De recente wijziging van de wet van 1 maart 2000 tot oprichting van een Instituut voor Bedrijfsjuristen heeft het statuut van bedrijfsjuristen versterkt. Het heeft ook de vertrouwelijkheid van hun adviezen vergroot. Dit artikel schetst de omvang van deze vertrouwelijkheid. Deze heeft zich ontwikkeld als een sui generis variant van het juridische beroepsgeheim. Ze moet mijns inziens ook een echte procedurele reflex worden voor de advocaat die een onderneming verdedigt.

De bedrijfsjurist

Het statuut van bedrijfsjuristen

Het Instituut voor Bedrijfsjuristen is de federale beroepsorde voor bedrijfsjuristen. Ze telt meer dan 2.200 leden. Deze dragen door hun lidmaatschap de beschermde titel van bedrijfsjurist en vallen onder het wettelijke statuut.

Om bedrijfsjurist te worden, moet men volgens artikel 4 van de wet van 1 maart 2000 in hoofdzaak verantwoordelijkheden op juridisch vlak dragen binnen een onderneming of instelling die actief is in België. Deze juridische verantwoordelijkheden moeten zich in de eerste plaats richten op de onderneming zelf, of verbonden ondernemingen. Ze mogen zich dus niet hoofdzakelijk richten tot klanten van de onderneming. Het statuut van bedrijfsjurist is voorbehouden aan houders van een Belgisch of buitenlands masterdiploma in de rechten. Ze moeten het statuut van werknemer of ambtenaar hebben. Er is wel een recente uitzondering in de wet voorzien voor bepaalde zelfstandige juristen die tevens bestuurder van de onderneming zijn.

De activiteiten van bedrijfsjuristen

De dagelijkse activiteiten van bedrijfsjuristen variëren naargelang het type, de sector of de grootte van de onderneming. Ze hebben evenwel allemaal gemeen dat ze van binnenuit de onderneming bijstaan en structureel en functioneel geïntegreerd zijn. Bedrijfsjuristen zijn gidsen die ondernemingen begeleiden bij het uitvoeren van hun activiteiten. Ze helpen hun organisatie hindernissen te nemen en valkuilen te ontwijken of zelfs om te zetten in kansen. Bovendien creëren ze een legal awareness binnen hun onderneming. Zo bieden ze deze advies vanuit een juridische, maar vaak ook vanuit een maatschappelijke invalshoek.

Hun rol is daarom cruciaal in een voortdurend veranderende en steeds meer gereguleerde wereld.

Bedrijfsjuristen zijn ook de interface tussen de onderneming en andere juridische beroepen, zoals advocaten.

De rechten en plichten van bedrijfsjuristen

Door zich aan te sluiten bij het Instituut onderwerpen juristen zich aan een gereguleerd statuut met rechten en plichten. De deontologische code van het Instituut omvat verschillende verplichtingen. Een voorbeeld hiervan is de verplichting tot het eerbiedigen van de eer en waardigheid van het beroep. Ook het correct gebruiken van de beschermde titel van bedrijfsjurist en het naleven van de voortgezette opleiding staan centraal. De code schrijft eveneens het garanderen van objectiviteit en intellectuele onafhankelijkheid bij het verlenen van juridisch advies voor.

De hervorming doorgevoerd door de wet van 7 maart 2023 tot wijziging van de wet van 1 maart 2000 tot oprichting van het Instituut voor Bedrijfsjuristen trad op 1 juni 2023 in werking. Deze maakte de verplichting van intellectuele onafhankelijkheid tot wettelijke voorwaarde voor het verkrijgen of behouden van het statuut van bedrijfsjurist.

Het lidmaatschap van het Instituut voor Bedrijfsjuristen is bovendien een noodzakelijke voorwaarde voor de bescherming van de juridische adviezen onder de wettelijke vertrouwelijkheid.

De vertrouwelijkheid

De ratio voor de vertrouwelijkheid

Het eerste deel van artikel 5 van de bovengenoemde wet stelt dat de door de bedrijfsjurist verstrekte adviezen, ten gunste van zijn werkgever of opdrachtgever en in het kader van zijn functie van juridisch raadsman, vertrouwelijk zijn.

Het doel van de vertrouwelijkheid is om vrije, volledige en kwalitatieve uitwisselingen tussen bedrijfsjuristen en hun onderneming mogelijk te maken. Ze stelt bedrijfsjuristen in staat om in volledige onafhankelijkheid alle relevante nuances en bezwaren te uiten. Ze kunnen dit dan doen zonder vrees dat deze tegen de onderneming kunnen worden gebruikt. De vertrouwelijkheid zorgt ervoor dat de onderneming alle relevante informatie doorgeeft aan haar bedrijfsjurist. Dit systeem bevordert zo het raadplegen van bedrijfsjuristen. Dat heeft dan een betere naleving van de regels en de vrijwaring van de rechtspositie van de onderneming tot gevolg.

Vertrouwelijkheid is dus een essentiële voorwaarde om van binnenuit onafhankelijk en kwalitatief juridisch advies aan de onderneming te kunnen geven. Dit is intrinsiek gelinkt aan de fundamentele rechten van de onderneming, en dus aan de rechtsstaat.

De fundamentele rechten van de onderneming

De bescherming van de vertrouwelijkheid van de communicatie tussen een juridisch adviseur en zijn cliënt, ook gekend als "legal professional privilege" of "beroepsgeheim", is voornamelijk gebaseerd op twee fundamentele rechten.

Het betreft ten eerste het recht op eerbiediging van het privéleven, gewaarborgd door artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens. Ten tweede is er het recht op een eerlijk proces. Dit omvat ook het recht op juridische bijstand, opgenomen in artikel 6 van hetzelfde Verdrag.

Sinds het "Belgacom"-arrest van het hof van beroep te Brussel van 5 maart 2013 bestaat er geen enkele twijfel meer dat de vertrouwelijkheid van de adviezen van bedrijfsjuristen gegrond is op artikel 8 van het Verdrag. Er kon wel nog enige twijfel blijven bestaan over de vraag of deze vertrouwelijkheid ook gebaseerd was op artikel 6. Deze twijfel vloeide voort uit enkele onduidelijke passages in de voorbereidende werken van de wet van 1 maart 2000. Deze passages betroffen specifiek de reikwijdte van de bescherming van de vertrouwelijkheid. Door de recente wetswijziging is deze onzekerheid weggenomen.

Adviezen over de "bepaling van de rechtspositie van de onderneming”

De wet bevestigt dat bedrijfsjuristen adviezen geven "betreffende de bepaling van de rechtspositie van de onderneming”. De voorbereidende werken verduidelijken dat dit een kerntaak is van bedrijfsjuristen. Dit kadert ook in de uitoefening van de rechten van verdediging van de onderneming. Deze taak wordt uitgevoerd in het licht van een lopende of dreigende burgerlijke, administratieve of strafrechtelijke procedure.

Met andere woorden, de adviezen van bedrijfsjuristen, wanneer ze geen betrekking hebben op een lopende procedure, maken het mogelijk om een potentiële procedure te voorkomen. Advocaten hebben weliswaar het monopolie op de verdediging en vertegenwoordiging in rechte zelf.

De wetgever neemt op deze manier alle mogelijke twijfels weg over de essentiële rol van bedrijfsjuristen en hun vertrouwelijke juridische adviezen. Deze zijn onmisbaar bij de uitoefening van de rechten van verdediging van de onderneming. Bijgevolg zijn ze ook essentieel bij het waarborgen van diens recht op een eerlijk proces en op juridische bijstand. Artikel 6 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens vormt dus zeker een basis voor de vertrouwelijkheid van de adviezen van bedrijfsjuristen.

De advocaat kan de vertrouwelijkheid inroepen

Deze versterking van de vertrouwelijkheid biedt extra rechtszekerheid. Ze bevestigt ook de reeds geldende interpretatie dat de vertrouwelijkheid van de adviezen van bedrijfsjuristen geldt tegenover alle Belgische rechtsinstanties en overheden. Ze geldt dus zowel in administratieve, als burgerlijke, als strafzaken.

Zo zullen onderzoeksrechters er bijvoorbeeld op toezien dat ze geen adviezen van bedrijfsjuristen in beslag nemen of raadplegen. Deze moeten, net zoals handelingen die onder het beroepsgeheim van advocaten vallen, uitgesloten worden van het onderzoek. Indien nodig zal de voorzitter van het Instituut, of haar of zijn vertegenwoordiger, deelnemen aan de schifting van documenten die mogelijk onder de vertrouwelijkheid vallen.

In administratieve zaken erkennen de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en Mededingingsautoriteit de vertrouwelijkheid van de adviezen van bedrijfsjuristen al expliciet in hun schriftelijk vastgelegde onderzoeksprocedure.

Het is essentieel dat elke advocaat, in het kader van een onderzoek, opsporing of voorafgaand verzoek om informatie, de reflex heeft om na te gaan of bedrijfsjuristen actief zijn of waren binnen de ondernemingsgroep die hij of zij bijstaat. Als dat zo is, dient de vertrouwelijkheid van hun juridische adviezen, en dus hun immuniteit voor beslag, krachtig verdedigd te worden. Het Instituut voor bedrijfsjuristen moet op de hoogte worden gebracht als de vertrouwelijkheid van een bedrijfsjurist in het gedrang komt. Dit Intituut komt zo nodig tussen om deze vertrouwelijkheid te beschermen. In dit verband staat het ter beschikking van bedrijfsjuristen en hun advocaten.

De vertrouwelijkheid van bedrijfsjuristen – of, zoals in andere landen, advocaten in dienstbetrekking – is op heden niet gegarandeerd op Europees niveau. De reden is een (bekritiseerbare) rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie. Dit maakt het moeilijk om de vertrouwelijkheid in te roepen in geval van huiszoeking door bijvoorbeeld een directoraat-generaal of agentschap van de Europese Commissie.

Wat valt precies onder de bescherming?

Het tweede deel van artikel 5 van de bovengenoemde wet bepaalt dat de vertrouwelijkheid van adviezen zich eveneens uitstrekt tot “de interne correspondentie die een verzoek om advies bevat”. Daarnaast dekt ze ook de interne correspondentie die wordt gevoerd over dat verzoek. Tot slot beschermt ze de ontwerpadviezen en de interne documenten die worden opgesteld ter voorbereiding van het advies.

In die zin neemt de wet bijna letterlijk de formulering over van het eerder vernoemde "Belgacom"‑arrest. Dit stelt dat, in het licht van de bedoeling van de wetgever, de handelingen die door de vertrouwelijkheid worden beschermd verder gaan dan het louter uitbrengen van een mening of advies.

Alle interne juridische bijstand van bedrijfsjuristen valt bijgevolg onder deze vertrouwelijkheid. Deze wettelijke bevestiging heeft de verdienste dat ze zwart op wit vastlegt wat de draagwijdte van de bescherming ratione materiae is. De omvang van deze vertrouwelijkheid is immers nieuwer en minder bekend dan die van het klassieke beroepsgeheim.

Een sui generis concept, maar met een bescherming gelijkwaardig aan die van het beroepsgeheim van de advocaat

De wetgever heeft een juridisch concept ontwikkeld dat verschilt van het beroepsgeheim van de advocaat. Het vereist echter een gelijkwaardig niveau van respect door de autoriteiten. De vertrouwelijkheid van de adviezen van bedrijfsjuristen is immers gegrond op artikelen 6 en 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens.

Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim dragen dus beiden bij aan de bescherming van de fundamentele rechten van de bestemmelingen van juridische adviezen. De vertrouwelijkheid is echter eerder verbonden aan de handeling, het juridische advies zelf. Dit brengt haar in sommige opzichten dichter bij het Angelsaksische “in rem” concept. Daar wordt legal professional privilege vooral gezien als bescherming van de inhoud van de communicatie tussen juridische professionals en hun cliënten. Aan het andere einde van het spectrum staat de "in personam" benadering van het beroepsgeheim. Dit baseert de bescherming voornamelijk op de hoedanigheid van de geheimhouders (priesters, dokters, advocaten, etc.).

Niet alles wat een bedrijfsjurist zegt of schrijft, is dus beschermd. Zo genieten bijvoorbeeld de volgende elementen over het algemeen geen bescherming: het potentiële advies van een bedrijfsjurist aan een klant of leverancier van zijn onderneming, de notulen van een ondernemingsorgaan (raad van bestuur, AV, etc.) die hij of zij zou hebben opgesteld, het advies gegeven aan een andere onderneming of persoon in het kader van een nevenactiviteit of vrijwilligerswerk, etc. Schending van het beroepsgeheim door advocaten is strafbaar (art. 458 van het Strafwetboek). Het niet naleven van de vertrouwelijkheid door bedrijfsjuristen kan daarentegen leiden tot een tuchtsanctie, zoals schorsing of schrapping. Deze sancties worden uitgesproken door de tuchtinstanties van het Instituut, voorgezeten door magistraten.

De rechtsleer, rechtspraak en praktijk zullen ons mettertijd verder inzicht geven in de toekomstige evolutie van dit concept van vertrouwelijkheid, waarvan de fundamenten zijn versterkt door de wet van 7 maart 2023.

Conclusie

De Belgische wetgever heeft de bescherming van de vertrouwelijkheid van adviezen van bedrijfsjuristen bevestigd en versterkt.

Deze vertrouwelijkheid waarborgt kwalitatief intern juridisch advies, gegeven door een jurist geïntegreerd in de onderneming. Het moedigt de onderneming aan om zonder vrees haar bedrijfsjurist te raadplegen, die zich in volledige intellectuele onafhankelijkheid kan uitspreken.

De vertrouwelijkheid van adviezen geldt voor elke autoriteit of rechtsinstantie. Deze mogen het advies, inclusief het verzoek ertoe, de voorbereiding ervan en de daaraan verbonden uitwisselingen, niet in beslag nemen of raadplegen. Dit waarborgt het recht van de onderneming op privécommunicatie en kwalitatieve, onafhankelijke juridische bijstand. Met andere woorden beschermt het de rechten zoals bedoeld in de artikelen 8 en 6 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens. Het bevordert bovendien een betere naleving van de wet door ondernemingen.

De bescherming van de vertrouwelijkheid moet, in voorkomend geval, worden ingeroepen door advocaten die een rechtspersoon bijstaan in het kader van een onderzoek, opsporing of procedure. De bescherming geldt immers automatisch indien huidige of voormalige leden van het Instituut van bedrijfsjuristen betrokken zijn in de zaak. Deze is niet noodzakelijk goed bekend bij alle autoriteiten of rechtsinstanties en moet dus actief worden ingeroepen.

Simon Vander Putten, secretaris-generaal van het Instituut voor bedrijfsjuristen, bedrijfsjurist, docent ULiège