Heel wat sectoren zullen bij het afsluiten van de jaarcijfers verlies vaststellen. Misschien is dit het eerste verlies in lange tijd, of is het verlies dit jaar uitzonderlijk groot. Bij de opmaak van de resultatenrekening resten ons enkel nog de laatste verrichtingen op afsluitdatum. Welke kaarten liggen nog op tafel? En hoe gaat u daarmee om?
De boekhouding kent enkele basisregels waarvan niet afgeweken kan worden. Eén van die grondbeginselen is het zogenaamde ‘matchingprincipe’. Dat omschrijft het toerekenen van kosten en opbrengsten aan het boekjaar waarop die betrekking hebben. Concreet dienen kosten die gemaakt zijn in de loop van het boekjaar, en die deels betrekking hebben op het lopende boekjaar en deels op het volgende boekjaar, niet volledig als bedrijfskost geboekt te worden in het huidige jaar. Het gedeelte van de kosten dat betrekking heeft op het volgende boekjaar, mag niet als bedrijfskost verwerkt worden en dient als over te dragen kosten geboekt te worden. Daardoor hebben die geen negatieve impact op het bedrijfsresultaat van het huidige boekjaar.
Kritische blik
Mogelijk zijn er ook kosten die van de start betrekking hadden op een aanpassing, herstelling of vervanging, en die finaal een investering blijken te zijn. Denk maar aan een uitbreiding van de website of de ontwikkeling van een webshop, de aankoop van nieuw bureaumateriaal,… Die facturen werden bij het verwerken van de factuur misschien als een kost behandeld, maar worden bij de jaarafsluiting misschien beter als een investering opgenomen in de balans.
De eindejaarverrichtingen worden jaarlijks uitgevoerd: overdracht van kosten, activering van duurzame investeringen en afschrijven. Het verdient de nodige aandacht om de boekhouding bij de afsluiting in detail te bekijken en kritisch te evalueren of een kost mogelijk toch niet als investering gezien moet worden. De economische levensduur van die kost overstijgt het boekjaar en moet dus over meerdere boekjaren gespreid worden. In het jaar van investering moet evenwel pro rata afgeschreven te worden als impact op het bedrijfsresultaat.
Meerdere paramaters
Het is belangrijk om die realiteit ook in de cijfers tot uiting te laten komen. Het samenspel tussen alle kengetallen zal een eerste indruk van de onderneming bezorgen, maar de toelichting die volgt bij de jaarcijfers blijft van cruciaal belang bij het lezen ervan. Enkel zo kan de lezer vaststellen: het ene verlies is het andere niet. Een al dan niet negatief resultaat is ook maar één van vele parameters die mee het beeld van een vennootschap vormen. Naast de balansratio’s (liquiditeit, solvabiliteit) dient ook de cashflow bekeken te worden. Daarmee kunt u de financiële positie van uw onderneming beoordelen, en aftoetsen of de kortetermijnverplichtingen daarmee voldaan kunnen worden.
Geen einde, maar een nieuw begin
Voor veel ondernemers is een verlies het einde van de wereld, zeker als het het eerste is in een lange lijst van positieve resultaten. Maar u hoeft dat niet als een onoverkomelijk probleem te zien. U bent niet alleen: veel ondernemers zullen dit jaar voor het eerst verlies noteren in hun jaarcijfers. Door te communiceren met de stakeholders kunt u de situatie kaderen en duiding geven over de huidige gang van zaken. De balans en resultatenrekening zijn een foto van een afgesloten periode, maar geven geen inzicht in het nieuwe boekjaar.
Een budgetoefening kan wel inzicht verschaffen in uw bedrijfsvoering. Ze kan het vertrekpunt vormen om uw werking grondig te hernieuwen. Die inspanning zal zorgen voor kostenbeheersing en is een middel om beslissingen te nemen of bij te sturen. Misschien komen er zelfs nieuwe opportuniteiten aan het licht. En via periodieke opvolging kunt u het spanningsveld opvolgen tussen het opgemaakte budget en de realiteit. Zo kunt u de vinger aan de pols houden, en vooral: vooruitkijken.
Bert Dehu
Reageer