De kalender telt nog enkele weken tot het einde van het jaar. Het kan best zijn dat uw werknemers nog vakantiedagen over hebben, zeker als ze gedurende dit jaar tijdelijk werkloos zijn geweest door de coronapandemie. Maar wat is het lot van deze laatste dagen? Moeten deze worden opgenomen, overgedragen of uitbetaald worden door de werkgever?

In principe hebben zowel arbeiders als bedienden 4 weken wettelijke vakantie per kalenderjaar. Daarbovenop hebben zij vaak nog recht op andere vormen van vakantiedagen. Het kan hierbij gaan om dagen arbeidsduurvermindering (ADV-dagen), dagen anciënniteitsverlof of dagen extralegaal verlof dat op sectorniveau of ondernemingsniveau wordt toegekend. Elk van deze dagen komt met zijn eigen regeling.

Wettelijke vakantie

Wettelijke vakantiedagen overdragen of laten uitbetalen is conform de vakantiewetgeving niet toegestaan. Dit betekent dan ook dat de werknemer zijn niet-opgenomen vakantiedagen kwijt is. De enige uitzondering op de regel is er voor werknemers bij wie het onmogelijk is om hun verlofdagen voor het einde van het jaar op te nemen.

Voor arbeiders is deze regeling anders: zij ontvangen hun vakantiegeld van de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie en dit vakantiegeld blijft verworven, ook als ze niet al hun vakantiedagen opnemen (overmacht (niet gerelateerd aan corona), langdurige ziekte of zwangerschapsverlof).

Extra legale vakantiedagen

De situatie is anders voor extralegale vakantiedagen en anciënniteitsdagen (op ondernemingsniveau). De wetgeving voorziet niet in een wettelijk kader voor extralegale vakantiedagen. Als werkgever beslist u dus zelf de spelregels. Bijgevolg kan u vastleggen dat bovenwettelijke vakantiedagen overgedragen kunnen worden naar het volgende kalenderjaar. Deze regels worden best in het arbeidsreglement vastgelegd. Als er geen enkele regel is opgesteld in de individuele arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement, dan wordt de toekenning van deze dagen geregeld door het gebruik in de onderneming.

Risico op sancties

Als werkgever bent u verplicht om ervoor te zorgen dat uw werknemers hun vakantie opnemen. Het niet nakomen van deze verplichting kan gesanctioneerd worden met administratieve én zelfs strafrechtelijke geldboetes. In de praktijk dient u er als werkgever voor te zorgen dat uw werknemers voldoende geïnformeerd zijn over het feit dat ze tijdig hun openstaande vakantiedagen dienen op te nemen. Als uw werknemer, ondanks uw waarschuwingen, toch beslist om niet al zijn dagen op te nemen, dan loopt u geen risico op sancties.

U doet er als werkgever dus goed aan om uw werknemers tijdig en schriftelijk in te lichten over hun openstaand verlofsaldo. Vraag aan uw werknemers om hun verlof tijdig in te plannen voor het einde van het jaar. Op deze manier zorgt u ervoor dat u een bewijs kan voorleggen aan mocht er eventuele controle zijn.

Lien Vinckier, Advisor Vandelanotte Payroll

Op de hoogte blijven van alle nieuwigheden binnen de juridische en fiscale wereld?
Volg Jubel.be op LinkedIn