf voor vijf dan vijf voor twaalf is.” De ogen zijn nu gericht op de minister van Justitie, die de uiteindelijke politieke verantwoordelijkheid draagt voor het welslagen van de digitalisering.

​Hugo Lamon

​​Lees hier de wekelijkse column van meester Hugo Lamon over Justitie.

​Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen justitie, advocatuur en de juridische en fiscale wereld? Volg Jubel.be op LinkedIn.