​Vanaf 2026 verandert de manier waarop bedrijven in België facturen uitwisselen fundamenteel. Elektronische facturatie (e-invoicing) wordt verplicht voor alle B2B-transacties. Wat voor veel ondernemers eerder abstract lijkt, is voor accountants bijzonder concreet: het raakt het hart van hun dagelijkse werk. De factuur, jarenlang hét centrale document in elk dossier, krijgt een volledig nieuw formaat. Geen pdf’s meer die via mail worden doorgestuurd, geen papieren die zich opstapelen in kasten, maar gestructureerde datasets die via het beveiligde Peppol-netwerk rechtstreeks van de ene naar de andere boekhouding gestuurd worden.

E-invoicing: zie het niet als, maar als opportuniteit

Dat vooruitzicht roept uiteenlopende reacties op. Sommigen halen opgelucht adem bij het idee dat eindeloos papierwerk en foutgevoelige manuele verwerking tot het verleden behoren. Anderen vrezen dan weer dat de overgang rommelig zal verlopen, dat cliënten afhaken of dat de gekozen software niet geschikt blijkt. Toch hoeft e-invoicing niet intimiderend te zijn. Integendeel, wie tijdig en weloverwogen stappen zet, kan de overstap soepel laten verlopen en tegelijk profiteren van duidelijke voordelen.

Het komt erop aan de verplichting niet enkel te zien als een opgelegd keurslijf. Uiteraard riskeren bedrijven die na 1 januari 2026 nog steeds geen elektronische facturen versturen sancties en problemen met de btw-aftrek, maar wie zich alleen op die negatieve kant focust, mist de echte winst. E-invoicing versnelt processen, maakt betalingen vlotter, verkleint de kans op fraude en schept overzicht in de administratie. Voor accountants betekent dit dat er minder tijd verloren gaat aan pure registratie en meer ruimte vrijkomt om cliënten te adviseren. De overstap is dus méér dan een juridische plicht: het is een kans om het kantoor efficiënter te laten draaien en de samenwerking met klanten te verdiepen.

Software voor e-invoicing: het keuzeproces in drie stappen

Stap 1: huidig proces grondig analyseren

Voor accountants begint de voorbereiding niet bij softwarecatalogi, maar bij een blik naar binnen. Hoe verloopt het huidige facturatieproces precies, zowel in het kantoor zelf als bij de cliënten die men begeleidt?

Nog altijd zijn er ondernemers die facturen opstellen in Word of Excel en die als pdf versturen. Andere bedrijven gebruiken wel een facturatietool, maar dan een die niet Peppol-conform is. Er zijn ook organisaties die al over boekhoudsoftware beschikken die technisch klaar is voor e-invoicing, maar waarvan de mogelijkheden amper benut worden.

Het loont om die situatie tot in detail te onderzoeken. Hoeveel facturen worden er maandelijks verwerkt? Hoe komen die binnen? Hoeveel tijd gaat er verloren aan verwerking en controle? Waar zitten de grootste frustraties? Een accountant die dat helder in kaart brengt, kan veel gerichter eisen formuleren bij de keuze van nieuwe software.

Die analyse is meteen ook een kans om cliënten te sensibiliseren. Niet door te dreigen met boetes of regels, maar door te tonen wat er vandaag stroef loopt en hoe e-invoicing daar verandering in kan brengen. Een gesprek in de trant van: “Dit is uw huidige manier van werken, dit verandert er vanaf 2026 en dit zijn de voordelen die u eruit haalt.”

Stap 2: verbeterpunten benoemen

De wettelijke verplichting is ook een uitgelezen kans om bestaande werkmethodes kritisch te bekijken. Waar liep het tot nu toe mis? Was er sprake van dubbel werk? Werden betalingen onvoldoende opgevolgd? Zorgden foutieve OCR-resultaten voor frustraties?

E-invoicing is immers meer dan het louter voldoen aan de wet, het is een manier om oude knelpunten structureel weg te werken. Het nieuwe systeem moet de problemen van vroeger niet digitaliseren, maar elimineren.

Wie de voordelen concreet benoemt, merkt dat de overgang minder bedreigend aanvoelt. Minder manueel werk, minder fouten, snellere betalingen, beter zicht op cashflow en lagere kosten: het zijn argumenten die niet alleen accountants overtuigen, maar ook cliënten enthousiast maken om mee te stappen in het verhaal.

Stap 3: software selecteren

Pas na die analyse start de zoektocht naar software, en daar wordt het vaak ingewikkeld. De markt is breed en divers: internationale platformen, Belgische specialisten en integraties binnen bestaande pakketten wedijveren om uw aandacht. Elk product belooft efficiëntie en gemak, maar niet elk product is even geschikt voor de specifieke noden van accountantkantoren.

De eerste selectie gebeurt op het vlak van conformiteit. Zonder aansluiting op Peppol en ondersteuning van het UBL-formaat komt een pakket eenvoudigweg niet in aanmerking. Daarnaast spelen gebruiksgemak en functionaliteit een grote rol. Kan een ondernemer zonder veel moeite een factuur verzenden? Heeft de accountant een duidelijk dashboard dat de status van facturen in één oogopslag toont?

Compatibiliteit is minstens even cruciaal. De software moet probleemloos samenwerken met het boekhoudpakket van het kantoor én met de tools van cliënten. Een oplossing die enkel binnen haar eigen ecosysteem goed draait, kan op korte termijn handig lijken, maar creëert op langere termijn frustraties.

En dan is er nog de kostprijs. Niet alleen de licentiekost telt, maar ook implementatie, opleiding, integraties en support. Een goedkope oplossing kan uiteindelijk duur uitvallen, terwijl een duurdere licentie zichzelf kan terugverdienen dankzij tijdswinst en het vermijden van fouten.

Tien aandachtspunten

1. Gebruiksvriendelijkheid

Zelfs de meest geavanceerde technologie is nutteloos wanneer gebruikers ze lastig vinden. Voor accountants kan dat soms nog te overbruggen zijn, maar voor cliënten is het een breekpunt.

Een zelfstandige die zich door ingewikkelde menu’s moet worstelen, vervalt snel in de oude gewoonte om een pdf te mailen. Een kmo die dubbel werk ervaart, zal de overstap als een last zien. En zodra dat draagvlak verdwijnt, gaan de voordelen van e-invoicing verloren.

Daarom is het cruciaal om software altijd ook door de bril van de cliënt te testen. Hoeveel stappen zijn er nodig om een factuur te verzenden? Hoe intuïtief oogt het dashboard? Kan iemand zonder digitale ervaring ermee uit de voeten? Hoe lager de drempel, hoe groter de kans dat het systeem breed gedragen wordt.

2. Facturen opvolgen in real time

Een van de belangrijkste voordelen van e-invoicing is de transparantie. Geen giswerk meer over de status van een factuur – verzonden, ontvangen, geweigerd of betaald – het staat er meteen bij.

Voor accountants betekent dit dat discussies over laattijdige betalingen sneller worden opgelost. Voor cliënten betekent het dat hun cashflow beter beheerd kan worden. En voor de samenwerking in het algemeen betekent het minder misverstanden en meer vertrouwen.

De manier waarop software die informatie presenteert, is cruciaal. Een dashboard dat overzichtelijk weergeeft welke facturen aandacht vragen, biedt veel meerwaarde.

3. Mobiliteit en flexibiliteit

Het werk van accountants speelt zich allang niet meer uitsluitend achter een bureau af, en voor cliënten geldt dat nog meer. Een mobielvriendelijke oplossing is daarom geen luxe, maar een absolute noodzaak.

Dat hoeft niet per se een aparte app te zijn, zolang de software via een browser ook betrouwbaar draait op smartphone of tablet. Het maakt een groot verschil of u onderweg snel een factuur kunt raadplegen of pas veel later achter uw bureau.

4. Snel inzetbaar

Software die maanden voorbereiding vraagt, is tegen 2026 onhaalbaar. De deadline ligt vast, en veel kantoren zullen pas eind 2025 in actie schieten.

Een goed pakket moet dus snel startklaar zijn. Registratie op Peppol mag geen struikelblok vormen: met enkele klikken moet de koppeling rond zijn. Hoe sneller cliënten hun eerste factuur kunnen versturen en accountants hun eerste inkomende factuur kunnen verwerken, hoe vlotter de implementatie en hoe groter het vertrouwen.

5. Veiligheid: geen detail, maar een fundament

Een factuur bevat gevoelige informatie: btw-nummers, bankrekeningnummers, bedragen, soms zelfs persoonlijke gegevens. Als accountant draagt u de verantwoordelijkheid om die data veilig te bewaren en te verwerken. Vraag leveranciers dus expliciet waar hun servers staan: binnen de Europese Unie, onder de bescherming van de GDPR, of buiten Europa, waar andere regels gelden. Informeer naar de manier waarop gegevens worden versleuteld – zowel tijdens verzending als in opslag – en hoe vaak er back-ups worden gemaakt. Even belangrijk is het disaster recovery-plan: hoe snel kan de software weer operationeel zijn na een storing of aanval? Een leverancier die hier duidelijke en transparante antwoorden op geeft, bewijst dat hij de vertrouwensrol van accountants begrijpt.

6. De prijs: transparantie boven alles

Veel softwareleveranciers hanteren een abonnementsformule per gebruiker of per maand. Dat lijkt overzichtelijk, maar vaak duiken er verborgen kosten op: extra kosten voor opslag, voor facturen boven een bepaald volume, voor integraties of voor support.

Voor accountants is dat een nachtmerrie. Zij hebben nood aan zekerheid, zowel voor zichzelf als voor hun cliënten. Kies daarom voor een oplossing die helder en transparant communiceert over de prijs. Een vaste prijs geeft rust; verrassingsfacturen zorgen voor frustratie en wantrouwen.

7. Schaalbaarheid: klaar voor de toekomst

Een kantoor dat vandaag vijftig dossiers beheert, kan er binnen enkele jaren tweehonderd hebben. Nieuwe cliënten brengen niet alleen meer facturen mee, maar ook complexere stromen. Software die vandaag volstaat, kan dan plots tekortschieten.

Schaalbaarheid is daarom essentieel, zowel in volume als in functionaliteit. Vandaag is het misschien voldoende om facturen te verzenden en te ontvangen, maar morgen verwachten cliënten goedkeuringsflows, integraties met ERP-systemen of koppelingen met banken.

Wie software kiest, moet durven vooruitdenken. Is de oplossing modulair uit te breiden? Heeft de leverancier een duidelijke roadmap? Kan de infrastructuur grotere volumes aan zonder kwaliteitsverlies? Wie zich blindstaart op de huidige noden, riskeert binnen enkele jaren opnieuw te moeten migreren: een kostelijke en belastende operatie.

8. Support: leverancier of partner?

Ondersteuning is vaak een onderschat aspect, maar in de praktijk cruciaal. Iedereen kent de frustratie van een helpdesk die na lang wachten een standaardantwoord geeft. Voor accountants die onder tijdsdruk werken, is dat onaanvaardbaar.

Goede support betekent dat er Nederlandstalige of Franstalige hulp beschikbaar is, dat men de Belgische context en fiscale regelgeving begrijpt, en dat problemen snel opgelost worden. Het gaat echter verder: proactieve communicatie bij storingen, betrokkenheid bij verbeteringen, en een houding die eerder aan een partnerschap doet denken dan aan een loutere verkoopsrelatie.

Voor accountants, die zelf het vertrouwen van hun cliënten dragen, is dat verschil van levensbelang.

9. Changemanagement: mensen meekrijgen

Technisch gezien is nieuwe software installeren niet bijzonder moeilijk. De echte uitdaging schuilt in het meekrijgen van mensen. Medewerkers die jarenlang op dezelfde manier gewerkt hebben, moeten hun routines aanpassen. Cliënten die altijd pdf’s mailden, moeten leren een portaal te gebruiken.

Wie denkt dat dit vanzelf gaat, vergist zich. Zonder begeleiding wordt e-invoicing gezien als een last in plaats van een vooruitgang. Daarom is changemanagement net zo belangrijk als de softwarekeuze zelf.

Interne opleidingen, het aanwijzen van ambassadeurs die collega’s kunnen ondersteunen en duidelijke communicatie naar cliënten maken een wereld van verschil. Door de nadruk te leggen op voordelen – sneller inzicht, betere cashflow, minder fouten – groeit het draagvlak en wordt de overgang een succes.

10. Belgische context: lokaal of internationaal?

De softwaremarkt is breed. Grote internationale spelers bieden krachtige oplossingen met tal van functies, maar missen soms aansluiting met de Belgische realiteit, zoals koppelingen met banken of kennis van lokale btw-regels. Lokale aanbieders hebben dat voordeel wel, maar kampen soms met een beperktere schaalgrootte en minder innovatiekracht.

Voor accountants is de keuze dus een afweging. Kiest u voor de schaal en innovatie van een internationale speler, met het risico dat u bepaalde koppelingen zelf moet oplossen? Of verkiest u de nabijheid en pragmatiek van een Belgische aanbieder, die de lokale context door en door kent?

Het antwoord hangt af van de klantenportefeuille en de ambities van het kantoor. Voor zelfstandigen en kmo’s volstaat vaak een lokale oplossing. Voor kantoren met internationale activiteiten is een robuust platform met grensoverschrijdende mogelijkheden interessanter.

U merkt het meteen, e-invoicing is geen last die u louter moet dragen, maar een hefboom die uw kantoor vooruit kan stuwen. Wie nu de juiste software kiest, wint niet alleen aan efficiëntie en zekerheid, maar ook aan tijd en vertrouwen bij cliënten. Met een scherp oog voor gebruiksgemak, integratie, veiligheid en toekomstgerichtheid maakt u van een wettelijke verplichting een strategische troef.

Dimitri Thijskens

​​Deze tekst werd ook gepubliceerd in het ITAA-zine van het ITAA.