​Als accountant of belastingadviseur bevindt u zich samen met uw cliënt in de financiële cockpit van de onderneming. U analyseert de cijfers, detecteert de trends en bent vaak de eerste die merkt wanneer turbulentie op komst is. In die unieke vertrouwenspositie bent u niet enkel een cijferaar, maar een cruciale adviseur voor het bestuursorgaan. Een wettelijk mechanisme, even dwingend als risicovol, treedt dan immers in werking: de alarmbelprocedure.

Hoewel de eindverantwoordelijkheid voor het activeren van deze procedure bij het bestuursorgaan ligt, begint de detectie bijna altijd op uw bureau. Een niet of laattijdig ingrijpen kan bestuurders persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de schulden van de onderneming. In het kielzog daarvan kan ook uw professionele aansprakelijkheid als adviseur in vraag worden gesteld. Dit artikel wil u als adviseur wapenen met de kennis om de alarmsignalen tijdig te herkennen, de procedure te doorgronden en uw cliënten – én uzelf – te beschermen tegen de gevolgen van stilzitten. Bent u zich bewust van de signalen én uw cruciale rol in dit proces?

Finaliteit van de alarmbelprocedure

De alarmbelprocedure is een wettelijke procedure die het bestuursorgaan van een vennootschap (NV, BV of CV) verplicht om binnen een strikte termijn de algemene vergadering van de onderneming bijeen te roepen, wanneer de financiële gezondheid van de vennootschap is aangetast of dreigt te worden aangetast. De finaliteit van de alarmbelprocedure is tweeledig en van openbare orde: enerzijds de belangen van derden, voornamelijk de schuldeisers, beschermen, en anderzijds de aandeelhouders informeren en hen laten beslissen over de toekomst van de vennootschap. Het is als het ware een formele waarschuwing die bestuurders dwingt tot reflectie en actie.

De alarmbelprocedure is een ex post-beschermingsmaatregel: ze treedt pas in werking wanneer de financiële situatie van de onderneming reeds (al dan niet) aanzienlijk is verslechterd.

Bescherming van derden (schuldeisers)

De alarmbelprocedure beoogt te voorkomen dat een vennootschap die in zwaar weer verkeert haar activiteiten ongewijzigd voortzet en nieuwe verbintenissen aangaat die ze wellicht niet kan nakomen, waardoor de schuldenput verder aangroeit. Ze beschermt de ‘boedel’ tegen verdere uitholling van het actief en vrijwaart zo de (toekomstige) verhaalsmogelijkheden van de schuldeisers.

Activering en responsabilisering van aandeelhouders

De procedure dwingt het bestuursorgaan om de aandeelhouders formeel te confronteren met de precaire toestand. De aandeelhouders moeten een bewuste keuze maken: ofwel engageren ze zich tot concrete herstelmaatregelen, ofwel besluiten ze tot ontbinding van de vennootschap over te gaan.

De verplichting tot bijeenroeping van de algemene vergadering rust op het bestuursorgaan. Het is niet voldoende om deze verplichting alleen in acht te nemen bij de opmaak van de jaarrekening. Zij ontstaat zodra het bestuur weet – of redelijkerwijs had moeten weten – dat een bepaalde drempel is bereikt. Tussentijdse cijfers, een halfjaarlijkse staat of een onvoorziene tegenslag kunnen de procedure activeren.

De triggers: wanneer gaat de alarmbel af?

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) maakt een onderscheid tussen de activeringsmechanismen van de alarmbelprocedure in functie van de vennootschapsvorm.

Voor de BV en CV: dubbele test (art. 5:153 en 6:119 WVV)

Met de afschaffing van het kapitaalbegrip in de BV en CV werd een nieuwe, meer economisch geïnspireerde dubbele test ingevoerd: de balanstest en de liquiditeitstest. De alarmbel rinkelt zodra één van de volgende twee situaties zich voordoet:

Balanstest of nettoactieftest (eigen vermogen) – artikel 5:142 en 6:115 WVV

De alarmbelprocedure wordt geactiveerd wanneer het nettoactief van de vennootschap negatief is geworden of dreigt negatief te worden.

Wat is het nettoactief?

Artikel 5:142 WVV definieert het nettoactief als het totaalbedrag van de activa, verminderd met de voorzieningen, de schulden en, behoudens uitzonderingen, de nog niet afgeschreven oprichtings-, uitbreidingskosten en kosten voor onderzoek en ontwikkeling. In de praktijk komt dit neer op het boekhoudkundig eigen vermogen.

De ‘dreiging’

Als het nettoactief negatief is geworden of dreigt te worden, moet worden ingegrepen. Het bestuur kan niet passief wachten tot het nettoactief onder nul duikt. Het moet een prognose maken. Als adviseur kan u dit concreet maken door op basis van tussentijdse resultaten en budgetten te extrapoleren.

Liquiditeitstest (cashflow) – artikel 5:143 en 6:116 WVV

De alarmbelprocedure wordt ook geactiveerd wanneer het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer zeker is dat de vennootschap, volgens de redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, haar schulden zal kunnen voldoen naarmate deze opeisbaar worden gedurende de volgende twaalf maanden.

Deze tweede cashflowtest is subjectiever. De wet vereist een dynamische analyse van de toekomstige kasstromen. Een vennootschap kan perfect solvabel zijn op papier, maar toch illiquide zijn. De test vereist een kasstroomplanning (cashflow forecast) voor de komende twaalf maanden. De rol van de adviseur is hier essentieel. Het bestuur, met uw hulp, moet alle redelijkerwijs te verwachten inkomsten en uitgaven in kaart brengen. Als uit deze prognose blijkt dat de vennootschap structureel haar opeisbare schulden niet zal kunnen betalen over een periode van twaalf maanden, is het resultaat van de test negatief. Statische ratio’s zoals de current ratio of quick ratio kunnen een eerste indicatie zijn, maar volstaan op zichzelf niet.

Voor de NV: kapitaalgebonden drempels (art. 7:228 WVV)

Voor de NV blijft de regeling gebaseerd op de verhouding tussen het nettoactief en het maatschappelijk kapitaal (art. 7:228 WVV). De alarmbelprocedure kent hier twee cijfermatige drempels:

1. Drempel 1: het nettoactief is gedaald tot minder dan de helft (50%) van het maatschappelijk kapitaal.
2. Drempel 2: het nettoactief is gedaald tot minder dan een kwart (25%) van het maatschappelijk kapitaal.

Het ‘kapitaal’ moet hierbij begrepen worden als het geplaatste kapitaal. Dit betekent dat een NV die bij oprichting het kapitaal niet volledig heeft volgestort, sneller met de alarmbelprocedure geconfronteerd kan worden.

Daarnaast is er voor de NV een aparte procedure wanneer het nettoactief daalt tot beneden het wettelijk minimumkapitaal van 61.500 euro (art. 7:229 WVV). In dat geval kan elke belanghebbende of het openbaar ministerie de gerechtelijke ontbinding van de onderneming vorderen. De rechtbank kan de vennootschap een termijn geven om haar toestand te regulariseren.

Procedureverloop in de praktijk

Zodra een trigger is geactiveerd, volgt een strikte en formalistische procedure.

Vaststelling door het bestuursorgaan

Het moment van vaststelling is de datum waarop het bestuur de toestand vaststelde of, belangrijker nog, had moeten vaststellen. De verplichting tot opvolging is dus permanent aanwezig. Onwetendheid is geen excuus.

Algemene vergadering binnen twee maanden

Vanaf het moment van vaststelling heeft het bestuursorgaan exact twee maanden de tijd om een (bijzondere) algemene vergadering te laten plaatsvinden. De vergadering enkel bijeenroepen binnen die termijn is onvoldoende, ze moet ook effectief hebben plaatsgevonden en rechtsgeldig hebben beslist. Wachten op de jaarlijkse algemene vergadering is vaak geen optie als die buiten deze termijn valt.

Opmaak bijzonder verslag

Het bestuursorgaan is verplicht een omstandig verslag op te stellen, waarin het één van de twee mogelijke scenario's voorstelt: voortzetting van de vennootschap (continuïteit) of ontbinding van de vennootschap (discontinuïteit).

Voorstel tot voortzetting (continuïteit)

Deze piste gaat verplicht gepaard met een uiteenzetting en onderbouwing van gepaste herstelmaatregelen om de financiële toestand van de onderneming structureel te verbeteren. Dit mogen geen intentieverklaringen of vage beloftes zijn, maar moeten concrete, passende en uitvoerbare maatregelen betreffen.

Enkele voorbeelden: een kapitaalverhoging door inbreng in geld of natura, herzien van de kostenstructuur, aantrekken van nieuwe kredieten of heronderhandeling van bestaande leningen, fusie/splitsing, uitrollen van nieuwe rendabele activiteiten, enz.

Het louter mondeling toelichten van de maatregelen op de vergadering is onvoldoende.

Het verslag moet ten minste vijftien dagen vóór de algemene vergadering ter beschikking van de aandeelhouders worden gesteld op de zetel van de vennootschap. De afwezigheid van dergelijk verslag leidt tot de nietigheid van de genomen besluiten.

Voorstel tot ontbinding (discontinuïteit)

In dit geval wordt de verplichting van een verslag niet opgelegd door het artikel van de alarmbelprocedure zelf (art. 5:153 WVV voor de BV en art. 7:228 WVV voor de NV), maar door de algemene regels voor vrijwillige ontbinding (art. 5:157 WVV. j° 2:71 WVV).

Het verslag moet motiveren waarom de continuïteit niet langer haalbaar of wenselijk is en vergezeld gaan van een recente staat van activa en passiva.

Besluitvorming algemene vergadering

De algemene vergadering beraadslaagt over het verslag en beslist over de voorgestelde maatregelen of de ontbinding. Zij is niet gebonden door het voorstel en kan autonoom beslissen.

De vereiste meerderheden voor de beslissing variëren naargelang de vennootschapsvorm en de ernst van de situatie. In geval van voortzetting volstaat een gewone meerderheid om de voorgestelde herstelmaatregelen goed te keuren. Voor een ontbinding gelden in principe de regels voor een statutenwijziging. Voor de NV is er een uitzondering: als het nettoactief gedaald is tot minder dan één vierde van het kapitaal, volstaat een meerderheid van één vierde van de stemmen op de vergadering om tot de ontbinding te besluiten.

Gevolgen van niet-naleving: een dure vergissing

Het negeren van de alarmbelprocedure is een van de zwaarste fouten die een bestuurder kan begaan. De sancties zijn navenant.

Aansprakelijkheid van bestuurders

Niet-naleving van de alarmbelprocedure is één van de meest voorkomende gronden voor bestuurdersaansprakelijkheid (art. 5:153 § 3 WVV):

"Is de algemene vergadering niet overeenkomstig dit artikel bijeengeroepen, dan wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht uit het ontbreken van de bijeenroeping voort te vloeien."

Concreet houdt dit in dat een schuldeiser (of curator na faillissement) die schade lijdt niet langer moet bewijzen dat zijn schade (bv. onbetaalde factuur) het gevolg is van de fout van de bestuurder. De wet draait de bewijslast om. Het is aan het bestuur om het tegenbewijs te leveren: zij moeten aantonen dat de schade ook zou zijn opgetreden als de procedure wél correct was gevolgd. Dit is een bijzonder moeilijk te leveren bewijs.

Link met wrongful trading

Niet-inachtneming van de alarmbelprocedure is daarnaast vaak een doorslaggevend element bij een vordering wegens wrongful trading (art. XX.227 WER). Dit betreft de aansprakelijkheid die bestuurders sanctioneert voor het “kennelijk onredelijk verderzetten van een verlieslatende activiteit”.

Een rechter zal oordelen dat een bestuurder die de objectieve alarmsignalen van de wet negeert, wist of behoorde te weten dat de onderneming reddeloos verloren was. Door desondanks verder te handelen, heeft hij de schuldenput vergroot. De curator kan de bestuurder dan persoonlijk aansprakelijk stellen voor (een deel van) de toename van het passief.

En de adviseur?

Hoewel u als accountant of fiscalist geen wettelijke plicht heeft om de alarmbelprocedure te activeren, heeft u wel een contractuele en deontologische advies- en informatieplicht ten aanzien van uw cliënt. Uw beroepsaansprakelijkheid kan onder meer in het gedrang komen als u nalatig bent in het signaleren van de objectieve drempels die uit de cijfers blijken, of indien u nalaat het bestuur te wijzen op de ernstige juridische gevolgen van hun stilzitten.

Een curator zou na faillissement kunnen argumenteren dat uw stilzwijgen een beroepsfout is die heeft bijgedragen aan de toename van het passief. Het is daarom essentieel om uw advies schriftelijk aan het bestuursorgaan te communiceren en dit goed te documenteren. Hiermee toont u aan dat u uw inspanningsverbintenis als adviseur correct hebt ingevuld.

Conclusie: onmisbare rol van de adviseur

Niet-naleving van de alarmbelprocedure schept potentieel enorme financiële gevolgen voor het bestuursorgaan. De complexiteit ervan, zeker in de BV met de dubbele toets, vereist een alerte en proactieve houding van het bestuur. Als adviseur bent u de financiële co-piloot die de instrumenten afleest en de kapitein waarschuwt voor naderend onweer. Uw rol is niet om het stuur over te nemen, maar wel om ervoor te zorgen dat de kapitein alle nodige informatie heeft om de juiste inschatting te maken. Finaal is het de algemene vergadering die de beslissing maakt.

Uw rol als accountant is hierbij drieledig:

1. Detecteren: proactief de financiële ratio’s en prognoses opvolgen om de triggers tijdig te identificeren.
2. Informeren: het bestuur schriftelijk wijzen op de wettelijke verplichtingen, de strikte termijnen en de risico’s bij niet-naleving.
3. Assisteren: ondersteunen bij de opmaak van financiële en boekhoudkundige staten en opstellen van een geloofwaardig en onderbouwd bijzonder verslag met concrete herstelmaatregelen.

Door deze rol ter harte te nemen, helpt u de onderneming door woelig water te loodsen, beschermt u de bestuurders tegen persoonlijke financiële risico’s en vrijwaart u uw eigen professionele aansprakelijkheid.

Natalie Van Boven en Mathieu Verfaillie – Bricks Advocaten

​Deze tekst werd ook gepubliceerd in het ITAA-zine van het ITAA.