​Wie recent post van de overheid kreeg, merkte het wellicht al: steeds vaker komt die niet meer op papier, maar in een digitale brievenbus die ‘eBox’ heet. Toch blijft het systeem voor veel burgers — en niet weinig juristen — een vaag begrip. Dat is jammer, want aan de eBox zijn echte rechtsgevolgen verbonden, met name op het vlak van termijnen. Een kennisgeving die u niet opent, doet de termijn gewoon lopen. Een korte stand van zaken is dus op zijn plaats.

De wettelijke basis is de wet van 27 februari 2019 inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox. Belangrijk om meteen te onthouden: er bestaan twee onderscheiden systemen. Voor natuurlijke personen is er My eBox, aangeboden door de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA), voor houders van een ondernemingsnummer is er eBox Enterprise, ontwikkeld door de RSZ. Beide staan volledig los van elkaar. Wie als zaakvoerder zijn ondernemingsbox raadpleegt, heeft daarmee zijn persoonlijke box als burger nog niet bekeken, en omgekeerd. De verzenders zijn de ‘gebruikers’ in de zin van de wet: de rijksbesturen, de rechterlijke orde, de instellingen van sociale zekerheid, de actoren in de gezondheidszorg en aanverwante overheden (artikel 2, 1°).

Het juridische hart van de regeling zit in artikel 7. Dat bepaalt dat een uitwisseling via de eBox dezelfde rechtsgevolgen heeft als een uitwisseling op papier, en dat zij geacht wordt te voldoen aan een eventuele verplichting tot aangetekende zending, al dan niet met ontvangstbewijs. Sinds de wetswijziging van 13 september 2023 moet de verzender daarvoor bij het bericht zichtbaar de woorden ‘aangetekende zending’ of een gelijkwaardige vermelding aanbrengen. Een eBox-bericht is dus geen vrijblijvende e-mail: het kan het volwaardige equivalent zijn van een aangetekende brief, met alle gevolgen van dien.

Net daarom is de regeling van het tijdstip en van de termijnaanvang cruciaal. De wetswijziging van 2023 voegde aan artikel 5 drie nieuwe leden toe die dit voor het eerst expliciet vastleggen. Als tijdstip van verzending geldt het ogenblik waarop de gebruiker het bericht heeft toevertrouwd aan het informaticasysteem op een wijze die hem niet langer toelaat het te herroepen of te wijzigen. Als tijdstip van ontvangst geldt het ogenblik waarop het bericht toegankelijk is voor de bestemmeling — let wel: toegankelijk, niet daadwerkelijk gelezen. En, het belangrijkste voor de praktijk: wanneer de verzending of ontvangst een termijn doet lopen, begint die termijn te lopen vanaf de eerste werkdag volgend op het tijdstip van elektronische verzending, respectievelijk ontvangst.

Twee nuances verdienen benadrukt te worden. Ten eerste gelden al deze regels “tenzij anders bepaald in de toepasselijke regelgeving”. Het gaat dus om aanvullend (suppletief) recht. Bijzondere termijnregelingen — denk aan de eigen logica van het Gerechtelijk Wetboek inzake betekening en kennisgeving, of aan fiscale en sociaalrechtelijke bezwaartermijnen — behouden voorrang. De eBox-wet schuift geen uniform termijnregime over alle rechtstakken heen; zij vult enkel de leemte waar de bijzondere wet zwijgt. Voor de praktijkjurist betekent dit dat men telkens eerst de toepasselijke bijzondere bepaling moet nazien vooraleer op de suppletieve eBox-regel terug te vallen. Ten tweede knoopt de termijn aan bij de toegankelijkheid van het bericht, niet bij de effectieve consultatie. Wie zijn box niet opent, ontsnapt dus niet aan de gevolgen. De wet bouwt wel waarborgen in: het systeem moet verzending en ontvangst ondubbelzinnig vaststellen en registreren, en een bewijs daarvan ter beschikking stellen (art. 4). Bij een systeemfout die verzending of ontvangst verhindert, geldt de geregistreerde informatie als bewijs en kan zij worden ingeroepen als overmacht (artikel 5). Voor de burger voorziet het uitvoerings-KB van 25 december 2023 bovendien in een herinnering bij ongelezen berichten, uiterlijk binnen de maand na verzending, met vermelding van de rechtsgevolgen.

De toetredingsvoorwaarden verschillen naargelang het systeem. Voor de burger berust het gebruik op voorafgaande, uitdrukkelijke instemming, die voor toekomstige berichten op elk moment kan worden ingetrokken; wie deactiveert, ontvangt opnieuw papier. Bovendien kan de natuurlijke persoon die instemt, gedurende een overgangsperiode aan verzenders vragen om bepaalde berichten ook nog op papier te ontvangen — al brengen de elektronische berichten in die periode wel rechtsgevolgen teweeg. Voor ondernemingen ligt het strenger. De eBox Enterprise wordt geactiveerd door een wettelijke vertegenwoordiger via CSAM, met eID of itsme; een boekhouder kan dat niet in de plaats doen, maar kan nadien als gebruiker worden toegevoegd. En anders dan bij de burger is de ondernemingsbox in de praktijk niet zomaar te deactiveren: wie activeert, ontvangt voortaan digitaal. Een praktisch aandachtspunt: documenten verdwijnen na verloop van tijd automatisch uit de box, zodat wie ze wil bewaren, ze zelf moet downloaden.

Rest de vraag die iedereen bezighoudt: wordt het verplicht? Voor ondernemingen luidt het antwoord ja, zij het met de nodige slagen om de arm. Artikel 13 van de wet, zoals vervangen in 2023, machtigt de Koning om het gebruik van de eBox Enterprise verplicht te maken voor alle of bepaalde categorieën houders van een ondernemingsnummer, op een datum die niet vroeger dan 1 januari 2025 mag liggen. De oorspronkelijk vooropgestelde datum van 1 januari 2025 werd niet gehaald; het federaal regeerakkoord verschoof de algemene verplichting naar 2026. Verschillende overheden lopen intussen vooruit: de FOD WASO verstuurt sinds 1 maart 2025 zijn briefwisseling aan ondernemingen in beginsel enkel nog via de eBox, en de FOD Financiën schakelde op 1 november 2025 over op uitsluitend digitale verzending naar wie de “digital only”-optie koos. De facto wordt de box dus nu al onmisbaar, ook al ligt het sluitstuk — een uitvoerings-KB dat de algemene ondernemingsverplichting effectief activeert — op het ogenblik van schrijven nog niet vast.

De boodschap voor burger en jurist is dezelfde: onderschat de eBox niet. Het is geen vrijblijvend gemak, maar een kanaal waaraan termijnen en de waarde van een aangetekende zending vasthangen. De gulden raad blijft eenvoudig: open uw digitale brievenbus geregeld, want de klok tikt of u nu kijkt of niet.

​​​Pierre Thiriar

​Andere artikels en opiniestukken van Pierre Thiriar lees je hier.