Stijgende complexiteit en een steeds toenemende werklast behoren vandaag de dag tot de realiteit van de notaris. De vraag hoe dit allemaal te bolwerken drukt dan ook op menig notaris. In dit artikel bekijken we hoe we artificiële intelligentie kunnen inzetten in het notariaat om hieraan tegemoet te komen.
Knelpunten in de dagelijkse notariële praktijk
Het (Belgisch) notariaat bevindt zich op een kruispunt: enerzijds stijgt de druk om dossiers sneller af te handelen, anderzijds worden wetgeving en administratieve verplichtingen almaar complexer. Daarenboven zorgt een nijpend personeelstekort voor bijkomende druk op de dagelijkse werking van notariskantoren.
Een deel van de oplossing ligt in een geïntegreerde aanpak, die helpt om de goede werking van het notariskantoor te waarborgen. Een essentieel onderdeel van zo’n geïntegreerde aanpak is het gebruik van juridisch correct opgestelde modeldocumenten die blijk geven van uniformiteit én eenvoudig zijn in gebruik.
Uit de praktijk blijkt echter dat veel notarissen door tijdgebrek niet toekomen aan de opmaak en het onderhoud van degelijke basismodellen. Gevolg is dat het kantoor blijft werken met verouderde en/of onvolledige modellen, vaak verspreid opgeslagen over verschillende lokale mappen. Dit heeft heel wat nadelen: het zorgt voor tijdverlies in de dagelijkse werking, levert inhoudelijke en vormelijke onnauwkeurigheden op en leidt tot een gebrek aan uniformiteit. Bovendien dreig je het overzicht te verliezen.
Zo gebeurt het dat er binnen één kantoor, verschillende medewerkers en verschillende aanpak hanteren. Hierdoor kunnen de afgewerkte juridische producten fundamenteel verschillen per dossierbeheerder, zeker wanneer de gebruikelijke en toepasselijke clausules niet meteen voorhanden zijn. Bovendien zullen dossierbeheerders kostbare tijd verliezen door het zoeken naar de juiste clausules of het aanpassen ervan, om alsnog te eindigen met een slordige copy-paste vanuit een vorig dossier. Ook voor de notaris betekent dit heel wat tijdverlies, want de nalezing en controle van de aktes wordt daardoor een moeizame en tijdrovende bezigheid.
Ten slotte lijkt ook een eenvormige dienstverlening naar cliënten toe daardoor soms wat zoek.
In een sector waar transparantie en nauwkeurigheid essentieel zijn, komt dit de reputatie van het notariaat niet ten goede. De vraag rijst hoe deze vicieuze cirkel, waarin vele notariaten zich thans bevinden, kan worden doorbroken. Artificiële intelligentie kan – indien op de juiste manier ingezet – hier zeker aan bijdragen.
Modeldocumenten en artificiële intelligentie: een complementair geheel
De digitalisering van het notariaat is al geruime tijd ingezet. Op het vlak van het voorafgaand opzoekingswerk levert de Federatie van Notarissen al puik werk. Zeker wat betreft de centralisatie en vereenvoudiging van de (vele) opzoekingen en formaliteiten die respectievelijk moeten worden verricht en nageleefd.
Wat betreft het opstellen van de juridische overeenkomsten en akten, schakelen we met de komst van artificiële intelligentie nu een versnelling hoger. AI is niet langer toekomstmuziek, maar werkt vandaag al ondersteunend. Artificiële intelligentie kan optreden als een stille collega die routineus specifieke taken uit handen neemt. Denk bijvoorbeeld aan:
- De automatische overname van gegevens of informatie verkregen uit allerlei attesten en keuringen (asbestinventarisattest, EPC-keuringen, keuring elektrische installatie,..).
- De automatische overname van gegevens uit verkregen opzoekingen en formaliteiten (stedenbouwkundige inlichtingen, inlichtingen uit geopunt,..).
- De automatische overname en/of tekstverwerking op basis van gegevens voorkomende uit dossierstukken zoals eigendomstitels (eigendomsoorsprong, erfdienstbaarheden,..).
- De preselectie van de toepasselijke clausule(s) uit het modeldocument.
Opdat AI zijn nut kan bewijzen, heb je een goed onderliggend basismodel nodig. Dit basismodel moet veelomvattend én eenvoudig in gebruik zijn. De juridische controle blijft het werk van de menselijke juridische professional, die door de ondersteuning van artificiële intelligentie meer focus kan leggen op de dossier-gerelateerde juridische knelpunten en/of vraagstukken. Op deze wijze gaan snelheid en kwaliteit hand in hand.
Tijdswinst, ontzorging en kwaliteitsgarantie dankzij artificiële intelligentie
Het gebruik van artificiële intelligentie en hoogwaardige modeldocumenten zorgt voor een gestroomlijnd dossierproces, minder repetitief werk, snellere verwerking van dossiers, verminderde werkdruk en meer ruimte voor juridisch maatwerk. Overeenkomsten en akten worden correct in- en aangevuld op basis van de concrete dossiergegevens en een selectie van toepasselijke, nauwkeurig opgestelde, juridische clausules die up-to-date zijn. Bijgevolg, is het eindproduct accuraat en heeft het een voorspelbare en uniforme inhoud. De notaris en zijn medewerkers worden ontlast en ontzorgd, terwijl ook de cliënt kan rekenen op een vlotte, nauwkeurige, betrouwbare en rechtszekere dienstverlening.
De combinatie van artificiële intelligentie met kwalitatieve en actuele modeldocumenten vormen samen de ultieme basis voor efficiënt dossierbeheer mét kwaliteitsgarantie.
Patricia Gemis, Charlotte De Cleen en Christophe Verdonck
Op de opleiding “De notaris en artificiële intelligentie – De rol van AI bij het opmaken van vastgoedakten en -overeenkomsten” georganiseerd door KnopsPublishing komt u meer te weten over dit onderwerp.
0 reacties