Op 5 november 2024 bereikte de Europese Raad voor Economische en Financiële Zaken (ECOFIN) een akkoord over VAT in the Digital Age (ViDA). Dit voorstel moderniseert het btw-stelsel binnen de EU, met als doel het eenvoudiger, digitaler en minder fraudegevoelig te maken.

Wat is ViDA?

Na twee jaar onderhandelingen met alle EU-lidstaten werd het ViDA-pakket op 11 maart 2025 formeel aangenomen en op 25 maart gepubliceerd. De regels zijn sinds 14 april 2025 officieel van kracht, en worden stapsgewijs ingevoerd.

Het pakket bestaat uit drie grote onderdelen:

1. Digitale btw-rapportage (e-invoicing)
2. Voorkomen van btw-registraties in andere landen
3. Btw-regels voor de platformeconomie

1. Digitale btw-rapportage (e-invoicing)

Eén van de meest ingrijpende wijzigingen is de overgang naar een EU-brede elektronische facturatie en digitale rapportagestandaard voor de btw. Dit zal in verschillende fases gebeuren.

Wat verandert er concreet?

• Vanaf 14 april 2025 mogen lidstaten verplichte vereisten voor e-facturatie invoeren voor binnenlandse transacties, zonder toestemming van de Europese Commissie.
• Vanaf 1 juli 2030 is er een effectieve verplichting voor de overgang naar e-facturatie. Voor intracommunautaire leveringen en voor overbrengingen van eigen goederen en diensten waarvoor de btw wordt verlegd, geldt:
• Gestructureerde e-facturen moeten uiterlijk 10 dagen na het belastbaar feit worden uitgereikt.
• Bepaalde gegevens van deze facturen moeten per direct gerapporteerd worden aan het elektronische portaal van de nationale btw-administratie. Het is voorlopig nog onduidelijk wat de specifieke gevolgen zullen zijn voor de huidige rapporteringsverplichtingen via Intrastat.
• Daarnaast zal de afnemer ook een aantal gegevens digitaal moeten rapporteren en dit binnen de vijf dagen na ontvangst van de e-factuur. Het is voorzien dat lidstaten onder bepaalde voorwaarden mogen afzien van deze verplichting, maar het valt nog af te wachten welk standpunt België hierover zal innemen.
• Maandelijkse verzamelfacturen blijven onder bepaalde voorwaarden toegestaan voor transacties binnen dezelfde kalendermaand.
• Nieuwe verplichtingen voor facturen, zoals:
• Verplichte factuurvermelding voor vereenvoudigde ABC-leveringen
• Verplichte vermelding van een bankrekeningnummer voor de betaling
• Verplichte verwijzing naar oorspronkelijke factuur in geval van een correctie-factuur. Vanaf 1 januari 2027 moet al een verplichte vermelding gebeuren bij gebruik van het kasstelstel.

Wat betekent dit voor België?

Sommige lidstaten hebben al verplichte e-facturatie opgelegd voor lokale handelingen. In België is dit ook het geval. Vanaf 1 januari 2026 wordt verplichte e-facturatie ingevoerd voor binnenlandse transacties.

Deze verplichtingen mogen blijven bestaan, maar moeten uiterlijk vanaf 1 juli 2030 aangepast zijn aan de ViDA-standaarden.

Lidstaten met bestaande systemen (zoals Italië en Spanje) hebben tot 1 januari 2035 tijd om zich aan te passen. Dit betekent dat harmonisatie in de volledige EU pas vanaf 2035 een feit zal zijn.

Wat moet je doen?

De impact van deze wijzigingen is groot, vandaar de keuze voor een gefaseerde aanpak. Zorg ervoor dat jouw interne processen tijdig afgestemd zijn op deze nieuwe normen. Een goede voorbereiding voorkomt last-minute stress en onverwachte kosten.

2. Voorkomen van btw-registraties in andere landen

Het tweede pakket aan maatregelen van de EU tracht de administratieve en compliance-lasten voor e-commerce-ondernemingen te verminderen. Vanaf 1 juli 2028 wordt de noodzaak voor btw-registratie in meerdere lidstaten verminderd dankzij een uitbreiding van de One-Stop Shop (OSS).

Uitbreiding van de One-Stop Shop (OSS)

Momenteel kunnen bedrijven via de OSS hun btw op verkopen aan consumenten in andere lidstaten aangeven en afdragen via de belastingdienst van één lidstaat. Deze OSS-regeling wordt nu uitgebreid naar alle leveringen van goederen en diensten aan particulieren, inclusief binnenlandse leveringen. Voor leveringen van aardgas, elektriciteit, verwarming en koeling, wordt de OSS al uitgebreid vanaf 1 januari 2027.

Daarnaast komt er een nieuwe OSS-regeling voor bedrijven die voorraden naar andere lidstaten verhuizen (om later rechtstreeks te verkopen aan consumenten). Vanaf 1 juli 2028 kunnen deze bedrijven ervoor opteren om deze overbrengingen via de nieuwe OSS-regeling te rapporteren, waardoor geen verwervings-btw meer verschuldigd is en een registratie in die lidstaat niet meer vereist is. Dit is niet mogelijk voor goederen waarvoor geen volledig recht op aftrek bestaat. Het gevolg hiervan is dat de call-offstockregeling overbodig is geworden en daarom wordt afgeschaft.

Btw-verleggingsregeling

Verder wordt de btw-verleggingsregeling uitgebreid voor internationale B2B-transacties. Dit betekent dat bedrijven die niet gevestigd zijn in de lidstaat waar de levering plaatsvindt, zich minder vaak hoeven te registreren in die lidstaat. Het ViDA-voorstel maakt de verleggingsregelingen, die momenteel nog optioneel zijn voor bepaalde transacties zoals lokale leveringen of diensten met betrekking tot onroerende goederen, verplicht als de leverancier/dienstverlener niet voor btw is geregistreerd in de lidstaat waar de btw verschuldigd is en de afnemer daar wél is gevestigd. Lidstaten kunnen er zelfs voor opteren om de verleggingsregeling toe te passen als de afnemer niet gevestigd is in de lidstaat waar de btw verschuldigd is.

Belangrijk

Hoewel deze vereenvoudigingen veel administratieve lasten wegnemen, zullen bepaalde situaties nog steeds (meerdere) btw-registraties vereisen — bijvoorbeeld bij intracommunautaire leveringen vanuit andere landen.

Bijkomend nadeel is dat de maatregelen niet voorzien in aftrek van de voorbelasting via de OSS, waardoor deze btw zal moeten teruggevraagd worden via het daarvoor bestemde portaal. Die teruggaaf kan enige tijd duren, waardoor het minder aantrekkelijk is om te kiezen voor OSS in een land waar je veel btw voorfinanciert.

3. Btw-regels voor de platformeconomie

Vanaf 1 januari 2030 worden elektronische platforms voor personenvervoer over de weg of kortlopende accommodatieverhuur – zoals Airbnb, Booking en Uber – btw-plichtig in bepaalde situaties.

Wanneer is het platform verantwoordelijk?

Dergelijke platforms worden verantwoordelijk voor het innen en afdragen van de btw wanneer hun onderliggende leveranciers geen btw in rekening brengen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de onderliggende leverancier een vrijgestelde kleine onderneming is (die de omzetdrempel niet heeft overschreden) of een particulier die privé handelt.

Als de onderliggende leverancier geen geldig btw-nummer doorgeeft aan het platform, zal het platform beschouwd worden als verstrekker van de dienst en verantwoordelijk worden voor het voldoen van de btw.

Er was oorspronkelijk voorzien dat de verplichte introductie van deze fictie op 1 juli 2028 zou gebeuren, maar op vraag van vele lidstaten zal dit tijdelijk optioneel zijn en is het pas verplicht vanaf 1 januari 2030.

Daarnaast zullen elektronische platforms moeten voldoen aan strengere informatieverplichtingen. Wanneer een platform vergoedingen in rekening brengt aan niet-belastingplichtigen, wordt de plaats van de dienst geacht te zijn waar de onderliggende prestatie (die via het platform wordt gefaciliteerd) belastbaar is.

Wat betekent dit voor jouw onderneming?

Of je nu lokaal actief bent of internationaal verkoopt: ViDA raakt élke onderneming. De overgang naar de nieuwe btw-maatregelen vraagt om aanpassingen aan jouw administratie, systemen en processen. Het is essentieel om de mogelijke impact te analyseren en tijdig actie te ondernemen. Controleer bijvoorbeeld of jouw facturatieprocessen future-proof zijn, en plan tijdig technische en administratieve aanpassingen in.

Bert Vandorpe en Yentl Hollevoet – Vandelanotte