​Vanaf 1 januari 2026 gaat België een belangrijke stap zetten in de digitalisering van zijn bedrijfswereld: de verplichte elektronische facturatie (e-facturatie) voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Het gaat om een maatregel met een enorme impact, want naar schatting meer dan 1,2 miljoen btw-nummers zullen hun facturen niet langer op papier of als pdf kunnen uitsturen, maar via het gestructureerde UBL-formaat moeten werken.

Deze hervorming roept meteen een cruciale vraag op: wie valt er precies in scope? In dit artikel brengen we een volledig overzicht van de ondernemingen en transacties die onder de nieuwe verplichting vallen, welke uitzonderingen er bestaan en hoe men met bijzondere situaties moet omgaan. Ook de rol van de verschillende factuurtypes komt kort aan bod, want niet elke factuur is hetzelfde – en toch vallen de meeste onder de verplichting.

Belgische business-to-businesstransacties

Om te beginnen is het belangrijk om te begrijpen dat de verplichting enkel geldt voor transacties tussen ondernemingen die in België btw-plichtig zijn. Het gaat dus om business-to-businesstransacties waarbij zowel de leverancier als de klant een Belgisch btw-nummer heeft. In dat geval is het uitreiken en ontvangen van een gestructureerde elektronische factuur verplicht. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om een grote vennootschap of een kleine zelfstandige, een eenmanszaak of een vrije beroepsbeoefenaar. Zolang er sprake is van een btw-plichtige handeling waarvoor een factuur moet worden uitgereikt, moet dit vanaf 2026 elektronisch gebeuren.

Btw-plichtig zijn in België kan verschillende vormen aannemen. Uiteraard vallen de klassieke ondernemingen die in België gevestigd zijn onder de verplichting, maar ook btw-groepen en Belgische vaste vestigingen van buitenlandse ondernemingen zijn in scope. Buitenlandse ondernemingen die in België een btw-registratie hebben en een vaste inrichting uitbaten, worden op dezelfde manier behandeld als Belgische ondernemingen. Dat betekent dat ook zij hun B2B-facturen elektronisch moeten uitreiken. De verplichting reikt dus verder dan louter in België opgerichte vennootschappen en omvat alle actoren die effectief in België economische activiteiten ontplooien onder een btw-nummer.

Een bijzonder geval vormen de vzw’s. Vele vzw’s verrichten activiteiten die vrijgesteld zijn van btw, bijvoorbeeld in de onderwijs- of gezondheidssector. Voor die activiteiten is e-facturatie niet verplicht. Maar zodra een vzw een belastbare B2B-transactie uitvoert, zoals een sponsorcontract of de verhuur van een zaal aan een onderneming, is ze wel verplicht een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken. De regel is dus eenvoudig: voor vrijgestelde activiteiten geldt geen verplichting, maar voor alle andere transacties wel. Dit zorgt ervoor dat ook organisaties die niet primair als commerciële spelers bekendstaan toch geconfronteerd kunnen worden met de nieuwe regels.

Uitzonderingen

Naast de brede basisregel zijn er uiteraard uitzonderingen. De belangrijkste uitzondering betreft transacties met consumenten (B2C-transacties). Facturen die gericht zijn aan particulieren vallen buiten de verplichting. De bakker op de hoek hoeft dus geen elektronische facturen te sturen naar zijn particuliere klanten. Ook internationale transacties vallen buiten de Belgische verplichting. Een Belgische leverancier die goederen of diensten levert aan een onderneming in Nederland of Frankrijk moet zich voorlopig nog niet houden aan de Belgische regels omtrent e-facturatie. Toch moeten in dergelijke gevallen vaak elektronische facturen worden uitgereikt, en bovendien voorziet de Europese ViDA-richtlijn dat vanaf 2030 e-facturatie en e-reporting ook op Europees niveau verplicht zullen worden.

Daarnaast zijn er uitzonderingen voor bepaalde categorieën van btw-plichtigen. Ondernemingen die uitsluitend btw-vrijgestelde activiteiten verrichten zoals bedoeld in artikel 44 van het Wetboek van de btw vallen buiten scope. Ook ondernemingen die failliet zijn verklaard, zijn niet verplicht elektronische facturen uit te reiken voor de activiteiten waarvoor zij failliet verklaard zijn. Een andere uitzondering betreft ondernemingen die onder het forfaitaire btw-stelsel vallen. Voorlopig zijn zij vrijgesteld, maar omdat dit systeem tegen 2028 volledig wordt afgeschaft, zal ook deze groep uiteindelijk verplicht zijn tot e-facturatie. Tot slot zijn er de buitenlandse btw-plichtigen die wel een Belgische btw-registratie hebben, maar geen vaste inrichting in België. Voor hen geldt de verplichting niet, aangezien de wetgever de grens heeft getrokken bij ondernemingen die ook werkelijk in België een fysieke aanwezigheid hebben.

Welke facturen vallen precies onder de regeling?

Wie binnen de scope valt, moet niet alleen nadenken over de vraag of er elektronische facturen moeten worden uitgereikt, maar ook welke facturen precies onder de verplichting vallen. In principe geldt de verplichting voor alle facturen die een rol spelen in het btw-verkeer. Dit betekent dat gewone facturen, voorschotfacturen, creditnota’s en debetnota’s allemaal in gestructureerde elektronische vorm moeten worden opgesteld en via Peppol moeten worden uitgewisseld. Ook self-billing, waarbij de klant zelf een factuur opstelt in naam van de leverancier, moet elektronisch gebeuren.

Er zijn wel enkele documenttypes die buiten scope vallen. Een vereenvoudigde factuur, bijvoorbeeld een kassabon bij een aankoop onder de 250 euro, hoeft niet elektronisch te worden uitgereikt. Hetzelfde geldt voor pro-formafacturen, aangezien deze geen fiscale waarde hebben en geen recht geven op btw-aftrek. Deze documenten hebben enkel een informatieve waarde en vallen dus buiten de verplichting. Toch is het belangrijk om te onderstrepen dat bijna alle andere factuurtypes die in het economische verkeer circuleren wel degelijk onder de verplichting vallen. Zo zijn er ook regels voorzien voor aankoopborderellen, deelfacturen, samengestelde facturen en exportfacturen. Bij export of intracommunautaire leveringen moet de factuur eveneens elektronisch worden uitgereikt, met toepassing van de juiste btw-vermeldingen zoals “btw verlegd”. Voor ereloonnota’s van vrije beroepen geldt hetzelfde: zodra er sprake is van een btw-plichtige transactie, moet het document elektronisch worden uitgereikt.

Een brede scope

De wetgever heeft er dus bewust voor gekozen om de scope zo breed mogelijk te maken. Enkel transacties die buiten het btw-stelsel vallen of die gericht zijn op consumenten blijven buiten de verplichting. Dit betekent dat het merendeel van de economische transacties in België vanaf 2026 elektronisch zal verlopen. Voor ondernemingen betekent dit een fundamentele wijziging in hun administratie. Waar een pdf-factuur vandaag vaak nog volstaat, zal dit vanaf 2026 niet langer mogelijk zijn. Alleen een gestructureerd elektronisch formaat, conform de Europese normen, wordt dan nog aanvaard.

De vraag of men ook elektronische facturen kan gebruiken in situaties waarin dit niet verplicht is, verdient eveneens aandacht. Het antwoord is positief: het staat partijen altijd vrij om elektronische facturen te gebruiken, ook als dit niet wettelijk verplicht is, zolang beide partijen daarmee akkoord gaan. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor transacties die net buiten scope vallen, maar waarbij de partijen toch de voordelen van e-facturatie willen benutten.

De impact van deze brede scope kan moeilijk worden overschat. Voor ondernemingen die nog sterk afhankelijk zijn van papieren facturen of pdf’s betekent dit een grondige omschakeling. Voor accountants en softwareleveranciers opent het kansen om hun klanten te begeleiden in de overstap. En voor de overheid is dit een cruciale stap in de strijd tegen btw-fraude en in de modernisering van de fiscaliteit. Het is duidelijk dat wie in scope valt, zich best zo snel mogelijk voorbereidt.

​Christophe Vanhoutte

Deze tekst werd ook gepubliceerd in het ITAA-zine van het ITAA.