​Als bedrijfsjurist spendeer je heel wat van je werktijd in vergaderingen. De vergaderzaal lijkt wel het zenuwcentrum van het bedrijf. Hier worden ideeën besproken, meningen uitgesproken en beslissingen genomen. Maar er worden ook interne spanningen blootgelegd. En dan durven emoties als boosheid en frustratie al eens op te borrelen. De vraag is niet of die emoties thuishoren in vergaderingen, maar hoe je ermee omgaat. De praktijk toont immers dat wie emoties probeert te onderdrukken, ze als een boemerang terugkrijgt. De kunst is om ze op een constructieve manier ruimte te geven.

Emoties zijn onvermijdelijk (en dat is oké)

Emoties zijn geen storende factor in een rationeel gesprek. Ze maken er gewoon deel van uit. Mensen zijn geen machines, ook niet op het werk. Tijdens vergaderingen waarin meningen botsen of belangrijke beslissingen genomen moeten worden, steken emoties dan ook onvermijdelijk de kop op.

Je hebt misschien de neiging te denken dat deze emoties de rust verstoren. Dat ze niet thuishoren in een professionele context. En dat je ze daarom beter vermijdt. Maar het is net door emoties te negeren dat je onrust creëert. Want wat niet uitgesproken mag worden, sluimert onderhuids en verstoort op termijn de samenwerking. Het is realistischer en professioneler om emoties te erkennen en er op een doordachte manier mee om te gaan.

Emoties wijzen op wat leeft in de onderneming

Zie boosheid, frustratie of irritatie dus niet als ‘storende factoren’, maar als richtingaanwijzers. Ze geven aan waar het schuurt, waar grenzen overschreden worden, waar onvrede, onduidelijkheid of ongelijkheid heerst. Emoties brengen kernproblemen naar de oppervlakte. Ze zijn, met andere woorden, een waardevolle informatiebron.

Stel dat je het niet eens bent met de gang van zaken in een bepaald dossier. Dan is het zinvol om die frustratie uit te spreken tijdens een meeting. Zo kan je als team het probleem aanpakken: is er een alternatieve benadering van het dossier mogelijk of kan iemand je tijdens de vergadering toch overtuigen dat het dossier op de juiste koers zit? Als je je ongenoegen inslikt, zal de frustratie daarentegen groeien. En op een gegeven moment moet die er toch uit. Resultaat: je stuurt een mail met felle bewoordingen en loopt het risico agressief of destructief over te komen. Wat in een gesprek genuanceerd, constructief en menselijk klinkt, lijkt in geschreven vorm snel vijandig.

Concreet: zeven tips om emoties een plek te geven

Gelukkig hoeft omgaan met emoties geen nattevingerwerk te zijn. Je kan tot op zekere hoogte immers ook rationeel omgaan met emoties. Zowel die van jezelf, als die van anderen. We geven enkele technieken die hun succes in de praktijk al bewezen. Ze geven ruimte aan emoties, zonder dat die de vergadering gaan domineren of doen ontsporen.

Check-ins als startpunt

Een eenvoudige maar krachtige techniek is de check-in: een korte ronde waarbij elke deelnemer aan het begin van de vergadering aangeeft hoe hij of zij erbij zit. Heeft iemand een drukke ochtend achter de rug? Is er enthousiasme voor een bepaald onderwerp? Of zit iemand ergens mee dat niet direct aan de orde is?

In het begin zal dit wat onwennig aanvoelen. Maar na een paar keer groeit het vertrouwen om je echt uit te spreken. Het resultaat: iedereen in de meeting voelt zich gezien en gehoord nog voor de inhoudelijke discussie begint. Dat voorkomt verrassingen of plots oplopende spanningen.

Een duidelijke agenda opstellen en verrassingen vermijden

Emoties laaien op bij onduidelijkheid en onzekerheid. Zorg daarom altijd voor een heldere agenda die op voorhand gedeeld wordt. Heb je iets lastig te bespreken? Zet dat duidelijk op de agenda. Zo kan iedereen zich voorbereiden, in alle rust nadenken en een standpunt innemen. Overval je mensen met een moeilijke boodschap, dan zullen ze impulsief of defensief reageren. Daar schiet je niets mee op.

Zet het meest gevoelige punt bovenaan de agenda. Heel vaak zijn we conflictvermijdend: we schuiven dat geladen onderwerp liever voor ons uit. Maar door het niet onmiddellijk te benoemen blijft het als een zwaard van Damocles boven de ganse vergadering hangen. Bijt dus door die zure appel heen en pak het onmiddellijk aan. De deelnemers aan de vergadering zijn nog fris en er is nog voldoende tijd om het onderwerp grondig uit te klaren. Je wil toch zeker niet zo’n belangrijk thema op een drafje bespreken?

Ruimte én grenzen

Emoties verdienen een plaats, maar geen vrij spel. Goede voorzitters (en deelnemers) luisteren aandachtig, benoemen wat ze opmerken ("Ik zie dat je gefrustreerd bent, klopt dat?") en geven erkenning. Tegelijk zijn duidelijke grenzen nodig: persoonlijke aanvallen of stemverheffing kunnen niet.

Als het escaleert, wees dan niet bang om een pauze in te lassen. Even afstand nemen helpt om de rust weer te herstellen. Loopt iemand weg? Ren er niet achteraan, maar plan later een gesprek in om het contact te herstellen.

Onthoud: je moet morgen nog met je collega’s door dezelfde deur kunnen

Na een conflict is het verleidelijk om het hele gebeuren telkens opnieuw op te rakelen. Maar als een geschil uitgesproken is, laat het dan rusten. In een team moet je kunnen blijven samenwerken. Emoties uitspreken is geen blanco cheque om verwijten te (blijven) maken. Het uiteindelijke doel is steeds herstel van de relatie en versterking van de samenwerking.

Sluit positief af

Ook het einde van een vergadering verdient aandacht. Een positieve check-out is daarvoor ideaal: een korte vraag als “Wat neem je mee uit dit overleg?” of “Wat gaf je energie?” helpt om de sfeer licht en constructief te houden.

Zo voorkom je dat de vergadering eindigt met negatieve zinsneden als “Wat ligt er nog op ons bord?” of “Wie voelt zich nog overbevraagd?”. Uiteraard mag er kritiek of een open einde zijn, maar zorg dat het uitgesproken wordt en niet als sluimerende ontevredenheid blijft hangen.

Nog één waarschuwing: wees alert voor strategische emoties

Niet alle emoties zijn spontaan of oprecht. Soms worden emoties ingezet als strategisch middel: om druk uit te oefenen, medelijden te wekken of beslissingen te beïnvloeden. Let dus goed op het verschil tussen authentieke gevoelens en manipulatief gedrag.

Dat vraagt ervaring en aanvoelen. Maar een eerste signaal is vaak herhaling of buitenproportionele reacties: als iemand telkens weer ‘gekwetst’ is als er weerstand komt, of steevast ‘teleurgesteld’ lijkt bij andere meningen, loont het om kritisch te kijken naar de intentie achter die emoties.

Vergeet de positieve emoties niet

Emoties zijn niet alleen lastig of negatief. Integendeel. Betrokkenheid, enthousiasme, trots en inspiratie zijn ook emoties, en ze zijn van onschatbare waarde in vergaderingen. Ze brengen energie, versterken teamgevoel en motiveren mensen om mee te bouwen.

Geef dus ook positieve emoties een podium. Benoem wanneer je blij bent met een tussenkomst, geef waardering voor inspanningen en vier kleine successen. Mensen werken graag in een omgeving waarin gevoelens niet alleen getolereerd worden, maar gewaardeerd.

Conclusie: emoties werken

Emoties horen thuis op de werkvloer, ook en vooral in vergaderingen. Ze zijn geen lastige ruis, maar een essentiële bron van informatie over wat leeft binnen je onderneming of organisatie. Wie leert luisteren naar emoties bij zichzelf en bij anderen versterkt de samenwerking, vergroot het wederzijds begrip en voorkomt escalatie.

Door vergaderingen op een bewuste manier te organiseren met check-ins, duidelijke agenda’s, ruimte én grenzen, en een positief slot geef je emoties een plaats zonder dat ze het stuur overnemen. Want professionele communicatie is niet emotieloos, maar emotioneel intelligent.

Wim Putzeys– Hoofdredacteur Jubel