Het is belangrijk om eerst te verduidelijken wat nu juist met “de waarden van een kantoor” wordt bedoeld. Ik kan die het best als volgt omschrijven: “Kernwaarden zijn de regels en grenzen die de cultuur en de persoonlijkheid van je kantoor definiëren. Het zijn de belangrijkste eigenschappen of drijfveren die laten zien waar het kantoor voor staat”. Het moet de betrachting zijn dat die kernwaarden ook leidend worden bij alle activiteiten en beslissingen die binnen het kantoor worden genomen.
Je kernwaarden gaan dan ook steeds over het hart van jouw kantoor. Ze leunen steeds zeer dicht aan bij wie je bent als persoon of als kantoor. Ben je persoonlijk of als kantoor bijvoorbeeld bijzonder gedreven, dan zal waarschijnlijk een van de waarden ook ‘gedrevenheid’ zijn. Advocaten en/of kantoren die heel efficiënt en pragmatisch werken, kunnen dat ook als een waarde naar voren schuiven. En ga zo maar door.
Kernwaarden zijn de waarden en normen die jouw kantoor al elke dag uitdraagt, zowel naar de medewerkers als naar de buitenwereld
Ik vermoed dat dit voor vele advocaten nog heel abstract klinkt en mogelijk wat fluffy. Ik probeer dat hier verder concreter te maken en het belang ervan aan te tonen. Maar laten we beginnen met de wijze waarop je de kernwaarden kan opstellen. Het belangrijkste uitgangspunt is dat de waarden er bijna altijd al zijn maar nog niet werden uitgeschreven. Het zijn de waarden en normen die jouw kantoor al elke dag uitdraagt, zowel naar de medewerkers als naar de buitenwereld. Ze moeten enkel nog benoemd en uitgewerkt worden. Het is met andere woorden geen verlanglijst van waarden die je graag zou hebben, maar een beschrijving van de waarden die er al zijn.
Richtlijnen bij het bepalen van kernwaarden
Voor je aan de slag gaat om jouw kernwaarden te bepalen, volg je best de volgende richtlijnen.
Bepaal de interne kernwaarden voor je kantoor en niet (uitsluitend) voor de cliënt
Het is hierbij belangrijk dat je die waarden niet herleidt tot marketingslogans. Het valt aan te raden om de kernwaarden te bepalen vanuit het oogpunt van het kantoor en geen waarden te bepalen zoals je wenst gezien te worden door cliënten of andere stakeholders. Normaliter zullen die niet veel van elkaar verschillen, maar er is niettemin een verschil van denken en aanpak om die zogenaamde interne kernwaarden te bepalen en marketingslogans te vermijden.
Vermijd vage of fluffy kernwaarden
Als de waarden niet natuurlijk boven komen drijven, eindigen ze vaak in vage en nietszeggende woorden. Het wordt dan een lijst met clichés, zoals ‘eerlijkheid’ of ‘integriteit’. In een perfecte wereld zouden de kernwaarden de normen reflecteren die jij en je medewerkers al naleven en die idealiter het kantoor eveneens onderscheiden van andere kantoren.
Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om te kijken naar de medewerkers over wie je het meest tevreden bent en van wie je gelooft dat ze de toekomst van het kantoor kunnen zijn. Onbewust zal je immers die personen voor ogen houden die het meest de kernwaarden van je kantoor en jezelf uitstralen. Wat was de reden om hen aan te nemen? Wat is hun belangrijkste kwaliteit?
Het is de bedoeling dat de kernwaarden een positieve uitstraling en effect hebben. Kies dus geen waarden die je zelf niet beheerst of die ontbreken bij je medewerkers
Beperk het aantal kernwaarden
Met meer dan drie kernwaarden heb je het risico dat de draagkracht ervan verloren gaat.
Zoek naar waarden die je sterkte zijn en niet de werkpunten van de organisatie
Het is de bedoeling dat de kernwaarden een positieve uitstraling en effect hebben. Kies dus geen waarden die je zelf niet beheerst of die ontbreken bij je medewerkers. Je bent enthousiast over je eigen kwaliteiten en je hebt die medewerkers gekozen voor hun kwaliteiten, niet op basis van hun werkpunten.
De manier waarop je tot die kernwaarden komt, kun je zelf bepalen. Op mijn voormalig kantoor hebben we hier alle medewerkers en werknemers in betrokken, doch dat bleek toch niet het beste idee. We zijn geland in een soort van Belgisch compromis en ook wel wat blijven hangen in sommige waarden die we misschien wilden hebben maar die niet onze identiteit weerspiegelden. Minstens de key players, die je zelf bepaalt, worden hier wel best in betrokken, waarbij dus de oefening vertrekt vanuit wat er intrinsiek al is, niet vanuit wat je graag zou willen zijn.
Zelfs een nauwgezet uitgestippelde strategie geen kans maakt wanneer de bedrijfscultuur niet op de juiste manier wordt gedragen door de mensen in je kantoor
Het hebben van waarden en die ook laten leven in je kantoor, zal de komende jaren ook belangrijker worden dan ooit.
“Culture eats strategy for breakfast”, Peter Drucker. Waarden zijn de fundamenten van de cultuur van jouw kantoor. De gekende uitdrukking van Peter Drucker maakt duidelijk dat zelfs een nauwgezet uitgestippelde strategie geen kans maakt wanneer de bedrijfscultuur niet op de juiste manier wordt gedragen door de mensen in je kantoor. Je kan de best uitgetekende strategie hebben, als je werknemers niet de juiste cultuur hebben om die uit te voeren, zal je strategie falen. Ons beroep, en zoveel andere beroepen, bevinden zich in turbulente tijden waarin er bijzonder veel op ons afkomt. Een goede strategie zal essentieel zijn om te overleven en een juiste cultuur zal nodig zijn om te zorgen dat de strategie haar vruchten afwerpt.
Je zal het verder misschien ook al hebben gemerkt: het vinden en houden van goede medewerkers wordt steeds moeilijker. De juiste kernwaarden kunnen hier een belangrijke rol in spelen. De jongere generatie is niet meer op dezelfde manier aangetrokken tot de wortel van partnership of financiële voordelen maar kiest meer en meer haar werkgever op basis van waar die voor staat en welke waarden hij uitdraagt. Dat is alleszins ook mijn ervaring. Niet alleen voor het aantrekken van de juiste mensen maar ook om hen te behouden is een goede kantoorcultuur cruciaal. Medewerkers zullen niet op lange termijn blijven omdat je hen meer gaat betalen als de cultuur niet goed zit.
Het is uiteraard niet allemaal zwart-wit en de waarden vormen een onderdeel van het volledige hr-beleid en in het bijzonder ook het vergoedingsbeleid. Mijn persoonlijke ervaring is wel dat met een verkeerde cultuur het kantoor een leeglopende ballon riskeert te worden.
Nog enkele concrete tips
Ik geef graag enkele concrete tips hoe je dat het beste kan aanpakken. Geen enkel van deze tips zijn wondermiddelen maar ze kunnen je misschien wel op weg helpen.
Tip 1. Kader je kernwaarden met voorbeelden en verhalen
Het is interessant om je kernwaarden te concretiseren aan de hand van voorbeelden uit de dagelijkse werking van je kantoor. Wanneer je als kernwaarde bijvoorbeeld ‘rechtvaardigheid’ hebt bepaald, kun je dat intern aantonen met een concrete zaak waaruit blijkt dat rechtvaardigheid primordiaal was in de behandeling. Dat kun je ook doen voor andere kernwaarden, zoals gedrevenheid, professionaliteit enzovoort. In de interne werking tussen collega’s zijn er altijd voorbeelden terug te vinden. Die voorbeelden en verhalen kunnen dan gebracht worden in de maandelijkse heads-up (zie verder).
Tip 2. Werving en selectie
Bij de werving en selectie zal je ook moeten zoeken naar de kandidaten die passen bij je kernwaarden. Die kernwaarden moeten dus centraal staan in het aanwervingsproces en je werft best enkel mensen aan die hoog scoren op je kernwaarden. Dat is misschien wel de belangrijkste tip. Maar al te veel worden medewerkers enkel geselecteerd op hun schoolresultaten, juridische capaciteiten en motivatie. Wanneer die persoon evenwel niet dezelfde waarden draagt, is het maar al te vaak een eindig verhaal.
Tip 3. Onboardingproces
Er wordt dikwijls te weinig aandacht besteed aan het proces wanneer iemand nieuw opstart in het kantoor. Ook hier is het belangrijk dat vanaf de eerste dag de kernwaarden worden overgebracht aan de nieuwe medewerker. Een goed idee is bijvoorbeeld dat een van de partners op de eerste werkdag samenzit met de nieuwe medewerker om de geschiedenis van het kantoor en de missie en waarden toe te lichten. De kans dat een nieuwe medewerker zich dat gesprek vele jaren later nog herinnert, is groot en heeft waarde.
Tip 4. Prestatiebeoordelingen, erkenning en beloning
Bij de prestatiebeoordelingen kun je je kernwaarden betrekken. Maar dus ook bij de erkenning en beloning.
Tip 5. Houd een maandelijkse heads-up
Bij mijn voormalig kantoor werkten we met een maandelijkse zogenaamde ‘heads-up’ via Microsoft Teams. Dat duurt vijftien tot dertig minuten en daarbij wordt een update gegeven over wat er die maand allemaal is gebeurd of werd gerealiseerd. Zijn er nieuwe mensen bijgekomen? Is er een nieuwe belangrijke cliënt? Enzovoort. We proberen daarbij steeds onze kernwaarden te implementeren. Daarbij gebruiken we dan soms de verhalen zoals omschreven in de eerste tip, zodat het voor iedereen concreter wordt wat met die kernwaarden wordt bedoeld.
Tip 6. Lead by example
Als eigenaar of managing partner moet je die waarden te allen tijde zelf uitdragen. Maar het gaat verder dan dat. De leidinggevenden van het kantoor moeten eigenlijk elke beslissing die ze nemen, koppelen aan de kernwaarden en moeten erop toezien dat de medewerkers dat ook zo begrijpen.
Wanneer je waarde bijvoorbeeld ‘rechtvaardigheid’ is, moet je ook beslissingen nemen die rechtvaardig zijn, eerder dan ingegeven door opportunistische beweegredenen. Dat kan betekenen dat je je broek scheurt aan een bepaald dossier of je beste medewerker moet laten gaan als dat de rechtvaardige beslissing is. Wanneer bijvoorbeeld ‘innovatie’ de kernwaarde is, moet je niet alleen zelf innoverend denken, maar ook kiezen voor innovatieve technologische oplossingen. Je moet jezelf telkens opnieuw de vraag stellen of de beslissing die je neemt, overeenstemt met de waarden van het kantoor.
Het belang van die kernwaarden kan niet onderschat worden. Of je nu een kleiner kantoor bent, dan wel een groot internationaal zakenkantoor in Brussel, het bindt je medewerkers aan je kantoor en maakt hen trots op hun werkgever. En het vergroot aanzienlijk de kansen dat je strategie slaagt. Ook als je geen medewerkers hebt, kunnen die waarden een rol spelen voor jouw eigen motivatie en een leidraad vormen om bepaalde beslissingen te nemen.
Het creëren van de juiste cultuur in je kantoor is een marathon en zeker niet gemakkelijk. Het begint wel met het bepalen van jouw kernwaarden en die ook te laten leven in jouw kantoor.
“Yesterday was the best time to start. The second best time is now.”
Deze tekst werd eerder gepubliceerd in Today’s Lawyer. Meer weten?
0 reacties