De notariële wereld kent al jaren een spanningsveld tussen het klassieke beeld van de notaris als onafhankelijke openbare ambtenaar en de nood aan modern organisatiemanagement binnen notariskantoren. De in 2022 ingevoerde figuur van de toegevoegde notaris (‘notaire adjoint’) sluit aan bij die evolutie, door het beroep toegankelijker en flexibeler te maken.[1] Deze constructie roept in de praktijk evenwel enkele arbeidsrechtelijke vragen op.
Een toegevoegde notaris is een volwaardig notaris met dezelfde bevoegdheden en verplichtingen als andere notarissen, maar die als werknemer werkt op basis van een arbeidsovereenkomst met een notaris(associatie).[2] Het verschil met de ‘gewone’ notaris zit vooral daarin dat de toegevoegde notaris onder toezicht en in beginsel onder de aansprakelijkheid van het kantoor werkt.
Hoe verhouden de vereisten van onafhankelijkheid, onpartijdigheid en professionele aansprakelijkheid die de notariële functie kenmerken zich tot een arbeidsrelatie gestoeld op gezag, en tot de bescherming van het arbeidsrecht?
Gezag in de arbeidsrelatie: waar eindigt het instructierecht en begint de onafhankelijkheid?
De toegevoegde notaris werkt enerzijds onder toezicht en verantwoordelijkheid van het kantoor waar hij tewerkgesteld wordt.[3] Anderzijds behoort het tot de deontologische verplichtingen van elke notaris om steeds in alle onafhankelijkheid en onpartijdigheid op te treden. De Notariswet tracht tegemoet te komen aan deze tweestrijd door te stellen dat de arbeidsovereenkomst geen afbreuk doet aan de deontologische regels van het notarisambt.[4]
De vraag rijst dan ook waar het instructierecht van de werkgever eindigt en waar de professionele onafhankelijkheid van de toegevoegde notaris begint.
Het klassieke gezagscriterium in het arbeidsrecht impliceert dat de werkgever bevoegd is om instructies te geven omtrent de organisatie van het werk, de werkmethodes, kwaliteitsnormen en de interne werking van het kantoor. Dit gezag mag evenwel niet zo ver reiken dat het de inhoudelijke beoordeling van dossiers door de notaris bepaalt. Het arbeidsrechtelijk gezag is dus slechts in beperkte mate ‘vertaalbaar’ naar de notariële praktijk.
Het verschil met de ‘gewone’ notaris zit vooral daarin dat de toegevoegde notaris onder toezicht en in beginsel onder de aansprakelijkheid van het kantoor werkt
De kern van het notarisambt bestaat immers in een autonome juridische oordeelsvorming, gebaseerd op onafhankelijkheid, onpartijdigheid en toepassing van de wet. Een instructie die ertoe zou strekken afbreuk te doen aan de wettelijke en deontologische verplichtingen, kan de toegevoegde notaris niet binden. Dit spanningsveld maakt dat de verhouding tussen werkgever-notaris en toegevoegde notaris een hybride karakter vertoont: arbeidsrechtelijke ondergeschiktheid op organisatorisch vlak, maar professionele autonomie op inhoudelijk-juridisch vlak. Het evenwicht tussen beide sferen moet in concreto worden beoordeeld, waarbij de deontologische normen van de notaris als referentiekader dienen.
Werknemersaansprakelijkheid binnen een openbaar ambt
De aansprakelijkheidsregeling voor de toegevoegde notaris sluit in beginsel aan bij de algemene regeling die geldt voor alle werknemers, zoals voorzien in artikel 18 van de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
Aangezien de toegevoegde notaris zijn functie uitoefent onder het toezicht en de verantwoordelijkheid van de notaris-titularis of van de geassocieerde notarissen, zijn deze laatsten in beginsel aansprakelijk voor de beroepsactiviteiten die door de toegevoegde notaris worden verricht. Zoals alle werknemers blijft ook de toegevoegde notaris aansprakelijk voor zijn bedrog, zijn zware schuld alsook voor zijn lichte schuld die gewoonlijk voorkomt. Dit wordt uitdrukkelijk bevestigd in de Notariswet.[5]
Ondanks het gehanteerde arbeidsrechtelijk kader, kan de toegevoegde notaris toch met een significante persoonlijke aansprakelijkheid geconfronteerd worden
Het werk van een notaris, waaronder het verlijden van authentieke akten, gaat vaak gepaard met aanzienlijke financiële belangen en brengt bijgevolg een aanzienlijk aansprakelijkheidsrisico met zich mee. De vraag rijst of het arbeidsrechtelijk kader, dat er principieel toe strekt de werknemer te beschermen tegen beroepsrisico, in de praktijk toepasbaar is. In een notariële context zal sneller discussie rijzen over de vraag wat precies als ‘zware fout’ moet worden gekwalificeerd, dan wel wat moet worden begrepen onder ‘lichte fout die gewoonlijk voorkomt’. De kritische vraag dringt zich dan ook op of deze regeling niet een grijze zone creëert waarin de toegevoegde notaris, ondanks het gehanteerde arbeidsrechtelijk kader, toch met een significante persoonlijke aansprakelijkheid kan geconfronteerd worden.
Bovendien blijft de realiteit dat de toegevoegde notaris naar derden toe een gewone notaris is en het ambt persoonlijk uitoefent. Daardoor is de ambtelijke dimensie, met de eigen verantwoordelijkheid en deontologie die daaraan eigen zijn, moeilijk volledig te vatten binnen het klassieke schema van werkgever-werknemer. Ook hier rijst een fundamentele vraag naar de conceptuele coherentie: kan men de toegevoegde notaris tegelijk als werknemer onder toezicht en gezag positioneren, én als drager van een openbaar ambt dat onafhankelijk en met de vereiste zorgvuldigheid moet worden uitgeoefend?
In ieder geval lijkt het nuttig om de aansprakelijkheidsregeling van de toegevoegde notaris bijkomend te regelen, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst.
Beëindiging van de tewerkstelling
Ten slotte bevindt ook het ontslag van een toegevoegde notaris zich op het kruispunt van het arbeidsrecht en het notarieel statuut. Dit maakt dat naast de modaliteiten van het einde van de arbeidsovereenkomst, ook het einde van de notariële bevoegdheid correct moet worden beheerd.
In het bijzonder moet er aandacht worden besteed aan de timing en de rechtszekerheid omtrent het einde van het ambt. Bij ontslag of stopzetting van het ambt van toegevoegde notaris is een bericht in het Belgisch Staatsblad vereist.[6] Dat bericht moet de datum vermelden vanaf wanneer het einde uitwerking heeft; bij gebrek daaraan geldt van rechtswege de tiende dag na de bekendmaking als uitwerkingsdatum.[7]
De vraag rijst hoe dit publicatiemechanisme in de praktijk moet worden afgestemd op de tijdslijn van een arbeidsrechtelijke beëindiging, zoals in geval van een onmiddellijke verbreking met betaling van een opzeggingsvergoeding of een ontslag om dringende reden. Hoe gaat men om met de situatie waarin een toegevoegde notaris ontslagen is, maar dit nog niet gepubliceerd is?
Zolang de formele beëindiging van de notariële bevoegdheid nog niet gepubliceerd is, bestaat immers het risico dat derden de toegevoegde notaris als bevoegd beschouwen, terwijl de arbeidsrelatie feitelijk al is beëindigd. Dit vergt vooraf uitgewerkte procedures voor dossieroverdracht, IT-toegangsbeheer en externe communicatie, afgestemd op de formele uitwerkingsdatum van het einde van het ambt.
Besluit: de dualiteit van de toegevoegde notaris
De toegevoegde notaris wordt gekenmerkt door een dualiteit: hij is tegelijk werknemer binnen een kantoororganisatie én drager van een openbaar ambt met eigen deontologische plichten. Die combinatie maakt het statuut aantrekkelijk en moderniserend, maar creëert ook onvermijdelijk vraagtekens in het arbeidsrecht.
De rode draad is duidelijk: het is aanbevolen dat het notariskantoor dit spanningsveld op voorhand structureert. Dat vergt heldere afspraken in de arbeidsovereenkomst en/of interne policies, waaronder een aansprakelijkheidsregeling, alsook uitgewerkte beëindigingsprocedures. Alleen zo kan deze figuur haar doel bereiken: flexibiliteit bevorderen zonder afbreuk te doen aan de essentie van het notarisambt.
Filip Van Beirendonck en Uma Joris – Van Olmen & Wynant
0 reacties