De huidige arbeidsmarkt wordt gekenmerkt door flexibiliteit: zowel werkgevers als werknemers hebben er alsmaar meer nood aan. Er bestaan verschillende manieren om hieraan tegemoet te komen. In deze bijdrage wordt gefocust op twee eenvoudige systemen: extralegale vakantie en overuren, om zowel aan de noden van de werknemer als die van de werkgever tegemoet te komen. Denk maar aan de momenten waarop een werknemer om welke reden dan ook nog een extra vakantiedag nodig heeft of wanneer de werkgever geconfronteerd wordt met extra werk en de werknemer graag nog wat bij zou verdienen. Hierna wordt ingegaan op de basisprincipes en de praktische invoering ervan.
Extralegale vakantie: volledig conventioneel overeen te komen
Principe
In toepassing van de wetgeving op de jaarlijkse vakantie heeft een voltijdse werknemer in principe recht op twintig vakantiedagen. Indien de werkgever daar bovenop nog vakantiedagen zou willen toekennen, dan geldt er voor die extralegale vakantie geen specifieke wettelijke regeling.
Extralegale vakantie kan volledig conventioneel toegekend worden. Hoewel dat zelfs mondeling kan, raden we om bewijsredenen wel aan om het recht en de modaliteiten ervan schriftelijk vast te leggen.
Voor alle werknemers
Extralegale vakantie kan op algemene wijze voor alle werknemers van de onderneming worden toegekend via een bedrijfspolicy, het arbeidsreglement of een ondernemings-cao. Daarin kan worden bepaald dat men voor de toekenning ervan aan bepaalde voorwaarden zou moeten voldoen. De voorwaarden moeten weliswaar objectief zijn en er mag geen discriminerend onderscheid worden gemaakt. In de praktijk worden zo vaak extralegale vakantiedagen op basis van anciënniteit toegekend, hetgeen perfect mogelijk is. Ook de modaliteiten, zoals wanneer de vakantie opgenomen kan worden en of ze al dan niet overdraagbaar is naar het volgende kalenderjaar, kunnen worden vastgelegd. Dit komt de rechtszekerheid ten goede en vermindert de kansen op discussie.
Individueel toekennen: geen discriminatie
Er kan ook worden gekozen om extralegale vakantie niet aan alle werknemers toe te kennen. Bij de aanwerving kan een werknemer bijvoorbeeld verzoeken om extra vakantie of bij wijze van beloning kan tijdens een lopende arbeidsovereenkomst aan een werknemer extra vakantie worden toegekend. Dit wordt dan best opgenomen in de individuele arbeidsovereenkomst of in een addendum bij de bestaande arbeidsovereenkomst. Dit vormt op zich geen probleem met betrekking tot de gelijkheid tussen werknemers onderling zolang dit onderscheid niet wordt gebaseerd op de verboden criteria uit de antidiscriminatiewetgeving: geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, syndicale overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, een fysieke of genetische eigenschap en sociale afkomst. Ook differentiëren op basis van een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur of voor deeltijdse arbeid is niet toegestaan, tenzij dat redelijk verantwoord zou kunnen worden.
Loonverwerking
De dagen extralegale vakantie moeten gemeld worden bij het sociaal secretariaat, dat dit eenvoudigweg op de loonfiche van de werknemer zal vermelden. Het is een dag waarop het normaal loon doorbetaald wordt, weliswaar met een vrijstelling van prestaties. Het onderscheid met de jaarlijkse vakantie moet wel goed bewaakt worden, zodat de extra dagen daarvoor niet mee worden geteld en bijvoorbeeld ook niet verschijnen op het vakantieattest bij uitdiensttreding. In dat opzicht is het trouwens ook aangewezen om duidelijk te voorzien, bijvoorbeeld in het arbeidsreglement, dat de wettelijke vakantiedagen eerst moeten worden opgenomen.
Overuren
Enkel overuren in onvoorziene omstandigheden
Eenvoudig gesteld is er sprake van ‘overwerk’ wanneer de vastgelegde arbeidsduurgrenzen door een werknemer worden overschreden.
In tegenstelling tot wat vermoed wordt, is klassiek overwerk enkel in specifieke gevallen toegelaten, zoals een “buitengewone vermeerdering van werk” en “een onvoorziene noodzakelijkheid”. Deze gevallen veronderstellen beiden in principe een voorafgaande goedkeuring (respectievelijk van de sociaal inspecteur en de vakbondsafvaardiging).
Toekennen van inhaalrust en overloon
Worden er overuren gepresteerd, dan moet er inhaalrust worden toegekend. De geldende gemiddelde arbeidsduurgrens moet immers nog steeds worden nageleefd. In paritair comité 216 voor de notarisbedienden werd de maximumgrens van de werkelijke arbeidsduur ingekort tot 37 uren en 30 minuten. Daarnaast moet ook steeds de ‘interne grens’ van 143 uur tijdens de referteperiode (een trimester of een jaar) nageleefd worden. De arbeidsduur mag hoe dan ook nooit meer dan elf uren per dag noch vijftig uren per week overschrijden. Heel wat om in het achterhoofd te houden dus.
Toekennen van inhaalrust is niet het enige waarmee rekening gehouden moet worden, aangezien er onder bepaalde voorwaarden ook nog overloon verschuldigd is. Dit is het geval voor alle uren verricht boven negen uren per dag of veertig uren per week of boven de lagere sectorale grens (op voorwaarde dat die lagere grens werkelijk wordt toegepast, bv. zonder ADV-compensatie). Overloon houdt in dat een toeslag van 50% of 100% op zon- en feestdagen wordt betaald.
Eenvoudiger alternatief: vrijwillige overuren
Een aantal jaar geleden werd een nieuwe regeling ingevoerd van ‘vrijwillige overuren’: een handig systeem met heel wat minder formaliteiten en voorwaarden.
Op initiatief van de werknemer en met zijn akkoord, kunnen de arbeidsduurgrenzen overschreden worden met maximum honderd uur per kalenderjaar. Deze overschrijding is evident slechts mogelijk indien de werkgever dit wenst. Er zijn geen andere voorwaarden.
De enige – eenvoudige – formaliteit is dat de werkgever en de werknemer hiervoor een schriftelijk akkoord moeten sluiten, dat geldig is voor maximaal zes maanden. Het akkoord moet uitdrukkelijk zijn en voorafgaand aan het presteren van de overuren worden afgesloten.
Vrijwillige overuren geven geen aanleiding tot inhaalrust, want ze hebben geen impact op de gemiddelde arbeidsduurgrenzen. Hierop geldt één uitzondering: voor prestaties op zon- en feestdagen moet er wel inhaalrust zijn. Ook moet de absolute grens van elf uren per dag en vijftig uren per week nog steeds gerespecteerd worden.
Overloon zal dan weer wel voor elk uur betaald moeten worden.
Belangrijk: tot eind 2022 werd de grens van 100 uur opgetrokken tot 220 uur. De extra 120 uren worden ‘relance-uren’ genoemd en daarvoor is geen overloon verschuldigd.
Regeling binnen de onderneming in het arbeidsreglement
Gelet op de complexiteit van de regels met betrekking tot arbeidsduur en overuren, is het aanbevolen om dit goed te regelen in het arbeidsreglement. Duidelijke werkroosters met correcte arbeidsduurgrenzen en de manier waarop deze overschreden kunnen worden zijn een must. Indien er discussies over arbeidsduur rijzen, kan het arbeidsreglement zo een belangrijke rol spelen.
Het gebeurt immers toch regelmatig dat werknemers, vooral na het einde van hun arbeidsovereenkomst, plots de betaling van een heleboel onbetaalde overuren vorderen. Een duidelijk systeem om de gepresteerde overuren bij te houden, in combinatie met heldere richtlijnen en instructies in het arbeidsreglement (bijvoorbeeld dat overuren enkel met toestemming van een leidinggevende kunnen worden gepresteerd), kunnen dan van grote waarde zijn.
Geen tijdsregistratiesysteem verplicht
Indien een werknemer betaling van overuren vordert, moet hij hiervoor het bewijs leveren. Dit basisprincipe kwam onlangs even op de helling te staan, na een arrest van het Hof van Justitie en de interpretatie daarvan door de Belgische arbeidsgerechten. Er werd immers voorgehouden dat, indien de werkgever geen objectief en betrouwbaar tijdsregistratiesysteem had opgezet voor overuren, de bewijslast bij de werkgever kwam te liggen om aan te tonen dat overuren niet gepresteerd werden.
Ondertussen is de rechtspraak bijgedraaid en kunnen we concluderen dat – zolang onze Belgische wetgeving nog niet gewijzigd is –, de werkgever niet plots verplicht kan zijn om een tijdsregistratiesysteem in te voeren om overuren bij te houden, bij gebreke waaraan elke vordering tot betaling van overuren zal worden toegekend. De bewijslast ligt nog steeds bij de werknemer, maar de werkgever moet natuurlijk wel loyaal meewerken aan de bewijsvoering.
Verplicht of niet, een goed systeem om gepresteerde overuren bij te houden lijkt hoe dan ook geen overbodige luxe om discussies te vermijden.
Besluit
Zowel extralegale vakantie als (vrijwillige) overuren kunnen op eenvoudige wijze toegekend worden om tegemoet te komen aan de groeiende nood om personeel flexibeler tewerk te stellen. Zonder veel formaliteiten en voorwaarden kunnen beide systemen snel worden ingevoerd. Heldere instructies in combinatie met duidelijke schriftelijke overeenkomsten zijn, zoals steeds, wel van groot belang om elke discussie te vermijden.
Méline Rovillard & Sara Cockx, Stappers Advocaten
Lees hier meer artikels van Stappers.
Deze tekst verscheen in een iets uitgebreidere versie eerder in Tijdschrift Notarieel Management
Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
0 reacties