​De razendsnelle opkomst van disruptieve technologieën zoals AI, dwingt ons om na te denken over de toekomst van traditionele beroepen. Ook het notariaat kan daar niet aan ontsnappen. Hoe ziet het notariaat van de toekomst eruit? En welke digitale competenties zijn nodig om deze evolutie succesvol te omarmen? TNM legde deze en andere vragen voor aan Saskia Van Uffelen, manager Future WorkForce bij Agoria. We bundelen enkele van haar inzichten.

Technologie als middel om het notariaat efficiënter te maken

Door digitale transformatie zetten bedrijven en organisaties technologie in om hun processen te verbeteren en zo efficiënter te werken, kosten te besparen en beter in te spelen op de behoeften van klanten. Denk aan automatisering, datagedreven besluitvorming, cloud computing en AI. Die definitie toont al meteen waar het echt om gaat: niet om de technologie, of om de digitalisering op zich. De technologie is slechts een middel om een doel te bereiken.

​Dat is digitale transformatie in de praktijk: technologie als een middel om het beroep van notaris efficiënter te laten verlopen

De notarissen hebben op dat vlak – ondersteund door Fednot – de laatste jaren al ongelooflijk veel stappen vooruit gezet. Ze zijn technologie gaan inzetten om hun processen efficiënter te laten verlopen. De covidcrisis heeft dit proces dat al bezig was in een stroomversnelling gebracht. Denk bijvoorbeeld maar dat je niet meer zoals vroeger altijd fysiek moet samenkomen met de notaris van de verkopende partij en de notaris van de aankopende partij, maar dat je dat gewoon via een online meeting kan doen. Dat is digitale transformatie in de praktijk: technologie als een middel om het beroep van notaris efficiënter te laten verlopen.

Digitale transformatie gaat daarnaast ook over: welke dingen gaan we morgen doen die we vandaag nog niet doen? Welke services zou ik als notaris kunnen aanbieden aan mijn klanten die ik gisteren niet kon aanbieden? Hoe gaan we het beroep van notaris relevant houden voor de toekomst, rekening houdend met de verwachtingen van de klanten.

​Dit alles maakt digitale transformatie in essentie tot mensenwerk. Het vraagt om een verandering in mindset, processen en kantoorcultuur

Digitale competenties in de nieuwe wereld

Dit alles maakt digitale transformatie in essentie tot mensenwerk. Het vraagt om een verandering in mindset, processen en kantoorcultuur. Het gaat over de wil om te veranderen, de wil om je aan een veranderende wereld aan te passen.

Het notariaat van de toekomst zal dan ook moeten beschikken over medewerkers met digitale competenties. Maar dat mag je niet te eng zien. “Digitale competenties gaan over veel meer dan technologie. Twee (digitale) skills zou iedereen eigenlijk moeten hebben: enerzijds de bereidheid om te veranderen, anderzijds inzicht in de (kantoor)processen.” Je moet eerst je werkwijze kennen en die dan in vraag durven stellen. Denk daarbij aan het voorbeeld hierboven: hoe kunnen we het ondertekenen van akten vergemakkelijken? Moeten we fysiek samenkomen of zijn er andere manieren die het proces efficiënter kunnen maken, bijvoorbeeld via een digitale handtekening en autorisatie? In feite hebben we allemaal deze skills al moeten toepassen. Bij het uitbreken van de covidcrisis moesten we wel overschakelen naar digitale meetings. Het was technologie die al bestond, en die we flexibel zijn gaan inzetten om ons aan te passen aan de precaire situatie – we hebben ons ‘agile’ getoond. De omstandigheden hebben ons gedwongen om in het veranderingsproces mee te gaan.

Aanpassing van opleiding en arbeidsmarkt

We moeten zelf deze nieuwe digitale competenties aanscherpen, want we hebben ze niet op school geleerd. De opleidingen aan de universiteiten bereiden niet meer volledig voor op hoe het beroep van notaris er in de toekomst uit zal zien. De wereld evolueert immers sneller dan de curricula zich kunnen aanpassen. Zelfs jongeren die nu afstuderen, hebben dus niet alle skills meegekregen. Waar vroeger het hebben van een diploma op zich al een sleutel tot de arbeidsmarkt was, ligt dat nu anders. Nu is het de openheid en bereidheid tot bijleren die cruciaal zal blijken.

Van leercultuur …

Een studie van de Koning Boudewijnstichting toont aan hoe belangrijk het is dat we werk maken van het aanleren en aanscherpen van de digitale kennis van ons allemaal. Uit die studie blijkt immers dat 46% van de Belgen tussen de zestien en zestig niet over de nodige digitale basiscompetenties beschikt voor de wereld van morgen. Daarmee zitten we boven het Europese gemiddelde.

Dat betekent dat 46% van de klanten van de notaris onvoldoende digitaal onderlegd is. Maar ook binnen het notariaat zelf, bij de notarissen en hun medewerkers, kan er dus een tekort aan digitale kennis zijn. Bewustmaking is hier een cruciale factor. Ook dat is een digitale competentie: awareness, de risico’s kennen, phishingmails herkennen, weten niet op verdachte linken te klikken, enzovoort.

Dat betekent dat we een nieuw soort leercultuur moeten introduceren. Saskia wijst erop dat ze niet houdt van de term ‘levenslang leren’. Het heeft een negatieve bijklank. “Mijn motto is eerder ‘Leve het lang leren’”, vervolgt ze. “We moeten mensen bewust maken dat ze de CEO zijn van hun eigen leven – zowel professioneel als privé”.

… tot cybercultuur in het notariaat

Technologie en vooral het gebrek aan digitale kennis maken ons ook kwetsbaar. “Notariaten zullen gehackt worden. Dat is geen vraag van ‘of’, maar van ‘wanneer’”, meent Saskia. We leven nu eenmaal in een hypergeconnecteerde wereld. En we zijn maar zo goed beschermd tegen hackers en datalekken als de zwakste schakel in de ketting. Daarom moet het hele team mee zijn, moet iedere medewerker van het notariaat beschikken over digitale basisvaardigheden. Want als één iemand van het team een phishingmail niet herkent en doorklikt op een onbetrouwbare link, loopt het ganse systeem gevaar.

Daarom is het ook zo belangrijk om hierover na te denken. Zeker in een sector als het notariaat waarin de medewerkers omgaan met veel privacygevoelige gegevens. Als notariaat moet je daar eigenlijk een policy voor hebben. Gelukkig wordt dat door de beroepsfederatie ook mee ondersteund. “Naast een leercultuur is dan ook een ‘cybercultuur’ essentieel. Toen de notaris nog helemaal op papier werkte, liet die immers ook geen akten op straat rondslingeren.”

De opkomst van AI stelt deze problematiek op scherp. Gaan we AI-tools gebruiken of zetten we er ons uit schrik tegen af omwille van de mogelijke gevaren en misbruiken? Wel, het is niet nodig om hier schrik voor te hebben. En het heeft al helemaal geen zin het gebruik van generatieve AI zomaar te gaan verbieden.

“We moeten niet de vraag stellen ‘of’ we AI gaan gebruiken, maar ‘hoe’ we AI kunnen inzetten op een verantwoorde manier.” Welke tools gebruiken we? Welke data kunnen we in een AI-tool inputten? Dat zijn de vragen die we moeten beantwoorden. Leer dus alle medewerkers van het notariaat er mee werken, van de notaris tot de onthaalmedewerker. Zorg dat iedereen weet dat je geen vertrouwelijke data mag invoeren in een open AI-tool, want dat is zoals je papieren aktes op straat gooien. Ook dat maakt allemaal deel uit van een gezonde cybercultuur. Vergelijk het met de smartphone en sociale media op school. Je hoeft de leerlingen niet te verbieden om ze te gebruiken, maar moet hen leren hoe er juist mee om te gaan.

In een closed environment kan AI net wel een meerwaarde bieden. Maar dan heb je natuurlijk de juiste mensen aan boord nodig. Medewerkers die de juiste prompts kunnen schrijven, het formuleren van de precieze opdracht die de AI-tool moet uitvoeren. Die relevante info aan het AI-systeem kunnen voeren, opdat deze relevante resultaten oplevert. Dat wordt dé digitale skill van de toekomst. Momenteel gaapt er op dat vlak nog wel een kloof op de arbeidsmarkt tussen de competenties die nu beschikbaar zijn en de competenties waar we nood aan hebben.

Mensenkennis als digitale competentie

Betekent dit dan dat we in de toekomst allemaal cybertechneuten moeten worden? “Verre van”, meent Saskia, “75% van deze skills zijn human centric, slechts 25% is puur technologisch inzicht.” Mensenkennis als digitale competentie dus? Wat betekent dat dan? De risico’s zien en erkennen, de zwakke plekken in je proces herkennen, weten wat AI kan en wat het niet kan, begrijpen hoe het systeem werkt, opvolgen of je team mee is, … Het gaat echt gewoon over “gezond boerenverstand”, aldus Saskia.

Weet dat je de digitale evolutie – of revolutie zo je wil – niet kan tegenhouden. Je moet er nu dus in durven meegaan. Je moet nu investeren, al lijkt het economisch niet evident. Het notariaat heeft alvast het voordeel dat ook Fednot hier veel in heeft geïnvesteerd. “In feite is de grote inspanning momenteel niet financieel, maar het opbrengen van de wil om mee te stappen in het verhaal.” Misschien zou je als je pensioen nadert kunnen denken “waarom nog moeite doen, over vier jaar stop ik ermee”. Maar zelfs dan. Ook al ben je zelf aan het uitbollen, je kantoor, je opvolger, je medewerkers gaan wel door. Dus die moeten wel mee. Investeren in de toekomst is dus altijd aangewezen.

Conclusie: het notariaat staat voor spannende uitdagingen

Het notariaat staat voor spannende uitdagingen, maar ook voor grote kansen. Door te investeren in digitale competenties en een flexibele mindset, kunnen notarissen niet alleen bijblijven, maar ook vooruitlopen. De toekomst is digitaal. De toekomst begint nu.

Met dank aan Saskia Van Uffelen – Wim Putzeys, hoofdredacteur Jubel.

Dit artikel stond eerder in het Tijdschrift Notarieel Management (nr. 2/2025), uitgegeven door KnopsPublishing.