​Sinds enkele jaren is online vergaderen binnen een Vereniging van Mede-eigenaars (VME) in België een vast onderdeel van de wetgeving geworden. Waar dit vroeger een tijdelijke maatregel was, is het nu structureel verankerd in het Burgerlijk Wetboek. Zo’n digitale Algemene Vergadering is een dankbaar gegeven: vele VME's kampen vandaag met de nood om meerdere keren te vergaderen, bijvoorbeeld omdat zij een zwaar renovatiedossier behandelen. De mogelijkheid om ook digitaal te vergaderen, komt efficiëntie maar ook transparantie ten goede.

Ook schept het mogelijkheden om het beroep van syndicus aantrekkelijker te maken, daar waar we weten dat vele avondvergaderingen onaantrekkelijk zijn voor een lange uitoefening van het beroep als syndicus, vandaag bovenal nog een knelpuntberoep.

We geloven dan ook in het nut van een overzicht van de belangrijkste regels, voorwaarden en praktische tips voor een hybride of digitale Algemene Vergadering (AV).

De juridische basis van de digitale Algemene Vergadering

De mogelijkheid om digitaal te vergaderen is vastgelegd in artikel 3.87 BW. Daarin lezen we dat mede-eigenaars fysiek óf "vanop afstand" kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.

1. Beslissingsrecht: Het is de syndicus die beslist over de vorm van de vergadering (fysiek, volledig digitaal of hybride). De syndicus hoeft hiervoor geen voorafgaande toestemming van de AV te vragen, tenzij de statuten van het gebouw dit expliciet verbieden.
2. Oproeping: In de oproeping (de uitnodiging) moet duidelijk vermeld staan hoe de mede-eigenaars digitaal kunnen deelnemen en welk platform (bijv. Teams, Zoom of gespecialiseerde VME-software) wordt gebruikt.

Drie vormen van vergaderen

Tegenwoordig zijn er daarmee drie manieren waarop een VME kan samenkomen

Voorwaarden voor een geldige digitale Algemene Vergadering

Om de rechtsgeldigheid van de beslissingen te garanderen, moet aan een aantal strikte voorwaarden worden voldaan:

• Identificatie: De syndicus moet kunnen vaststellen wie er online aanwezig is (bijvoorbeeld via een unieke inlogcode of camera).
1. Interactie: Mede-eigenaars moeten de discussie niet alleen kunnen volgen, maar ook rechtstreeks het woord kunnen voeren om vragen te stellen of tussenkomsten te doen.
2. Stemrecht: Het systeem moet toelaten dat er live en geheim (indien nodig) gestemd kan worden. De stemmen worden geteld op basis van de aandelen (duizendsten).
3. Quorum: Ook bij een digitale Algemene Vergadering moet het aanwezigheidsquorum bereikt worden (meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig/vertegenwoordigd, die samen minstens de helft van de aandelen bezitten).

Notulen en handtekeningen

Na afloop van de digitale vergadering moet de syndicus notulen opstellen. Volgende aandachtspunten moet die daarbij in acht nemen:

1. Ondertekening: De notulen moeten worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en de op dat moment nog aanwezige mede-eigenaars.
2. Elektronische handtekening: Bij een digitale Algemene Vergadering gebeurt dit vaak via platformen zoals Connective of DocuSign, of via de eID/Itsme.
3. Termijn: De notulen moeten binnen de dertig dagen na de vergadering naar alle mede-eigenaars worden verstuurd.

Praktische tips voor mede-eigenaars

1. Technische check: Zorg voor een stabiele internetverbinding. Gebruik bij voorkeur een laptop of tablet in plaats van een smartphone voor een beter overzicht van de documenten.
2. Volmachten: Ook digitaal kun je een volmacht geven. Let op: de syndicus mag zelf nooit een volmacht aannemen.
3. Privacy: Let op je achtergrond tijdens het videobellen. De meeste software laat toe om je achtergrond te vervagen.

Hoewel de digitale Algemene Vergadering de standaard lijkt te worden, blijft het belangrijk om rekening te houden met minder digitaal vaardige mede-eigenaars. Een hybride vorm is daarom vandaag de meest democratische oplossing.

​Clabots Advocaten

Lees hier ook andere artikels van meester Clabots over appartementsmede-eigendom.