Artikel 33 van de Organieke Wet Notariaat handelt over de verplichting van elke notaris om een boekhouding te voeren waaruit te allen tijde en onmiddellijk de financiële toestand van het kantoor kan worden afgeleid. De tekst van dit artikel werd geherfomuleerd en uitgebreid. De nieuwe tekst geldt sinds 1 januari 2020.  De Nationale Kamer krijgt er een belangrijke taak mee bij.

De Nationale Kamer heeft voortaan immers de verplichting op permanente en elektronische wijze de boekhoudkundige informatie van alle Belgische notariskantoren te verzamelen en te verwerken, om zo (financiële) toestand van die kantoren te allen tijde onmiddellijk te kennen. De Nationale Kamer zal de gegevens niet alleen bewaren (gedurende tien jaar), maar ook verwerken. Zo kan ze zelf toezichthouden en nagaan of de  notarissen hun boekhoudkundige verplichtingen nakomen. Bovendien zal de Nationale Kamer voortaan, in het kader van die toezichtstaak, alle noodzakelijke maatregelen van preventieve of dwingende aard nemen.

Om deze nieuwe wettelijke taak te kunnen uitvoeren, heeft de Nationale Kamer een nieuw Reglement uitgevaardigd betreffende de organisatie van en het toezicht op de boekhouding van de notarissen[1] en ter goedkeuring overgemaakt aan de Koning. De controletaak van de Nationale Kamer zal worden waargenomen door de cel van toezicht op de boekhouding. Deze cel wordt in het nieuwe reglement belast met de verwerking van de verzamelde boekhoudkundige gegevens, het toezicht hierop en de communicatie met de betrokken kamer van notarissen. Aangezien ook de vorige reglementen op de organisatie van de notariële boekhouding van 9 oktober 2001 en het reglement op het toezicht op de boekhouding van 29 januari 2002 werden goedgekeurd bij KB van 9 maart 2003 en pas worden opgeheven zodra dit nieuw reglement in voege treedt, blijven deze bestaande reglementen in voege tot het nieuw reglement bij KB zal zijn goedgekeurd.

Een aantal bepalingen van het nieuw reglement, die een onmiddellijke impact hebben op de werking van de notariskantoren, treden evenwel op een aantal specifieke data in voege. Zo bijvoorbeeld het artikel 22 van het reglement dat handelt over het beschikbaar overschot dat steeds in elk notariskantoor voorhanden moet zijn. Blijkens deze nieuwe bepalingen zal dit beschikbaar overschot in de toekomst minstens zeven en een half procent (7,5%) moeten bedragen van het gemiddelde omzetcijfer van het kantoor tijdens de laatste drie boekjaren. Deze bepaling is in werking getreden op 1 januari 2020, met dien verstande dat er een overgangsregeling is voorzien voor de eerste twee jaar.

[1] Reglement van de Nationale Kamer betreffende de organisatie van en het toezicht op de boekhouding van de notarissen, aangenomen door de Algemene Vergadering van 26 oktober 2017, en gewijzigd door de algemene vergaderingen van 25 oktober 2018 en 24 januari 2019, nog niet goedgekeurd bij KB.

Auteur Hans De Decker is naast notaris eveneens professor aan de VUB voor de Manama Notariaat, waar hij de cursussen Inrichting Notariaat en Notariële Deontologie doceert.

In de reeks Organisatie van het Notariaat worden in een aantal korte bijdragen de verschillende aspecten van de inrichting van het notariaat belicht. Deze reeks is gebaseerd op de bijdrage van de heer notaris Hans De Decker “Inrichting van het Notariaat: dynamischer dan je op het eerste gezicht zou vermoeden!” in Rechtskroniek voor het Notariaat, deel 36. Zijn volledige artikel kunt u daar lezen.

Geïnteresseerd? Het ABONNEMENT 2020 omvat twee delen Rechtskroniek voor het Notariaat: deel 36 & 37.

[1] Zie ook het advies van het Directiecomité van de Nationale Kamer 2018-02 van 28 juni 2018: “Gezien het specifieke karakter van de videoconferentie en de volmacht dient de op afstand tussenkomende notaris zelf aanwezig te zijn gedurende de volledige videoconferentie en kan deze zich niet laten vervangen door een medewerker.”