​Naast de jaarafsluiting en fiscale aangiftes is er nog zo’n verplichting, die misschien iets minder enthousiasme opwekt bij ondernemers, namelijk de jaarlijkse bevestiging van het UBO-register. Toch hoeft dit helemaal geen administratieve kopzorg te zijn, op voorwaarde dat je goed weet wat er verwacht wordt.

Wat is het UBO-register precies?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner of uiteindelijke begunstigde. Dat zijn de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks de uiteindelijke controle uitoefenen over een organisatie.
Afhankelijk van:

• de mate van zeggenschap,
• de functie of rol binnen de organisatie,
• en het type entiteit,

kunnen verschillende categorieën van UBO’s worden onderscheiden.
Via het UBO-register verzamelt en beheert de FOD Financiën gegevens over de personen die daadwerkelijk achter een organisatie staan.

Waarom bestaat dit register?

• Transparantie verhogen
• Witwaspraktijken en fraude bestrijden
• De werkelijke eigendomsstructuur duidelijk maken

Heb je een Belgische vennootschap, vzw, stichting of andere juridische entiteit? Dan ben je verplicht om je UBO-gegevens te registreren én correct te houden.

Jaarlijkse bevestiging: ook zonder wijzigingen verplicht

Een veelgemaakte misvatting is dat je enkel actie moet ondernemen wanneer er iets verandert in de structuur of aandeelhouders. Dat klopt niet.

Ook wanneer alle gegevens identiek blijven, ben je wettelijk verplicht om elk jaar expliciet te bevestigen dat de informatie in het UBO-register nog steeds correct en actueel is.

Wie deze jaarlijkse bevestiging nalaat, riskeert administratieve sancties van 250 euro tot maar liefst 50.000 euro.

Tegen wanneer moet je bevestigen?

De uiterste datum hangt af van je laatste bevestiging.

Bevestigde je bijvoorbeeld op 15 februari 2025? Dan moet de volgende bevestiging uiterlijk op 15 februari 2026 gebeuren.

Je controleert deze datum eenvoudig via MyMinfin:

• Ga naar Mijn aangifte
• Open Mijn UBO-registratiedossiers
• Raadpleeg de UBO-fiche van je onderneming

Daar vind je de relevante informatie per entiteit.
Hoe voer je de bevestiging uit?
De procedure verloopt volledig digitaal:

1. Ga naar MyMinfin of rechtstreeks naar het UBO-register.
2. Meld je aan met eID, itsme of een andere toegelaten methode.
3. Heb je meerdere mandaten? Selecteer dan de juiste entiteit.
4. Open de UBO-fiche.
5. Controleer zorgvuldig of alle gegevens nog kloppen.
6. Klik onderaan op ‘Jaarlijkse bevestiging’.
7. Download of print het bevestigingsdocument en bezorg het aan je accountant.

Werk je met eStox?

Maak je gebruik van eStox, het beveiligde digitale effectenregister? In bepaalde gevallen wordt de jaarlijkse UBO-bevestiging automatisch verwerkt via het digitale aandelenregister. Toch controleer je dit best even bij je accountant of dossierbeheerder, zodat je zeker bent dat alles correct werd uitgevoerd.

Kort samengevat

• De jaarlijkse bevestiging van het UBO-register is verplicht, ook zonder wijzigingen.
• Controleer tijdig de bevestigingsdatum van je entiteit(en).
• Laattijdigheid kan leiden tot administratieve boetes.
• Twijfel je? Wij begeleiden je graag bij de registratie en bevestiging.

​Debby Pauwels – Vandelanotte