De office manager: een onmisbare functie in het notariskantoor van de toekomst cover

19 jun 2024 | Management & Deontology

De office manager: een onmisbare functie in het notariskantoor van de toekomst

Recente vacatures

Advocaat
Burgerlijk recht Gerechtelijk recht Ondernemingsrecht Verzekeringsrecht
0 - 3 jaar
Oost-Vlaanderen
Advocaat
Burgerlijk recht Gerechtelijk recht Ondernemingsrecht Verzekeringsrecht
0 - 3 jaar
Antwerpen Brussel
Legal Counsel
Verzekeringsrecht
3 - 7 jaar
Brussel
Uitgever
3 - 7 jaar
Antwerpen

Aankomende events

Elke notaris vindt dat hij* een prachtig beroep heeft waarin hij een belangrijke sociale functie heeft en de burger helpt bij belangrijke sleutelbeslissingen in het leven. Maar de notaris moet ook, nu meer dan ooit tevoren, voeling hebben (en houden) met de sociale en economische omgeving waarin hij zijn beroep uitoefent. Of om het met de woorden van Darwin te stellen: “It is only the one who’s the most adaptable to change that will survive.

Notarissen moeten op lange termijn leren denken

Als consultant kom je in veel notariaten en merk je de verschillen in DNA, cultuur en sfeer van een kantoor direct op. Het is typerend dat je als bezoeker reeds bij het onthaal kan merken op welke pijlers de kantoorwerking uitgebouwd is, waar er over nagedacht werd en welk niveau van dienstverlening de cliënt kan verwachten.

Heel onze maatschappij zet steeds meer in op beleving, service en klantenondersteuning. Veel notarissen zijn van mening dat zij niet hoeven mee te surfen op deze stroming. Zij staan daar als juridisch beroep boven en hebben hogere doelen te dienen. Niets is echter minder waar. Notarissen kunnen de verwachtingen van hun cliënten niet negeren: zowel de modale burger als de ondernemer vragen meer dan alleen een akte in juridisch complexe taal en, zonder enige twijfel, met een correcte oplossing voor hun probleem.

Ook een notaris moet inzetten op service en kwaliteit van zijn dienstverlening.

Deze uitdaging vereist investeringen die buiten de core business liggen. We spreken over andere zaken dan computers, juristen of opleidingen. Notarissen moeten hun organisatie naar een hoger level kunnen brengen. Een pittige opdracht als je ziet dat zij al fulltime, soms zes dagen op zeven, de verantwoordelijkheid hebben om steeds complexere akten met een steeds grotere verantwoordelijkheid af te leveren. Het antwoord is simpel: notarissen moeten zich laten omringen door de juiste mensen die de competenties en de kunde hebben om op lange termijn structurele veranderingen in een organisatie succesvol te implementeren en te begeleiden.

Notaris, blijf bij je leest

Ben je, als notaris, dit artikel nog aan het lezen, dan realiseer je je dat hierin een kern van waarheid zit, zie je al bepaalde punten binnen je organisatie waaraan je kan werken of ben je in de marge al bepaalde aantekeningen aan het maken. Loop echter niet steeds in dezelfde val. Notarissen willen vaak alles zelf doen: moet er aan modellen gewerkt worden, dan zullen zij deze klus er ’s avonds wel even bijnemen. Het personeelsbeleid kent volgens hen geen enkel geheim en de lonen worden tussen twee akten door wel ingegeven. Kortom, de notaris heeft meer bijbanen en managementhobby’s dan eender welke zelfstandige. Maar volstaat dit nog wel?

Een notaris is een topjurist en daar moet hij ook zijn meerwaarde op inzetten. Daarvoor heeft hij vijf jaar rechten gestudeerd, een ManaMa notariaat en drie jaar stage gedaan. Het vergelijkend examen heeft bewezen dat hij de top in de juridische wereld vertegenwoordigt. Dit betekent ook dat hij hierin het verschil kan maken en zijn tijd maximaal daarop moet inzetten. Dat is een economisch dogma: men zet zijn middelen zo efficiënt mogelijk in om de hoogste toegevoegde waarde te realiseren.

Notarissen bevinden zich bij de top van de juristen. Zij moeten dan ook maximaal hun tijd inzetten waar ze de hoogste toegevoegde waarde kunnen realiseren.

Waarom willen notarissen dan toch zo graag hun tijd, met een zeer hoge intrinsieke waarde, blijven inzetten op zaken die niet binnen hun specialisme liggen en die tegen een lagere alternatieve kost kunnen worden uitbesteed aan anderen met een hogere kans op betere resultaten? Van de omkaderende processen heeft een notaris veel minder kaas gegeten, maar in steeds grotere kantoren met meer hoogopgeleide medewerkers en steeds meer veeleisende cliënten worden deze processen wel steeds bepalender voor de verdere evolutie van de organisatie.

Enter de ‘office manager’!

Notarissen denken dat de taakomschrijving van een office manager te beperkt is om hiervoor een specifieke medewerker aan te trekken. Toch zijn de veelheid aan factoren waarover deze man of vrouw zich moet buigen nooit zo uitgebreid geweest.

We zoeken een profiel dat:

  • het vijfjarenplan voor het kantoor uitwerkt en, de strategische visie van het kantoor mee zal bepalen. Ook in het notariaat is het belangrijk te weten waar je met je kantoor naartoe wil: waar sta je met je kantoor, waar wil je op lange termijn op inzetten, hoe ga je beslissingen afwegen om dit te bereiken, …;
  • een financiële analyse maakt van het kantoor en een uitgebreide ratio-analyse van het kantoor opvolgt;
  • het personeelsbeleid van het kantoor op lange termijn uittekent om de nodige specifieke en gespecialiseerde profielen aan te trekken en aan het kantoor te binden. Dit houdt in dat zowel het loonbeleid (met alle legale en extralegale voordelen) is uitgebouwd en er een aangename werkomgeving wordt gecreëerd;
  • de complexe ICT-uitdagingen van het kantoor kan volgen en de nodige toepassingen binnen het dossierproces kan implementeren en optimaal kan laten benutten;
  • een gedegen risicoanalyse voor het kantoor evalueert en constant oordeelt of de veiligheid en continuïteit van de processen zijn gewaarborgd;
  • de efficiëntie van de processen bewaakt en bijstuurt, waarbij alle nieuwe wettelijke verplichtingen en formaliteiten op een structurele manier zijn voorzien in alle voorkomende casussen;
  • te allen tijde een kwaliteitscontrole garandeert zodat foutenmarges tot een minimum beperkt worden en het serviceniveau steeds gegarandeerd is;
  • het kennis- en opleidingsbeleid binnen het kantoor uittekent en implementeert.

Een office manager heeft een zeer uitgebreid pakket van taken die niet opgenomen zijn in de notarisopleiding, maar die vandaag onontbeerlijk zijn in een modern notariskantoor.

Dit is een niet-limitatieve lijst van verantwoordelijkheden die de office manager, samen met de notaris(sen), moet opnemen. Door deze taken te delegeren naar anderen heeft de notaris tijd om de juridische problemen of nieuwe juridische opportuniteiten aan te pakken en zijn juridisch dienstenaanbod verder uit te bouwen.

Hoe integreer je een office manager in het kantoor?

Notarissen die overwegen om een office manager te engageren dienen zich evenwel bewust te zijn van een aantal aspecten:

  • een persoon die dergelijke opdracht aanneemt, moet op de steun en het vertrouwen van de notaris(sen) kunnen rekenen zodat de autoriteit van deze persoon binnen het kantoor niet ondergraven wordt. De notaris moet zich bewust zijn dat hij een zekere afstand moet inbouwen en moet bereid zijn om bepaalde zaken uit handen te geven. Vertrouwen in en loyauteit ten aanzien van de officemanager zijn cruciaal opdat de samenwerking zou slagen: een beslissing die aangevochten wordt door een medewerker mag dus nooit eenzijdig door de notaris teruggedraaid worden;
  • niet elk kantoor heeft de mogelijkheid of de grootte om een fulltime officemanager aan te trekken. Dergelijke functie kan ook parttime door deze persoon in een (beperkt) aantal kantoren uitgevoerd worden. Indien een officemanager ook andere notariskantoren begeleidt, zijn de initiatieven dikwijls al eens afgetoetst en kan de officemanager, op basis van zijn ervaring, elke actie op maat van de specifieke noden van het kantoor afstemmen. Het kantoor krijgt als het ware een hele nieuwe frisse input die reeds op andere plaatsen de efficiëntietest doorstaan heeft, zo moet het warm water niet altijd opnieuw uitgevonden worden;
  • het is aangewezen dat deze persoon voldoende en regelmatig aanwezig is op de werkvloer: iemand die actief gaat meewerken aan het management van het kantoor moet vertrouwd geraken met de cultuur, het DNA en de medewerkers van het kantoor en moet een vertrouwensband met de medewerkers opbouwen. Dit kan niet wanneer hij of zij slechts af en toe een halve dag “langskomt” in het kantoor. Daarnaast is het ook belangrijk dat de officemanager ziet wat er leeft, snel kan inspelen op bepaalde voorvallen en te allen tijde aanspreekbaar is in noodgevallen;
  • er moeten duidelijke werkafspraken gemaakt worden: wat is de functieomschrijving van de ND, wat zijn de concrete verwachtingen van de notaris(sen), hoe en op welk ritme wordt er overlegd, hoe gebeurt de communicatie, welke verantwoordelijkheden krijgt de officemanager en welke verantwoordelijkheden blijven bij de notaris(sen), …;
  • onderschat ook niet de verandering die dit voor de medewerkers inhoudt en het belang van een goede kadering en communicatie voor het slagen van dit project. Medewerkers moeten duidelijk weten wat de functie van de nieuwe ND inhoudt en waarvoor zij bij deze persoon terecht “kunnen” en terecht “moeten”.

En waar vind je nu dergelijk profiel?

De vraag zal op ieders lippen branden: allemaal goed en wel, maar waar moet ik deze witte raaf beginnen te zoeken?

Het notariaat is een specifieke wereld die in vele opzichten verschilt van een commerciële omgeving: tradities, zeer korte communicatielijnen en een zaakvoerder die een sterke stempel drukt op de organisatie, maken dat de externe kandidaat met de voeten in de “notaris”-aarde moet blijven staan. In het notariaat wenst men geen complexe competentie-matrixen, of ingewikkelde HR-theorieën, maar verwacht men een eenvoudige, praktische en menselijke aanpak.

(H)erken de mogelijkheden en heb de wil om erin te investeren; kant-en-klaar vind je ze niet op de markt.

Als ik kijk naar de succesverhalen in de sector dan blijkt dat een grote affiniteit of ervaring in een notariskantoor zeer waardevol te zijn. Voormalige medewerkers (al dan niet juristen) die een carrièrewending genomen hebben, blijken zeer goede profielen te zijn om een dergelijke functie in te vullen. Deze mensen moeten echter de mogelijkheden krijgen om opgeleid en gevormd te worden in de rol als manager en leidinggevende.

Profielen die van buiten de sector instappen, hebben een langere inloopperiode nodig en leggen, in een beginfase, dikwijls minder goed de prioriteiten vast. Dit wil niet zeggen dat zij op termijn geen succesvol parcours kunnen voorleggen: de betrokken notaris(sen) moeten hier meer investeren in het evalueren van de noodzaak van bepaalde acties. Zoals altijd zijn persoonlijke vaardigheden en competenties doorslaggevend om deze functie goed te kunnen invullen en blijft een sterke betrokkenheid van de notaris(sen) noodzakelijk.

Er zijn door de jaren heen ook een pak consultants die een ruime ervaring binnen het notariaat hebben opgedaan. Zij kunnen hun kennis koppelen aan deze ervaring en aangesproken worden om dergelijke functies in te vullen.

Raar maar waar: er blijken ook notarissen te zijn die reeds op vroege leeftijd uit de ratrace zijn gestapt en hun notariële kennis willen inzetten en uitbreiden om meer management-gerichte functies binnen de sector op te nemen.

De kandidaten liggen natuurlijk niet voor het oprapen, maar wanneer men overtuigd is van het nut van deze functie zijn er voldoende opportuniteiten om deze functie in te vullen. Men moet de mogelijkheden alleen willen herkennen en erin willen investeren.

Catherine Van Acker
d’OFFICE Consult

*Voor de eenvoudige lezing van het artikel wordt de notaris aangesproken als hij, waarbij er op geen enkele manier enige discriminatie beoogd wordt.


Dit artikel werd eerder gepubliceerd in het Tijdschrift Notarieel Management, uitgegeven door KnopsPublishing.

Referenties

[1]Employer Brand Research 2023.

Recente vacatures

Advocaat
Burgerlijk recht Gerechtelijk recht Ondernemingsrecht Verzekeringsrecht
0 - 3 jaar
Oost-Vlaanderen
Advocaat
Burgerlijk recht Gerechtelijk recht Ondernemingsrecht Verzekeringsrecht
0 - 3 jaar
Antwerpen Brussel
Legal Counsel
Verzekeringsrecht
3 - 7 jaar
Brussel
Uitgever
3 - 7 jaar
Antwerpen

Aankomende events

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

0 Reacties

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.