Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management reikt u als notaris een nuttig instrument aan: een kwartaalblad dat de notaris helpt bij zijn of haar rol als 'manager' van zijn of haar kantoor.

Het tijdschrift heeft daarbij de ambitie om alle aspecten te belichten die voor u als notaris op dit vlak van belang zijn:

- Personeelsbeheer en HR
- Strategie
- Cliëntenbeheer
- Associatiewerking
- Financieel beheer
- Fiscaliteit
- Organisatie en processen
- IT
- …

Onderstaand artikel van Prof. dr. Stijn Goeminne (Universiteit Gent, Vakgroep Economie) verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2021/2. Interesse in het volledige nummer? Bekijk hier de inhoudsopgave in preview of raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!

Na meer dan een jaar coronacrisis is er reeds van alles gezegd en geschreven over de economische impact ervan op diverse sectoren, in het bijzonder voor sectoren die tijdelijk met beperkingen of met een verplichte sluiting werden geconfronteerd. Ook het notariaat voelde een direct effect. Bijvoorbeeld door het beperken van huisbezoeken in de immosector daalde het aantal vastgoedtransacties in de eerste maand van de lockdown met 33%, met uiteraard een direct effect op het aantal verkoopakten, maar ook schenkingen werden uitgesteld, net als het opstellen van zorgovereenkomsten of het regelen van een echtscheiding. Het notariaat zag de activiteiten dus tijdelijk terugvallen. Erger verging het bijvoorbeeld cafés, restaurants, handelszaken, fitnesscentra, … die verplicht de deuren moesten sluiten. Niet zelden werden in de berichtgeving korte reacties opgenomen van handelaars uit de betreffende sectoren die maar al te graag hun sector zo snel mogelijk wilden (her)openen of zien heropleven “omdat de vaste kosten doorlopen”. Deze bijdrage betreft een korte financieel-analytische beschouwing bij het begrip ‘vaste kost’ en het zware gewicht dat verkeerdelijk aan dit concept wordt toegekend.

Vaste en variabele kosten

Kosten kunnen onderverdeeld worden in vaste (of constante) en variabele kosten. Het onderscheid tussen beide kostensoorten is eenvoudig wat betreft het uitgangspunt, maar niet altijd eenvoudig te maken in werkelijkheid. Centrale vraag hierbij is hoe de kosten evolueren in functie van de output. Dit kan het aantal geproduceerde goederen of diensten zijn. Met enige zin voor vereenvoudiging is dat toegepast op het notariskantoor het aantal akten dat wordt verleden.

Een vaste kost is een kost die niet afhankelijk is van de output. De omvang ervan blijft constant, gelijk wat de output is. Dat betekent dat vaste kosten onverminderd van toepassing zijn als er geen of een verminderde activiteit is. Denk hierbij aan de kosten voor opleidingen, software en licenties, brandverzekering, huur van gebouwen, abonnementen of onderhoudscontracten, intrestkosten op leningen, … Of er nu 1, 10 of 100 akten moeten verleden worden, die kosten blijven constant, ook – en belangrijk in deze context – als er niet veel minder of geen activiteiten zijn! Je kan deze kosten beschouwen als de kosten die nodig zijn om het notariskantoor draaiende te houden, of dus de algemene werkingskosten van het kantoor.

De variabele kosten zijn de kosten die wel afhankelijk zijn van de output. Voor het notariaat betekent dat hoe meer aktes er verleden worden, hoe groter de kost zal zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de opzoekings- en administratiekosten, de energiekosten, de kosten van aangetekende verzendingen, … Je kan veronderstellen dat wanneer er meer aktes verleden worden er meer dergelijke kosten worden gemaakt. Worden er in het extreme geval geen akten verleden, dan zullen die kosten er ook niet zijn.

Let op!

Het onderscheid tussen vaste en variabele kosten is niet altijd even makkelijk of duidelijk te stellen.

Hou er rekening mee dat vaste kosten als absoluut bedrag wel kunnen variëren. Beschouw vast dus niet als “een bedrag dat ongewijzigd blijft”. Het is niet omdat het absoluut bedrag van de kost wijzigt dat het daarmee een variabele kost wordt en geen vaste kost meer zou zijn. Zo kan een indexatie ervoor zorgen dat de premie voor een brandverzekering of de huur stijgt, of kan een stijging van de eenheidsprijs van energie ervoor zorgen dat de factuur voor energie stijgt, deze stijging wordt echter niet veroorzaakt door een wijziging in het aantal akten dat wordt verleden. Om als vaste kosten benoemd te worden, moet steeds gekeken worden naar de afhankelijkheid met de output. Ook wanneer de kosten wijzigen omwille van andere redenen, blijven het vaste kosten!

Kosten moeten steeds in hun context bekeken worden. Energiekosten bijvoorbeeld zullen deels variabel zijn, bijvoorbeeld de elektriciteit nodig om de laptops van de medewerkers aan te drijven, maar ook deels vast, bijvoorbeeld het elektriciteitsverbruik van de alarminstallatie, het ventilatiesysteem of de servers die permanent 24/7 aan staan. Kosten zijn dus niet per definitie vast of variabel, er moet naar de invulling van de kosten gekeken worden om ze juist te categoriseren of te verdelen.

De rol van de vaste kosten

Voor de globale economie hebben de maatregelen die de overheid oplegde in het kader van COVID-19 een enorme impact gehad op de productie van goederen en diensten. Bepaalde zaken werden gesloten, of werden geconfronteerd met een tijdelijke verlaagde activiteit. Ook notariskantoren werden geconfronteerd met een daling van het aantal akten dat werd opgesteld en sommigen hebben misschien gekozen om omwille van economische redenen tijdelijk te sluiten. Dit viel hard om dragen, waarbij reikhalzend uitgekeken werd naar het heropenen of de terugkeer naar de normale activiteiten omdat “de vaste kosten toch doorlopen”.

Hoewel deze argumentatie intuïtief logisch kan lijken, is dit financieel-economisch echter een verkeerde inschatting.

Wanneer verwezen wordt naar kosten, doelt men impliciet op het resultaat. Het resultaat, dat is de winst of het verlies, wordt bepaald als de totale opbrengsten (TO) min de totale kosten (TK), of dus TO – TK. Deze laatste term, de totale kosten (TK), bestaat uit de variabele kosten (VK) en de vaste (of constante) kosten (CK) zoals hierboven gedefinieerd. Je kan dus stellen dat TK = VK + CK. Wanneer in de resultaatsberekening de totale kosten opgesplitst worden in de variabele en vaste kosten, dan is het resultaat gelijk aan TO – (VK + CK). Na uitwerking van de haakjes is dat TO – VK – CK.

Veronderstel nu dat een kantoor omwille van een grote daling in het aantal te verstrekken akten overweegt om het kantoor tijdelijk te sluiten. Gebruik makend van deze schrijfwijze van het resultaat kan nagegaan worden wat het resultaat is ingeval gekozen wordt om te sluiten.

Wanneer men sluit, dan zijn er geen opbrengsten en geen variabele kosten. Dus zowel TO als VK zijn gelijk aan 0. Het resultaat is dan gelijk aan TO – VK – CK = 0 – 0 – CK = – CK. Er is dus een verlies van – CK.

Als er gekozen wordt om open te blijven, dan moet het kantoor de vaste kosten blijven dragen, maar bijkomend ook de variabele kosten die ontstaan voor het verlijden van een beperkt aantal aktes. In vergelijking met een tijdelijke sluiting betekent openblijven dus een extra kost ten bedrage van de variabele kosten. Echter er zijn dan wel opbrengsten, gezien er erelonen kunnen worden aangerekend. Het resultaat is dan TO – VK – CK.

Gemeenschappelijk in beide situaties is dat het resultaat een term “– CK” bevat. Welke keuze het kantoor ook maakt, op korte termijn moeten de vaste kosten altijd gedragen worden, wat ze irrelevant maakt in de beslissing om al dan niet tijdelijk te sluiten.

Wat bepaalt de keuze dan wel?

Wanneer ‘het resultaat’ de keuze om al dan niet te sluiten determineert, dan is het slechts zinvol om open te blijven als het resultaat in dat geval beter is dan bij een tijdelijke sluiting. Gezien bij het open blijven het resultaat gelijk is aan TO – VK – CK en bij sluiting aan – CK, dan is het vanuit het resultaatsperspectief slechts zinvol om open blijven als TO – VK – CK > – CK. Na uitwerking betekent dat dat open houden zinvol is als TO > VK.

Op basis van bovenstaande kan geconcludeerd worden dat pas wanneer de verkoopopbrengsten (TO) de variabele kosten (VK) minstens dekken (of dus TO > VK) het vanuit resultaatsstandpunt zinvol is om open te blijven. Dit betekent bovendien dat pas dan, nadat de variabele kosten zijn gedekt een deel van de vaste kosten terugverdiend kan worden en zal het resultaat gunstiger zijn dan “– CK”.

De beslissing om al dan niet te sluiten hangt dus af van het samenspel van de variabele kosten en de opbrengsten die gegenereerd worden … niet van de vaste kosten. Op korte termijn zijn de vaste kosten er altijd, wat maakt dat de beslissing bepaald wordt door de variabele kosten!

Als er bovendien een overheidstussenkomst is bij sluiting, dan verhoogt de drempel die moet genomen worden om vanuit winstperspectief een gunstigere situatie te bekomen bij het open blijven.

Ook voor jaarlijkse vakantie

Aanleiding van dit artikel waren de COVID-omstandigheden. Laat ons hopen dat het niet zover komt dat een nieuwe pandemiegolf een overweging tot tijdelijke sluiting opnieuw actueel maakt, echter de redenering is evenzeer van toepassing als een notariskantoor de keuze om tijdens verlofperiodes al dan niet gedeeltelijk of volledig te sluiten wil laten afhangen van het resultaat.

Medewerkers nemen nu misschien verspreid over de vakantieperiode verlof op, waardoor een kantoor gedurende een langere periode van bijvoorbeeld 2 maanden niet op volle kracht kan werken. Een andere optie is om voor een kortere periode van bijvoorbeeld 3 weken volledig te sluiten en iedereen gelijktijdig op verlof te laten gaan. Laat ook deze keuze niet bepalen door de vaste kosten (“We blijven gedeeltelijk open omdat onze vaste kosten toch doorlopen”), maar ga na wat de impact is op de variabele kosten en de opbrengsten. Dekken bij het werken op gedeeltelijke capaciteit de (gereduceerde) opbrengsten de variabele kosten niet, dan is het vanuit resultaatsstandpunt beter om volledig te sluiten.

Winst versus liquiditeit

Bovenstaande redeneringen gebeuren op resultaatbasis, wat een samenspel is van opbrengsten en kosten. Dat zijn zuiver boekhoudkundige begrippen die niet altijd correct geïnterpreteerd worden en regelmatig verward worden met inkomsten en uitgaven. Opbrengsten en kosten, net als winst of verlies, zijn geen geld. Met winst of verlies koop je niks. Het zijn boekhoudkundige concepten, waarbij het zelfs mogelijk is om binnen het gecreëerde boekhoudkader een verlies vooruit te schuiven via het overgedragen resultaat en te compenseren met latere winsten.

Belangrijker dan winst of beperkt verlies om crisis- (of vakantie)tijden te overleven zijn echter de liquiditeiten. “Cash is King” (zie ook TNM 2020/03)! Om een faillissement te voorkomen moeten voldoende liquiditeiten beschikbaar zijn om de korte termijn schuldeisers te vergoeden, wat in tegenstelling tot een verlies (vanuit een resultaatsstandpunt) niet te compenseren valt met latere gunstige geldstromen (in het liquiditeitsstandpunt). Er kunnen natuurlijk wel langere betalingstermijnen afgesproken worden om betalingsverplichtingen vooruit te schuiven, maar daarbij is men afhankelijk van de welwillendheid van de schuldeisers. Liquiditeiten lijken dus een belangrijker element te zijn in de keuze om open te blijven dan “de vaste kosten terugverdienen” of de “rendabiliteit”. Vanuit resultaatsstandpunt (zoals hierboven weergegeven) is het daarom mogelijk dat een sluiting aangewezen is, echter vanuit liquiditeitsstandpunt kan het wel zinvol zijn om toch actief te blijven om op die manier liquiditeiten te creëren.

Conclusie

Bij een beslissing om al dan niet tijdelijk te sluiten, moet vanuit resultaatsstandpunt gekeken worden naar de variabele kosten en de opbrengsten. De vaste kosten zijn hier niet bepalend voor de beslissing.

Niettemin, moet gewezen worden op het belang van het liquiditeitsstandpunt. Een kantoor kan omgaan met verlies, een tekort aan liquiditeiten is echter veel problematischer. Cash vormt de zuurstof van het kantoor, in crisistijden nog meer dan ooit tevoren!

Los van deze fiscaal-economische analyse blijft het natuurlijk de vraag in welke mate het deontologisch verantwoord is voor de notaris om zijn kantoor tijdelijk volledig te sluiten.

Prof. dr. Stijn Goeminne, Universiteit Gent, Vakgroep Economie

Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management reikt u als notaris een nuttig instrument aan: een kwartaalblad dat de notaris helpt bij zijn of haar rol als 'manager' van zijn of haar kantoor.

Het tijdschrift heeft daarbij de ambitie om alle aspecten te belichten die voor u als notaris op dit vlak van belang zijn:

- Personeelsbeheer en HR
- Strategie
- Cliëntenbeheer
- Associatiewerking
- Financieel beheer
- Fiscaliteit
- Organisatie en processen
- IT
- …

Bekijk alle artikelen

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.