Heb jij medewerkers in dienst? Dan weet je als geen ander dat de loonadministratie elke maand voor behoorlijk wat stress kan zorgen. Uren inboeken, verlofdagen goedkeuren, ziektedagen registreren,… De administratieve rompslomp neemt vaak meer tijd in beslag dan je zou willen. Met deze tips helpen we je graag op weg om voortaan snel en foutloos jouw loonadministratie af te handelen.

Zorg voor een goed contact met jouw sociaal secretariaat

Om de loonberekeningen uit te voeren, werken veel werkgevers samen met een sociaal secretariaat. Om fouten te vermijden, is het belangrijk dat jouw contactpersoon goed op de hoogte is van jouw dossier. Het is daarom handig om een vast contactpersoon te hebben voor jouw loonadministratie. Persoonlijk contact, praktische informatie, proactief meedenken én een transparante en duidelijke prijs zijn hierbij erg belangrijk. Laat je zo maximaal ontzorgen als werkgever.

Maak een jaarkalender op voor je loonadministratie

Heel wat zaken komen jaarlijks terug, denk maar aan vakantiegeld, eindejaarspremies, indexaties of vastgelegde vrije dagen. Door een jaarkalender op te maken voor je loonadministratie, ben je elk jaar voorbereid op wat gaat komen. Het kan handig zijn om daarnaast ook een jaarkalender voor jouw personeel op te maken. Zo weten ze op voorhand wanneer er een bijkomende betaling zal gebeuren. Op deze kalender kunnen ook (vervangings)feestdagen worden aangeduid. Dat maakt het zowel voor jouw personeel als voor jezelf duidelijk wanneer welke zaken worden ingepland.

Communiceer transparant met jouw medewerkers

Een goede communicatie is cruciaal in een onderneming en zorgt voor tevreden medewerkers. Door proactief bepaalde wijzigingen inzake loon te communiceren, denk aan een indexatie, loonsverhoging of bonus, beperk je het aantal vragen en krijgen jouw medewerkers het gevoel dat ze op de hoogte zijn van alles. Ook wanneer er een foutje in de berekening sluipt, bespreek je dit best vooraf met jouw medewerker. Via een sociaal secretariaat krijg je vaak mogelijkheden om eenvoudig documenten in verband met de loonadministratie met jouw medewerkers te delen. Alle medewerkers krijgen dan dezelfde duidelijke informatie, zodat je geen aparte mails hoeft te versturen.

Werk met gebruiksvriendelijke tools voor je loonadministratie

Om je zoveel mogelijk te kunnen concentreren op jouw zaak, is het belangrijk om waar mogelijk tijd te besparen. Gebruiksvriendelijke tools kunnen daarbij voor de nodige gemoedsrust zorgen. Met een online systeem kunnen jouw medewerkers bijvoorbeeld zelf verlof aanvragen via een persoonlijk werknemersplatform. Nadat je het verlof hebt goedgekeurd, komt het automatisch in de maandelijkse payrollkalender. Daarnaast kunnen ze in een dergelijk platform ook vaak hun persoonlijke gegevens zoals burgerlijke staat, adres en bankrekeningnummer aanpassen, en hun persoonlijke loonfiches raadplegen. Dit vermijdt heel wat mailverkeer en bespaart tijd voor jou als werkgever.

Marie-Laure Dekeyzer – Vandelanotte