Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management biedt een antwoord op de vragen waar de notaris als manager mee geconfronteerd wordt bij het runnen van zijn of haar notariaat. Notaris zijn is lang niet alleen akten verlijden, maar ook het leiden van een team en het dragen van verantwoordelijkheden, zowel juridisch als niet-juridisch.

Het tijdschrift Notarieel Management bevat topics en onderwerpen die iedere begane notaris aanbelangen. Wat is belangrijk voor een succesvol notariaat, los van de juridische kennis en dossiers? Investeren in digitalisering, het correct verlonen van personeel, mentaal welzijn op het kantoor, strategische keuzes over associaties, etc.

Het managen van een notariaat omvat diverse aspecten die in dit tijdschrift (per kwartaal) worden behandeld.

Op zoek naar meer informatie of naar de abonnementsvoorwaarden? Ontdek het hier!

Met de ‘toegevoegde notaris’ creëert de wetgever een vierde soort notaris, naast de notaris-titularis, de notaris-associé en de notaris-plaatsvervanger. Voldoende ingrijpend om eens grondig onder het vergrootglas te leggen.

De toegevoegde notaris: een vierde soort notaris

Volgens de memorie van toelichting bij het wetsontwerp, is de eerste doelstelling om “de toegang tot het ambt van notaris open te stellen naar veel meer jonge, bekwame juristen”. Nog volgens de memorie: “niet elke jurist die een bekwaam notaris zou kunnen zijn, voelt zich geroepen om te werken in een zelfstandigenstatuut, deel te nemen in het beheer en de organisatie van een notariskantoor of nog, onderhavig te zijn aan het ondernemingsrisico. Zij hebben dikwijls veel meer oog voor een evenwichtige work-lifebalance, die beter past binnen een werknemersstatuut, dat ook een deeltijdse uitoefening van het ambt mogelijk maakt”.

Men verwacht duidelijk wat van het nieuwe statuut want het quotum van jaarlijks te benoemen kandidaat-notarissen wordt opgetrokken tot 120. Dit om “voldoende kandidaat-notarissen te benoemen met het oog op de nieuwe mogelijkheid om het ambt uit te oefenen”.

Wat maakt de toegevoegde notaris speciaal?

  • De toegevoegde notaris is een loontrekkende op basis van een arbeidsovereenkomst met een andere notaris(associatie).
  • Hij is een volwaardig notaris, hij heeft exact dezelfde bevoegdheden en is onderworpen aan exact dezelfde verplichtingen als alle andere notarissen.
  • Hij werkt onder toezicht en onder de aansprakelijkheid van het kantoor waar hij tewerkgesteld wordt. Met andere woorden hij is zelf niet aansprakelijk voor eventuele fouten die hij maakt, daar draait zijn werkgever voor op. Deze beperking van aansprakelijkheid geldt evenwel niet voor ‘bedrog of zware schuld’.
  • Anderzijds, en cruciaal, oordeelt en handelt hij in alle onafhankelijkheid en onpartijdigheid.

Tot slot:

  • De toegevoegde notaris kan zijn ambt slechts in één kantoor uitoefenen.
  • De procedure om een toegevoegd notaris te benoemen loopt gelijk met die van de kandidaat-associé. Belangrijke afwijking: er is geen waardering en dus schatting van het kantoor nodig. Het kan dus sneller.
  • Het aantal toegevoegde notarissen per kantoor mag niet hoger zijn dan het aantal notarissen-titularis van het kantoor plus één.
  • De toegevoegde notarissen tellen niet mee bij de bepaling van de drempel waarboven geen notarissen meer kunnen toetreden tot een meerstandplaatsenkantoor.

Het statuut gewikt en gewogen

Er springen meteen enkele zaken in het oog die reflectie vragen:

1. De toegevoegde notaris is niet aansprakelijk, maar wel onafhankelijk

De notaris-titularis moet toezicht houden op de toegevoegde notaris maar deze kan in alle onafhankelijkheid werken. Dit vergt dus een zeer groot vertrouwen tussen notaris-titularis (en zijn associés) en de toegevoegde notaris. Men zal het statuut daarom vooral toekennen aan medewerkers die lang genoeg aan het kantoor verbonden zijn. De toegevoegde notaris zal dus voornamelijk bestaande relaties in kantoren bestendigen. In dat opzicht is het in de eerste plaats een extra carrièremogelijkheid om waardevolle juristen op lange termijn aan het kantoor (en het notariaat) te binden.

Een ander belangrijk gevolg van de combinatie “onafhankelijk maar niet aansprakelijk” is dat het heel belangrijk wordt om goede, interne afspraken te maken omtrent het dossierproces, de taakverdeling en de aktecontrole. Er is nood aan sluitende afspraken in verband met het 4-ogen principe, bijvoorbeeld. De toegevoegde notaris die als dossierbeheerder vervolgens zijn eigen aktes tekent, lijkt geen goed idee. Een toegevoegde notaris kan best geen aktes tekenen die niet door anderen zijn voorbereid of – minstens – nagekeken. Een principe dat trouwens geldt voor alle notarissen.

Dat de toegevoegde notaris niet aansprakelijk is, is trouwens niet absoluut. Het geldt niet voor ‘bedrog en of zware schuld’. In de arbeidsovereenkomst kan men afspraken maken over de invulling van die ‘zware schuld’ en zo, op specifieke punten, toch een vorm van mede-aansprakelijkheid creëren, zou men dat willen.

2. De toegevoegde notaris is een bediende

Het bediendenstatuut heeft de perceptie van ‘fiscaal duur’ en weinig flexibel te zijn. Dit kan een rem zijn op het aantal toegevoegde notarissen. Medewerkers van andere kantoren overnemen om toegevoegde notaris te worden, zal een dure investering zijn waarvan men de ‘return on investment’ op voorhand niet goed kan inschatten. Het zou ook zelfstandigen, al dan niet reeds notaris, kunnen doen twijfelen om de oversteek terug te maken naar het bediendenstatuut.

Op termijn zullen de fiscale verschillen tussen bedienden en zelfstandigen wellicht afnemen, waardoor die rem zal verdwijnen. Maar in een eerste fase versterkt dit de idee dat de toegevoegde notarissen vooral medewerkers zullen zijn die hun carrière in hun huidige kantoor verderzetten met een extra verantwoordelijkheid en titel.

De wisselwerking tussen het wettelijk statuut van de toegevoegde notaris en het algemeen arbeidsrecht, wordt ook een boeiend vraagstuk. Wat wanneer men een toegevoegde notaris wil ontslaan? Verliest de toegevoegde notaris automatisch zijn titel wanneer hij ontslagen wordt, of moet er eerst een dissociatie gebeuren alvorens men een toegevoegde notaris kan ontslaan? In het laatste geval lijkt de toegevoegde notaris een soort beschermd statuut te krijgen waardoor minstens de opzegtermijnen voor toegevoegde notarissen langer zijn dan voor andere bedienden.

3. Het doel is het “beroep aantrekkelijker maken voor juristen die een evenwichtige work-life balance nastreven”

Deze zin uit de memorie van toelichting verwoordt een nobel streven en legt de vinger op een belangrijke uitdaging in het notariaat. Toch wil ik enkele nuances aanbrengen:

Deze doelstelling lijkt om te beginnen te suggereren dat een evenwichtige work-lifebalance niet mogelijk is als notaris-titularis of notaris-associé. Notarissen werken inderdaad erg hard en work-life balance is zeker een uitdaging voor vele notarissen. Maar er zijn ook heel wat notarissen die er wel in slagen om dit evenwicht te vinden. Het notariaat is niet gebaat met de perceptie dat men toegevoegde notaris moet zijn om een evenwicht te kunnen vinden tussen werk en privé.

Daarnaast lijkt men te suggereren dat het statuut van toegevoegde notaris automatisch zal leiden tot een beter evenwicht tussen werk en privé. Ook dat is niet juist. Om te beginnen is een onevenwicht tussen werk en privé vaak het gevolg van andere zaken dan een uurregeling of een statuut. Ook vele bedienden worstelen hiermee. Bovendien lijkt men te suggereren dat men er ook voor kan kiezen om een “beetje notaris” te zijn, alsof het “tekenen van aktes tussen 9 en 5 zonder aansprakelijkheid” de stress uit de aktes zal wegnemen. Laten we dit ideaalbeeld snel wegnemen: op de plichtsbewuste medewerker die het vertrouwen verdient om toegevoegde notaris te worden, zal het verantwoordelijkheidsgevoel bij het tekenen van aktes even groot zijn als bij notarissen die ook de aansprakelijkheid dragen. Die druk, stress en al wat erbij komt kijken, zal het statuut niet wegnemen. Men kan zich zelfs afvragen wat meer druk legt: een akte tekenen en zelf aansprakelijk zijn of een akte tekenen en iemand anders aansprakelijk maken.

Zoals met andere associaties, zal het cruciaal zijn om het statuut grondig voor te bereiden en goede en sluitende afspraken te maken, aangepast aan de concrete situatie van de notarissen en het kantoor. Veronderstellen “dat het wel goed komt”, is vragen om moeilijkheden.

In welke situaties kan het statuut zijn waarde bewijzen?

Het statuut van toegevoegde notaris is vergelijkbaar met dat van ‘salary partner’ uit de advocatuur. We kijken even over het muurtje en zien een aantal vergelijkbare situaties waar het statuut tot zijn recht kan komen.

1. Toegevoegde notaris als deel van het persoonlijk groeiproces

Het moet gezegd dat de overstap voor vele jonge notarissen van medewerker naar notaris erg groot is. Bovendien zien we heel wat piepjonge notarissen die weliswaar door het examen ‘geaccrediteerd’ worden om notaris te zijn, maar die de facto nog relatief “weinig kilometers op de teller hebben”. De toegevoegde notaris kan een heel mooi statuut zijn om het ‘rijpingsproces’ wat te verlengen. In heel wat advocatenkantoren wordt men eerst ‘salary partner’ alvorens ‘equity partner’ (= aandeelhouder) te worden. Het is een vast deel van het carrièrepad en het groeiproces. Ik ga ervan uit dat we binnen een aantal jaren dezelfde situatie kennen in vele – misschien grotere – notariskantoren. De toegevoegde notaris als een vast onderdeel van het carrièrepad naar notaris-aandeelhouder. Het statuut fungeert als een soort beschermende stolp waaronder talent zich verder kan ontwikkelen.

In dit geval is het een tijdelijk statuut waarin de toegevoegde notaris ook moet aantonen dat hij het volwaardige statuut waard is. Anders dan de wet voor ogen heeft, zal hij dan ook vol mee ingeschakeld worden op alle aspecten van de kantoorvoering.

2. Toegevoegde notaris als ‘wachtkamer’

Het rendement van een notariskantoor kan maar een beperkt aantal notarissen-aandeelhouders dragen. Met de druk op de erelonen zal dat alleen maar scherper worden. Het statuut zal ongetwijfeld ook gebruikt worden als ‘wachtkamer’ tot een notaris-aandeelhouder uittreedt en er plaats is aan de hoofdtafel. Zoals bij de advocaten en accountants zal dit ertoe leiden dat in de associatieovereenkomsten hardere afspraken zullen gemaakt worden over pensioenleeftijden.

3. Toegevoegde notaris als carrièrekeuze

Het statuut zal ongetwijfeld ook ingevuld worden zoals de wet het voorzien heeft: een statuut met minder verplichtingen en druk. Medewerkers die de rol van notaris willen opnemen zonder de besognes en risico’s van de bedrijfsvoering en met de zekerheid van een vast, beschermd salaris. In deze rol kunnen ze een dankbare rol opnemen en de agendadruk in het kantoor helpen verlichten.

De wederzijdse verwachtingen beheren zal hier de grootste uitdaging zijn. Zoals eerder aangegeven geloven we niet in een ‘stressloze’ notaris-rol. Wanneer de druk toch oploopt, bestaat het gevaar dat de toegevoegde notaris het gevoel krijgt dat hij meer ploetert dan vooropgesteld, terwijl de vruchten van dat geploeter elders geplukt worden.

4. Toegevoegde notaris als uitbol-statuut

De wetgever heeft uitdrukkelijk voorzien dat de toegevoegde notaris ook een uitloopstatuut kan zijn voor notarissen die het wat rustiger aan willen doen. Zelfs notarissen-titularis kunnen, na ontslag, gerecupereerd worden als toegevoegde notaris. Wellicht is het voor menig ervaren notaris een denkpiste om op deze manier de fakkel door te geven aan de jeugd zonder zelf meteen definitief naar Tenerife of de golfbaan verbannen te worden.

De verplichte overstap naar het bediendenstatuut is misschien een drempel om deze stap te zetten. Strikt genomen heeft men ook het statuut van toegevoegde notaris niet nodig om dit te realiseren. Door alle aandelen, behalve één, te verkopen kan men ook in onderling akkoord een statuut creëren dat heel sterk kan gelijken op dat van de toegevoegde notaris, zonder verplichting van het bediendenstatuut.

De toegevoegde notaris brengt reliëf in het notarislandschap en dat is positief. Het creëert nieuwe mogelijkheden, openingen, denkpistes en diversiteit. Doordachte implementatie wordt de uitdaging. The proof of the pudding will be in the preparation.

Barend Blondé, consultant FrahanBlondé

Met warme dank aan erenotaris Luc Van Campenhout voor zijn wijze en spitse review.

Deze tekst verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, waarover u hier meer informatie vindt.


Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn

Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management biedt een antwoord op de vragen waar de notaris als manager mee geconfronteerd wordt bij het runnen van zijn of haar notariaat. Notaris zijn is lang niet alleen akten verlijden, maar ook het leiden van een team en het dragen van verantwoordelijkheden, zowel juridisch als niet-juridisch.

Het tijdschrift Notarieel Management bevat topics en onderwerpen die iedere begane notaris aanbelangen. Wat is belangrijk voor een succesvol notariaat, los van de juridische kennis en dossiers? Investeren in digitalisering, het correct verlonen van personeel, mentaal welzijn op het kantoor, strategische keuzes over associaties, etc.

Het managen van een notariaat omvat diverse aspecten die in dit tijdschrift (per kwartaal) worden behandeld.

Op zoek naar meer informatie of naar de abonnementsvoorwaarden? Ontdek het hier!

Bekijk alle artikelen

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.