In een vorig artikel gaven we een inleiding en enkele tips over hoe u efficiënt videoconferencing kunt gebruiken in uw advocatenkantoor. In het artikel van vandaag richten we ons op het verbeteren van de kwaliteit van geluid en video tijdens uw videovergaderingen. Nu, kwaliteit kan een subjectief iets zijn. Daarom is het misschien praktischer om bij het beoordelen van de kwaliteit van uw videovergaderingen uw werkelijke behoeften in gedachten te houden. U zult meer professionele apparatuur nodig hebben, als u bijvoorbeeld betalende webinars organiseert, dan wanneer u slechts vergaderingen hebt om bij te praten en werkzaamheden te coördineren met collega’s.

Welke infrastructuur gebruiken?

Laten we beginnen met enkele algemene overwegingen met betrekking tot uw infrastructuur. Naast goede apparatuur speelt ook de omgeving van waaruit u uw videogesprekken voert een belangrijke rol. U wilt alle bronnen van interferentie tot een minimum beperken. Tot deze storingen kunnen lichtbronnen behoren, die te fel of te donker kunnen zijn, of op de verkeerde plaats kunnen staan. Het kan ook gaan om omgevingsgeluiden: apparatuur die lawaai maakt, telefoons, straatgeluiden, mensen die praten, enz. U wilt een rustige locatie, met voldoende verlichting en zo weinig mogelijk geluidsinterferentie. U kunt zelfs overwegen een geluidsdichte pod te installeren, indien nodig. In deze context moet het ook duidelijk zijn dat videogesprekken voeren terwijl u op de baan bent, nooit een goed idee is.

U wilt ook een snelle en stabiele internetverbinding. Doorgaans bent u voor een laptop of PC op kantoor beter af met Ethernet-netwerkkabels dan met Wi-Fi, aangezien Wi-Fi veel gevoeliger is voor storingen. Zelfs als u hoofdzakelijk Wi-Fi gebruikt, is het zinvol om ten minste één toestel met een fysieke kabelverbinding met de router voor te behouden voor videoconferenties.

Geluid verbeteren

In een vorig artikel hebben we erop gewezen dat de geluidservaring van de gebruikers belangrijker is dan hun video-ervaring tijdens videoconferencing. Hoe kunt u het geluid van uw vergadering verbeteren? Het eerste wat u moet doen, is het geluid van uw microfoon kalibreren. Het kan zijn dat u dit moet doen op het niveau van het besturingssysteem en/of van de videosoftware die u gebruikt. In het besturingssysteem vindt u dit meestal in het apparaatbeheer. In de videosoftware vindt u dit in de instellingen. Als u uw toestel op verschillende locaties gebruikt (bijv. een laptop of smartphone die u zowel thuis als op kantoor gebruikt), kunt u overwegen het toestel opnieuw te kalibreren telkens wanneer u zich op een andere locatie bevindt. Zelfs bij desktop pc’s is het een goede gewoonte om regelmatig opnieuw te kalibreren.

We hebben het al gehad over het verminderen van geluidsinterferentie. Dit geldt ook voor uw geluidsapparatuur zelf, waar u een echo of andere interferenties zoals feedback van uw luidsprekers wilt vermijden. Doorgaans voorkomt u beide door een headset te gebruiken. Tegenwoordig zijn de meeste laptops en smartphones met ingebouwde microfoons ook gekalibreerd om echo en feedback te vermijden.

Voor een optimale geluidskwaliteit moet u de ideale afstand vinden tussen uw mond en de microfoon. Afhankelijk van de microfoon die u gebruikt, is dit meestal tussen 10 en 30 cm. Doe een aantal tests om de optimale afstand te vinden. Voor veel externe microfoons is dat ongeveer 15 cm.

Kies de juiste apparatuur voor uw behoeften. Dit geldt zowel voor microfoons als luidsprekers. De microfoons die in smartphones en laptops zijn ingebouwd, bieden vaak een behoorlijke kwaliteit, maar met een headset is de kwaliteit meestal beter. De luidsprekers van mobiele apparaten zijn doorgaans van mindere kwaliteit, dus ook hier zullen een headset of oordopjes of externe luidsprekers een betere optie zijn. Als u een desktop-pc gebruikt, hebt u sowieso een externe microfoon en externe luidsprekers nodig.

Als u webinars en videoblogs organiseert, hebt u professionelere microfoons nodig. Dit kunnen eenvoudige USB-microfoons zijn, bekabelde lavalier-microfoons (lavalier-microfoons zijn clip-on-microfoons), draadloze lavalier-microfoons of desgewenst zelfs meer professionele microfoons. Aangezien het de bedoeling is uw stem op te nemen, geeft u de voorkeur aan eenrichtingsmicrofoons, omdat die ongewenste omgevingsgeluiden beter buiten houden. Een condensatormicrofoon (condenser microphone) is aanbevolen, omdat die zich vooral richt op het bereik van de menselijke stem.

Als u met geluidsinterferentie uit uw omgeving te maken hebt, kunt u gebruik maken van ruis-onderdrukkende toepassingen die meestal voorhanden zijn als plug-ins voor uw videoconferentie- of opnamesoftware.

Ten slotte is het een goede gewoonte om bij een videoconferentie uw microfoon uit te schakelen wanneer u niet spreekt. En vergeet niet hem weer aan te zetten als u wel spreekt.

Verbeteren van beeldkwaliteit

Laten we het vervolgens hebben over het verbeteren van uw videokwaliteit. De meeste camera’s kalibreren zichzelf wanneer ze in gebruik zijn, dus hoeft u uw camera niet te kalibreren. Als u een laptop of pc gebruikt en de kleuren op uw monitor nog nooit hebt gekalibreerd, kunt u dat beter even doen. Het is typisch iets wat u maar één keer moet doen.

Het belangrijkste aspect van video is waarschijnlijk de belichting. In theorie is natuurlijk licht het beste, maar vaak is dat niet voldoende. Er zijn veel oplossingen met grote prijsverschillen. Selfie-ringen, ook wel ringverlichting genoemd, zijn een goed begin en voldoen voor de meeste doeleinden. Voor meer professionele opstellingen gebruikt u best driepuntsverlichting, met daarbovenop optionele accentverlichting voor extra kwaliteit.

Uw kijkers zullen naar u kijken en naar wat zich achter u bevindt. Zorg ervoor dat u de camera op ooghoogte en in een geschikte hoek houdt. Ga niet te dicht of te ver van de camera zitten. Wees bewust van wat er achter u te zien is. Vermijd afleidingen. De meeste videoconferentiesoftware biedt u de mogelijkheid een achtergrond of virtuele achtergrond te gebruiken. Het is een goede gewoonte om een achtergrond te kiezen die neutraal is en de aandacht niet afleidt.

Wat de te gebruiken apparatuur betreft, heeft u keuze te over. De meeste laptops en smartphones zijn uitgerust met degelijke – en sommige zelfs uitstekende – camera’s. Als die niet voldoende kwaliteit leveren, of als u een desktop pc gebruikt, hebt u een alternatief nodig. U zou een webcam kunnen gebruiken. Als u een digitale camera of videocamera hebt, bieden die vaak al een betere kwaliteit dan een webcam. Op verschillende digitale camera’s en videocamera’s kan ook een externe microfoon worden aangesloten. Nog professionelere opstellingen zouden een camera met verwisselbare lens en een snelle lens omvatten.

Bedenk echter wel dat video met hoge resolutie een snelle, stabiele en betrouwbare internetverbinding vereist. Het is een goede gewoonte om alle andere toepassingen met toegang tot het internet die u tijdens uw videoconferentie niet nodig hebt, af te sluiten.

Vergeet niet dat zelfs wanneer uw microfoon is gedempt en/of u niet spreekt, u nog steeds op het scherm bent en de mensen u kunnen zien.

Nog enkele tips

Tot slot enkele aanvullende overwegingen en beste praktijken:

• Hou het kort.
• Gebruik geen videoconferentie als een telefoongesprek zou volstaan.
• Overweeg asynchrone vergaderingen als u samenwerkt met mensen in verschillende tijdzones. (Het is beter om twee vergaderingen te houden met minder deelnemers op tijdstippen die hen goed uitkomen, dan één vergadering voor iedereen op een tijdstip dat een deel van uw deelnemers ongelegen komt).
• Als u een onlinepresentatie geeft, gebruik dan aantrekkelijke afbeeldingen.

Succes met uw videoconferentie!

Bronnen

• https://techcrunch.com/2020/05/13/how-to-create-the-best-at-home-videoconferencing-setup-for-every-budget/ 
• https://uit.stanford.edu/videoconferencing/best-practices
• https://www.pcmag.com/how-to/8-tips-for-better-video-conference-calls 
• https://www.forbes.com/sites/bryancollinseurope/2020/04/22/tips-for-video-conference-newbies/
• https://uit.stanford.edu/news/top-tips-improve-audio-quality-your-zoom-meetings
• https://harvard.service-now.com/ithelp/web%20browser?id=kb_article&sys_id=cddd4790db6b889096ab5682ca9619a4
• https://support.ti.davidson.edu/hc/en-us/articles/360044636913-Tips-to-Improve-Audio-Quality-in-Zoom-and-Other-Online-Meetings
• https://www.businessinsider.com/how-to-improve-zoom-audio-quality?IR=T
• https://www.zdnet.com/article/back-to-work-why-your-next-office-could-be-a-soundproof-pod/