​Het verhaal van hoe Lieselotte koos voor een zetelverplaatsing van haar vennootschap naar Spanje … Lieselotte opende enkele jaren geleden haar winkel Hasta la Vista Beach aan de Belgische kust. Een echte droomzaak: surfplanken tegen de muur, rekken vol strandkledij, opblaasbare zwembanden in de vorm van flamingo’s en ananassen – alles wat je associeert met zon, zee en zomer.

Alleen liet de Belgische zomer haar geregeld in de steek… Ondanks de aantrekkelijke locatie en haar enthousiasme, bleven de resultaten achterwege. De verkoop kende pieken bij elk straaltje zon, maar lange, grijze periodes wogen op haar cijfers – én haar motivatie.

Tot ze zich op een dag afvroeg: "Wat als ik mijn winkel gewoon verhuis naar een land waar de zomer geen uitzondering is, maar de norm?" Spanje, Portugal, Italië – alles was bespreekbaar. Zo begon Lieselotte aan haar zoektocht en zonnigste idee tot dan toe: de verhuis van haar winkel (én haar vennootschap, waarin haar ouders eveneens een kleine participatie aanhouden) naar de Costa del Sol in Spanje.

Wat begon als een zonnige droom mondde al snel uit in een juridische ontdekkingstocht doorheen Europa: want hoe pak je een zetelverplaatsing aan of, of met andere woorden hoe verhuis je een Belgische vennootschap eigenlijk naar een ander Europees land?

De zetelverplaatsing vroeger: koffers pakken en hopen op het beste

Tot voor kort gebeurde dit een beetje zoals een spontane verhuis naar de zon: je pakte je koffers (en je statuten), sprong in de wagen en hoopte dat alles goed zou komen. Juridisch gezien was het vaak een lappendeken van nationale regels van de betrokken landen en Europese rechtspraak, wat leidde tot juridische onzekerheid.

Een twintigtal jaar geleden werden de eerste pogingen ondernomen om de grensoverschrijdende mobiliteit van vennootschappen te reglementeren, maar het is de mobiliteitsrichtlijn van 2019 die een volledig geharmoniseerde procedure binnen de Europese Unie bracht. Dankzij deze richtlijn werd de gewenste verhuis van Lieselotte via een geharmoniseerde procedure tussen België en Spanje mogelijk en werkbaar.

Belgische BV wordt Spaanse SL (met behoud van rechtspersoonlijkheid)

De richtlijn zorgt ervoor dat Lieselotte haar Belgische besloten vennootschap “Hasta la Vista Beach” kan omzetten naar een Spaanse Sociedad Limitada “Hasta la Vista Beach” (een Spaanse rechtsvorm die dicht aanleunt bij de Belgische rechtsvorm van een besloten vennootschap). En dat zonder dat de vennootschap haar rechtspersoonlijkheid verliest.

De Belgische fase: voorbereiden en wachten

De eerste fase van Lieselottes zetelverplaatsing speelt zich in België af. Als bestuurder is het aan haar om het omzettingsvoorstel op te stellen. Daarin legt ze onder meer uit waarom ze haar vennootschap wil verhuizen naar de Spaanse Costa del Sol, hoe dat concreet zal verlopen en wat de gevolgen zullen zijn van de zetelverplaatsing voor schuldeisers, werknemers en (minderheids-)aandeelhouders. Tegelijk stelt ze de nodige kennisgevingen op voor de stakeholders.

Zodra het omzettingsvoorstel en de kennisgevingen worden neergelegd en bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad, begint een wachttermijn van drie maanden. Tijdens die periode moet Lieselotte (als bestuurder) nog een aantal formaliteiten vervullen. Zo moet er een recente staat van actief en passief en een omstandig verslag van het bestuursorgaan worden opgemaakt waarin de impact van de zetelverplaatsing wordt toegelicht aan de aandeelhouders en de werknemers. Een bedrijfsrevisor zal hierover tevens een controleverslag dienen af te leveren.

Intussen krijgen schuldeisers de kans om extra waarborgen te eisen indien ze zich zorgen zouden maken over hun positie, en kunnen minderheidsaandeelhouders hun uittreding vragen als ze zich niet zouden kunnen vinden in de verhuisplannen van Lieselotte.

Is Lieselotte echter de enige aandeelhouder van haar BV, doen alle aandeelhouders eenparig afstand van bepaalde hiervoor vermelde handelingen of zijn er geen werknemers in dienst, dan kan de procedure eenvoudiger verlopen.

Na afloop van de wachttermijn van drie maanden kan de effectieve beslissing tot zetelverplaatsing worden genomen voor een Belgische notaris. Die stelt na de akte ook een “pre-attest” op: een document waarin wordt bevestigd dat alle Belgische formaliteiten correct zijn nageleefd.

De overstap naar Spanje

Met dat attest kan de Spaanse notaris aan de slag. Hij stelt op zijn beurt een slotakte op, waarin hij officieel bevestigt dat de vennootschap “Hasta la Vista Beach” voortaan haar zetel heeft onder de Spaanse zon. De vennootschap wordt dan nog geschrapt bij alle overheidsinstanties in België (denk onder andere aan de KBO en btw) en wordt vervolgens ingeschreven in het ondernemingsregister van Spanje. En voilà – de Belgische BV is een Spaanse SL geworden, mét juridisch paspoort in regel.

De zetelverplaasting: geen citytrip, wel een juridische expeditie

Hoewel de Europese richtlijn een duidelijke procedure voor grensoverschrijdende zetelverplaatsingen biedt, is het traject dat Lieselotte doorloopt allesbehalve een eenvoudige citytrip. Er komt heel wat bij kijken: een voorstel, kennisgevingen, verslaggeving, (wacht)termijnen, een attest, en natuurlijk ook kosten.

Ook de fiscus zwaait je uit bij een zetelverplaatsing

Ook de fiscale gevolgen mogen niet uit het oog verloren worden. Bij een vertrek uit België zou de fiscus namelijk nog kunnen aankloppen voor een zogenaamde exit-taks, wat eveneens financieel zou kunnen doorwegen.

Vraag tijdig professioneel advies

Lieselotte runt intussen met volle goesting haar vernieuwde Hasta la Vista Beach aan de Costa del Sol. De zon is er betrouwbaar, de strandgangers talrijk en de verkoop gaat vlot. Voor haar was dit alles het meer dan waard: het administratieve parcours heeft wat tijd en middelen gekost, maar leverde uiteindelijk een frisse start op in een markt die beter bij haar concept past.

Maar elke situatie is anders… het is dan ook essentieel om geval per geval te beoordelen of een verhuis juridisch, economisch én fiscaal zinvol is. Professioneel advies is daarbij vanzelfsprekend geen overbodige luxe. Maar als de zon dan eindelijk doorbreekt – zoals bij Lieselotte – kan het best de moeite zijn.

​Laurine Mys, VGD Accountants en Belastingsconsulenten.