​Dat het vandaag moeilijk is om nieuwe medewerkers te vinden, is geen geheim. De arbeidsmarkt is krap en er zijn meer vacatures dan kandidaten. Topprofielen zijn gegeerd en hebben de luxe om te kiezen. Bovendien kijken de nieuwe generaties professionals op een andere manier naar werk en leven. Dat zijn allemaal factoren waar je als werkgever weinig of geen vat op hebt. Maar er zijn ook elementen waar je wél invloed op kan uitoefenen. Eén daarvan is verrassend eenvoudig en toch vaak onderschat: de manier waarop je je vacaturetekst opstelt.

​Een slechte vacaturetekst heeft veel nadelen: weinig sollicitaties of sollicitaties van de verkeerde kandidaten, lange en frustrerende procedures en onnodige werkdruk voor het team dat dringend op versterking wacht. Een sterke vacaturetekst kan dat tij keren. Maar hoe pak je dat concreet aan?

1. De vacaturetekst is meer dan een formaliteit

De vacature is het eerste contactpunt tussen het kantoor en een potentiële nieuwe medewerker. Het is dus veel meer dan een droge opsomming van taken en vereisten: het is een visitekaartje, een kans om te laten zien wie je bent en waarom iemand voor het kantoor zou willen werken. Dat beseffen is de eerste stap. Want de implicatie is duidelijk: je moet de tijd nemen om zorgvuldig na te denken over de inhoud én de toon van de tekst.

Het uitschrijven van een goede vacaturetekst is dan ook een teaminspanning, waar HR, de toekomstige leidinggevende en de communicatiedienst hun steentje aan kunnen bijdragen. Zo zorg je dat zowel de inhoud (wat moet de kandidaat doen en kunnen) als de uitstraling (wie zijn wij en wat bieden we) juist zitten.

2. Begin bij het begin

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voor je een letter op papier zet, moet je voor jezelf helder hebben wie je zoekt. Houd daarbij rekening met de volgende aspecten:

• Denk verder dan diploma’s: Een diploma is uiteraard belangrijk. Een jurist zonder rechtendiploma is ondenkbaar. Maar of je nu een advocaat-stagiair, notarieel medewerker of bedrijfsjurist zoekt, de kandidaten zullen veel meer moeten kunnen dan wat ze op de universiteitsbanken hebben geleerd. Kennis alleen is niet voldoende. Vraag ook naar soft skills zoals klantvriendelijkheid, stressbestendigheid, collegialiteit en leerbereidheid.
• Vermijd spiegelrekrutering: Kandidaten hoeven geen kloon te zijn van jezelf of van de bestaande collega’s. Complementariteit kan juist een troef zijn. En een divers team is een sterk team.
• Wees realistisch over het profiel: Niet elk topprofiel is beschikbaar, en niet iedereen hoeft alles meteen te kunnen. Overweeg wat iemand kan leren on the job en maak onderscheid tussen ‘must-haves’ die een kandidaat van bij de start moet hebben, en de ‘nice-to-haves’ die een medewerker later kan verwerven en van jou kan leren.
• Betrek de juiste mensen: Vraag input van de collega’s die met de nieuwe medewerker zullen samenwerken. Zij weten vaak goed welke eigenschappen écht het verschil maken.

3. Kies een duidelijke functietitel

De functietitel is cruciaal voor de vindbaarheid. En om ervoor te zorgen dat potentiële kandidaten je vacature ook echt bekijken. Gebruik dus geen nonsenstermen als “rockstar” of “ninja”. Je bent tenslotte geen hip marketingkantoor. (En zelfs die zouden dat beter niet doen.)

De functietitel moet meteen duidelijk maken welke rol je precies zoekt, en wat het niveau of de ervaring van de kandidaat moet zijn (junior, medior, senior). Vermijd interne termen of titels die buitenstaanders niet begrijpen. Zelfs voor (net afgestudeerde) juristen is het verschil tussen een “associate” of een “counsel” misschien niet duidelijk. Kies gewoon voor “advocaat-stagiair” of “advocaat in het ondernemingsrecht” of “notarieel medewerker met interesse voor vastgoed”.

4. Structuur en lengte van de tekst

Een vacaturetekst moet overzichtelijk en leesbaar zijn. Uit onderzoek blijkt dat de ideale lengte tussen de 700 en 2000 tekens ligt. Lange, wollige teksten schrikken af. Te korte teksten wekken twijfel over de professionaliteit van de organisatie.

Een heldere structuur helpt:

1. Intro: Waarom zou iemand hier willen werken? Wat maakt jullie uniek?
2. Functieomschrijving: Wat doet de medewerker concreet? Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden?
3. Profiel: Wat moet de kandidaat kunnen of weten? (Met onderscheid tussen ‘must-have’ en ‘nice-to-have’.)
4. Aanbod: Wat bied jij als werkgever? Benoem niet alleen salaris, maar ook cultuur, groeimogelijkheden en unieke voordelen.
5. Procedure: Hoe ziet het sollicitatieproces eruit? Hoe snel mag iemand een antwoord verwachten?
6. Call-to-action: Maak duidelijk wat de volgende stap is (“Solliciteer via …”, “Neem contact op met …”).

5. Vertrek vanuit de voordelen voor de kandidaat

Veel kantoren beginnen hun vacatures met een lange lijst eisen. Maar de war for talent vraagt om een andere benadering: vertel eerst waarom een kandidaat überhaupt voor jouw kantoor zou moeten kiezen. Wat maakt werken bij jullie aantrekkelijk? Is het de maatschappelijke relevantie van jullie missie, de doorgroeimogelijkheden, een fijne werkcultuur of een hybride werkmodel?

Formuleer dat concreet: “Bij ons krijg je meteen verantwoordelijkheid en veel ruimte voor initiatief” klinkt beter dan “dynamische omgeving”.

6. Wees selectief met vereisten

Een ellenlange waslijst met vereisten werkt averechts. Kandidaten haken af wanneer ze denken dat ze niet aan alles voldoen. Splits daarom op in:

1. Must-have: absoluut noodzakelijke kwalificaties of ervaring
2. Nice-to-have: vaardigheden of kennis die een pluspunt zijn, maar ook ontwikkeld kunnen worden.

Dit moedigt breder sollicitatiegedrag aan en vergroot de kans op onverwachte matches.

7. Benoem aantrekkelijke voordelen

De lijst met voordelen moet langer zijn dan de lijst met eisen. Vermeld niet alleen loon en extralegale voordelen, maar ook andere factoren: flexibele werkuren, mogelijkheden tot opleiding, een hecht team, mooie kantoorlocatie, of zelfs kleine zaken zoals een goede koffiemachine of gezamenlijke sportactiviteiten. Maak het concreet en herkenbaar, bijvoorbeeld “twee dagen thuiswerk per week is mogelijk” of “je krijgt een opleidingsbudget van 1000 euro per jaar”.

Durf ook iets origineels toe te voegen aan je vacaturetekst dat je onderscheidt van andere werkgevers. Dat kan een bedrijfsfilosofie zijn, een maatschappelijke missie of een extraatje dat niemand verwacht.

8. Houd het sollicitatieproces eenvoudig

Niets zo frustrerend als een moeizame en lange sollicitatieprocedure. Hoe meer drempels, hoe meer kandidaten afhaken. Beperk het aantal stappen, maak duidelijk wat er gebeurt na elke stap en geef een realistische tijdlijn. Bied een laagdrempelige manier om te solliciteren aan – zoals via een kort formulier of zelfs via LinkedIn – en wees transparant over de vervolgstappen.

9. Pas de toon aan je kantoor aan

Een vacaturetekst moet authentiek zijn. Een hippe, humoristische toon kan werken voor een jong en modern kantoor, maar past niet bij een formeel, hiërarchisch kantoor. Omgekeerd kan een te stijve tekst afschrikken als het kantoor juist informeel en dynamisch is.

En vermijd absoluut platitudes als “geen nine to five mentaliteit”, “hands on”, "dynamisch", "zelfstandige teamplayer", “uitdagende job”, “work hard, play hard” en “marktconforme verloning”. Deze termen zijn vaag en nietszeggend. Ze zijn eerlijk gezegd ook een afknapper.

10. Besteed aandacht aan opmaak

Een goede opmaak verhoogt de leesbaarheid. Gebruik witruimte, duidelijke kopjes en opsommingstekens. Vermijd lange blokken tekst en zorg dat de belangrijkste informatie meteen in het oog springt.

11. Eindig met een sterke call-to-action

Sluit altijd af met een concrete oproep of call-to-action: “Interesse? Stuur je cv en motivatiebrief naar …” of “Klik op de knop om te solliciteren.” Vermijd vage afsluiters als “We kijken ernaar uit om van je te horen.”

12. De vacature is maar de eerste stap

Een sterke vacaturetekst is belangrijk, maar maakt deel uit van een groter geheel: employer branding. Hoe bekender en aantrekkelijker je merk is als werkgever, hoe groter de kans dat mensen op je vacatures reageren. Investeer daarom ook in je zichtbaarheid: deel verhalen van medewerkers, toon je cultuur op sociale media en wees aanwezig waar je doelgroep zich bevindt.

Conclusie

Een goede vacaturetekst schrijven vraagt tijd en samenwerking, maar betaalt zich dubbel en dik terug. Door te vertrekken vanuit de kandidaat, duidelijk te zijn over verwachtingen én aantrekkelijk te communiceren wat je biedt, vergroot je de kans op sollicitaties van de juiste mensen. In een krappe arbeidsmarkt kan dat het verschil maken tussen maanden zoeken en snel de juiste match vinden.

Wim Putzeys – Hoofdredacteur Jubel