​Hoewel de inkomsten de belangrijkste drijver van marge zijn, loont het de moeite om ook de kostenstructuur van een notariskantoor onder de loep te nemen. Strategisch omgaan met de kosten is belangrijker dan ooit om de rentabiliteit van een kantoor op peil te houden. Op basis van statistieken van NotaPulse* analyseren we hoe de kosten van een notariskantoor typisch verdeeld zijn en welke strategische optimalisaties notarissen kunnen doorvoeren.

​De kostencomponenten

Van iedere euro omzet die een notariskantoor genereert, gaat gemiddeld 13 cent naar uitgaande aktekosten (opzoekingen, recht op geschriften, publiciteit, …), 8 cent naar uitgaande erelonen (erelonen voor tussenkomende notarissen) en 2 cent naar bijdragen aan het Notarieel Fonds (koopaktes). Behalve het vanzelfsprekend vermijden van overbodige opzoekingen, zijn optimalisaties in deze variabele kostenposten moeilijk.

De resterende 77 cent kan gedefinieerd worden als de contributiemarge. Deze moet dienen om de vaste kosten te dekken en de marge voor de notaris-vennoten te realiseren.

​De vaste kosten van een notariskantoor kunnen we onderverdelen in twee categorieën:

• personeelskosten (gemiddeld 29% van de omzet in 2024)
• algemene kantoorkosten (gemiddeld 17% van de omzet in 2024)

​Vaste kosten van een notariskantoor kunnen we onderverdelen in twee categorieën.

Marge voor de notaris-vennoten

Wat overblijft (na afronding gemiddeld 30% van de omzet in 2024) vormt de economische marge voor de notaris-vennoten.

Een specifieke component van de marge voor de notaris-vennoten betreft de afschrijvingen van het protocol. Hoewel de afschrijvingen van het protocol boekhoudkundig een kost uitmaken, zijn deze afschrijvingen economisch gezien veeleer een specifiek onderdeel van de marge van de notaris-vennoten. Ze verhogen immers de waarde van de aandelen van de notaris-vennoten. Voor zover de waarde van het protocol behouden blijft, kunnen de notaris-vennoten deze waarde bij een latere verkoop van hun aandelen te gelde maken.

De economische marge van de notaris-vennoten kan na aftrek van de afschrijvingen voor het protocol worden uitgekeerd via bestuurdersvergoedingen en/of belandt in de winst van de notarisvennootschap.

​Hieronder onderzoeken we de twee vaste kostenposten in meer detail.

​De salariskosten vormen veruit de grootste uitgavenpost in een notariskantoor.

​Loonindexeringen speelden een grote rol.

Algemene kantoorkosten: dalende investeringen

Gemiddeld besteedde een notariskantoor in 2024 17% van de totale omzet aan algemene kantoorkosten.

Binnen de algemene kantoorkosten blijven huur en onderhoud van het gebouw een substantiële uitgavenpost, goed voor meer dan een kwart van de kantoorkosten. Soms vloeien deze uitgaven gedeeltelijk terug naar de notaris-vennoten die eigenaar zijn van het gebouw.

Op de tweede plaats komen de afschrijvingen voor de vaste activa (typisch gaat het om kantoorinrichting en IT-infrastructuur), goed voor ruim 17% van de kantoorkosten

Op de derde plaats komen de betalingen aan dienstverleners (bedrijfsrevisoren, advocaten, …).

Samen vormen deze drie kostenposten meer dan de helft van de kantoorkosten.

De andere helft is onderverdeeld in allerlei kleinere kostenposten (post en drukwerk, software, bureelbenodigdheden, verzekeringen, financiële kosten, internet, nutskosten, …).

​Op lange termijn valt de meeste winst te boeken langs de inkomstenzijde door het aantrekken van cliënteel en dossiers.

​Opvallend genoeg zien we een daling in de algemene kantoorkosten in de periode 2022-2024, zowel relatief als in het absolute bedrag. Rekening houdend met de vrij hoge inflatie in deze periode, betekent dit dat kantoren de hand op de knip hielden en hun kosten probeerden te beperken.

Personeelskosten: sterke toename

De salariskosten (incl. vergoedingen aan freelancemedewerkers) vormen veruit de grootste uitgavenpost in een notariskantoor.

Een opvallende trend is de significante stijging van de personeelsuitgaven over de laatste jaren. In 2022 bedroegen deze nog 27% van de omzet, terwijl dit in 2024 al 29% was.

De loonindexeringen speelden een grote rol in deze evolutie. De gemiddelde loonkost per voltijdse notarismedewerker steeg van 72.828 euro in 2022 naar 81.543 euro in 2024, een stijging van maar liefst 11% op twee jaar. De kostprijs van een effectief gewerkt uur nam toe van 46 euro naar 51 euro. In de groep van de 20% hoogste salarissen, steeg deze kost naar 78 euro per gewerkt uur. Uitgedrukt per dossier is de stijging in salariskosten nog aanzienlijker: van 347 euro per dossier in 2022 naar 406 euro per dossier in 2024, een stijging van wel 17%.

​"Penny wise, pound foolish": een overdreven focus op het uitsparen van kleine kosten, terwijl grotere bedragen ongehinderd buitenstromen.

​Conclusie: strategisch besparen en investeren

Uiteraard hebben economische en regulatoire evoluties, en in het bijzonder de evoluties op de vastgoedmarkt, een sterke impact op de rentabiliteit van een notariskantoor. Op lange termijn valt de meeste winst te boeken langs de inkomstenzijde door het aantrekken van cliënteel en dossiers.

Maar in het totaalplaatje moeten ook de kosten strategisch bekeken worden. En gezien de enorm stijgende personeelskosten wordt het voor notarissen cruciaal om optimaal om te gaan met hun personeelsbestand.

Het is belangrijker dan ooit dat notarissen over een evenwichtig team beschikken, waarbij iedereen efficiënt wordt ingezet. Het is de taak van de notaris-manager om een aantrekkelijke werkplek te creëren, het team te vormen en te coachen, goede processen uit te werken en de taken helder te verdelen.

Het kan ook de moeite lonen om besparingen te zoeken in de algemene kantoorkosten. Het meeste effect kan men realiseren bij de grootste posten, zoals bij de huur en het onderhoud van het gebouw. Idealiter gaat men ook verstandig om met de kleine kostenposten: overschakelen naar een goedkopere leverancier kan de moeite zijn voor zover dit niet ten koste gaat van de kwaliteit en dienstverlening.

Maar hier ligt voor sommige notarissen toch vooral de valstrik van de verkeerde focus. Besparingen op de kleinere kostenposten zullen aan het eind van de rekening slechts een beperkte impact hebben. Het Engels kent de uitdrukking "penny wise, pound foolish": een overdreven focus op het uitsparen van kleine kosten, terwijl grotere bedragen ongehinderd buitenstromen.

En besparingen op de algemene kantoorkosten dreigen soms zelfs een tegengesteld effect te veroorzaken. Gezien het enorme aandeel van de personeelskosten, kunnen investeringen (uitgaven) met een positieve impact op de efficiëntie en het welzijn van het personeel net helpen om de totale kosten onder controle te houden.

Enerzijds omdat investeringen in een aangename werkomgeving en een goede ondersteuning kunnen helpen om talent aan te trekken en te houden

Anderzijds omdat investeringen met een positieve impact op de efficiëntie (performante computers, goed modellenbeheer, efficiëntie verhogende software, …) een enorm terugverdienpotentieel hebben.

Voor slimme besparingen die het kantoor operationeel en financieel sterker maken, is het dus essentieel om te vertrekken vanuit een goed geïnformeerde en weloverwogen analyse van de kosten.

​Paul Vanassche, partner NotaPulse