Microsoft SharePoint Syntex: een introductie voor advocaten cover

15 nov 2023 | Management & Deontology

Microsoft SharePoint Syntex: een introductie voor advocaten

Recente vacatures

Legal Counsel
Verzekeringsrecht
3 - 7 jaar
Brussel
Advocaat
Omgevingsrecht Publiek recht
0 - 3 jaar
Brussel
Jurist Paralegal
sociaal recht
0 - 3 jaar
Brussel
Jurist Paralegal
Verzekeringsrecht
3 - 7 jaar
Brussel

Aankomende events

In dit artikel maken we kennis met Microsoft SharePoint Syntex. We beantwoorden de volgende vragen: Wat is Microsoft SharePoint Syntex? Wat kan het? Is Microsoft SharePoint Syntex al beschikbaar? Wat zijn de voordelen van Microsoft SharePoint Syntex? En wat zijn de voordelen voor advocaten?

Het afgelopen jaar heeft generatieve AI vaak de krantenkoppen gehaald. (Zie bijvoorbeeld onze artikelen over ChatGPT voor advocaten, over generatieve AI en over de gevaren van AI). Veel softwarebedrijven zijn begonnen met het integreren van generatieve AI in hun producten en diensten. Microsoft is geen uitzondering. Twee van hun nieuwe generatieve AI-diensten springen eruit: CoPilot en SharePoint Syntex. Dit artikel gaat over SharePoint Syntex. Ons volgende artikel gaat over CoPilot.

Wat is Microsoft SharePoint Syntex?

Wat is SharePoint Syntex van Microsoft? Het is een nieuw product dat gebruik maakt van geavanceerde AI en machine teaching om u te helpen uw content effectiever vast te leggen, te beheren en te hergebruiken. Zoals de naam al doet vermoeden, is het in wezen een add-on functie voor SharePoint. (Op onze blog staat ook een artikel over het gebruik van SharePoint in advocatenkantoren). Als het eenmaal geïnstalleerd is, kan het ook in een aantal andere programma's gebruikt worden. (Zie hieronder).

Microsoft beschrijft SharePoint Syntex als een service voor het begrijpen, verwerken en de conformiteit (compliance) van content. Het maakt gebruik van intelligente documentverwerking, inhoudelijke artificiële intelligentie (AI) en geavanceerd machinaal leren. Hierdoor kan het automatisch en doordacht documenten vinden, organiseren en classificeren in uw SharePoint-bibliotheken, Microsoft Teams, OneDrive for Business en Exchange. Met Syntex kunt u uw content-gebaseerde processen automatiseren: de informatie in de documenten van uw advocatenkantoor wordt opgevangen en omgezet in praktische kennis.

Syntex is het eerste product van Project Cortex. Dat is een initiatief van Microsoft 365 om kennis en expertise ter beschikking te stellen in de apps die men dagelijks gebruikt.

Wat kan het doen?

Microsoft Syntex biedt verschillende services en functies om u te helpen de waarde van uw content te vergroten, content-centrische apps te bouwen en content op schaal te beheren. Enkele van de belangrijkste services en functies zijn:

Inhoud assemblage: u kunt automatisch standaard repetitieve bedrijfsdocumenten genereren, zoals contracten, werkstaten, serviceovereenkomsten, toestemmingsbrieven en correspondentie. U kunt al deze taken sneller, consistenter en met minder fouten uitvoeren in Syntex. U maakt moderne sjablonen aan op basis van de documenten die u het meest gebruikt. Vervolgens gebruikt u deze sjablonen om automatisch nieuwe documenten te genereren met SharePoint-lijsten of gebruikersgegevens als gegevensbron.

Kant-en-klare documentverwerking: men kan een kant-en-klaar model gebruiken om tijd te besparen bij het verwerken en extraheren van informatie uit contracten, facturen of ontvangstbewijzen. Kant-en-klare modellen zijn vooraf getraind om veelvoorkomende documenten en de gestructureerde informatie in de documenten te herkennen. In plaats van helemaal opnieuw een nieuw documentverwerkingsmodel te moeten maken, kunt u een kant-en-klaar model gebruiken om uw documentproject op te starten.

Gestructureerde en vrije documentverwerking: u kunt een gestructureerd model gebruiken om veld- en tabelwaarden automatisch te identificeren. Dit werkt het beste voor gestructureerde of semigestructureerde documenten, zoals formulieren en facturen. U kunt ook een model met vrije vorm (freeform model) gebruiken om automatisch informatie te extraheren uit ongestructureerde en freeform documenten, zoals brieven en contracten waar de informatie overal in het document kan voorkomen. Zowel gestructureerde als freeform-modellen maken gebruik van Microsoft Power Apps AI Builder om modellen te maken en te trainen binnen Syntex.

Content AI: men kan content begrijpen en verzamelen met AI-gestuurde samenvattingen, vertalingen, auto-assemblages en annotaties die zijn opgenomen in Microsoft 365 en Teams.

Content-apps: u kunt content-apps uitbreiden en ontwikkelen met containers, gegevens en rijke API's voor grote volumes.

Contentbeheer: u kunt content gedurende de hele levenscyclus analyseren en beschermen met AI-gestuurde beveiliging en compliance, back-up/herstel en geavanceerd contentbeheer.

Is Microsoft SharePoint Syntex al beschikbaar?

SharePoint Syntex werd uitgebracht op 1 oktober 2023 en is beschikbaar in alle landen waar Microsoft 365 wordt aangeboden. Als CICERO LawPack-gebruiker kunt u er dus al mee aan de slag. Maar let op: er zijn enkele verschillen in de beschikbaarheid van talen en prijzen voor SharePoint Syntex in Europa.

SharePoint Syntex ondersteunt 21 talen voor "document understanding"-modellen en 63 talen voor formulierverwerkingsmodellen. (Het artikel in de Microsoft Tech Community over de beschikbaarheid, dat is opgenomen in de bronnen hieronder, heeft de volledige lijst met ondersteunde talen). Alle talen waarin Microsoft 365 in Europa beschikbaar is, zijn binnen Europa beschikbaar voor Syntex. Dit betekent echter niet dat alle talen in alle regio's beschikbaar zijn. Sommige talen zijn bijvoorbeeld alleen beschikbaar in de Amerikaanse regio, zoals Arabisch, Hebreeuws, Hindi, Thai en Vietnamees.

De prijs van SharePoint Syntex hangt af van het type licentie en het aantal transacties, maar ook van de regio en de valuta. Er zijn twee opties voor licenties: per gebruiker en pay-as-you-go. Een licentie per gebruiker kost $5 per gebruiker per maand in de VS en staat onbeperkt gebruik van Syntex-services toe. De prijs in EUR kan verschillen afhankelijk van de wisselkoers en lokale belastingen. Pay-as-you-go licenties zijn gebaseerd op het totale aantal pagina's dat Syntex verwerkt, met verschillende tarieven voor ongestructureerde, gestructureerde en vooraf opgestelde documentverwerking.

Volgens de website van Microsoft bedraagt de prijs van SharePoint Syntex in België €7,90 per gebruiker per maand voor licenties per gebruiker, en €0,04 per transactie voor ongestructureerde documentverwerking, €0,01 per transactie voor vooraf gebouwde documentverwerking, en €0,04 per transactie voor gestructureerde en vrije documentverwerking voor pay-as-you-go licenties. Deze prijzen zijn exclusief btw en kunnen variëren afhankelijk van de wisselkoers en het Azure-abonnementsplan. U kunt de exacte prijs van SharePoint Syntex in uw regio en valuta vinden op de Microsoft 365 Enterprise Licensing-pagina (hieronder vermeld in de bronnen).

Wat zijn de voordelen van Microsoft SharePoint Syntex?

Microsoft Syntex kan uw advocatenkantoor helpen bedrijfsprocessen te automatiseren, de zoeknauwkeurigheid te verbeteren en compliance risico's te beheren. Met de AI-services en -mogelijkheden voor content kunt u het begrijpen en classificeren van content direct in de contentmanagementflow inbouwen. Enkele voordelen van Microsoft Syntex zijn:

Verhoogde productiviteit: uw kantoor kan tijd en middelen besparen door terugkerende taken te automatiseren, zoals het genereren van documenten, extractie, classificatie, taggen, indexeren, samenvatten, vertalen, enz. U kunt ook sneller en eenvoudiger toegang krijgen tot uw content door gebruik te maken van intelligente zoekmogelijkheden die gebruik maken van metadata en AI-inzichten.

Verbeterde kwaliteit: u kunt fouten en inconsistenties verminderen door gestandaardiseerde sjablonen, vooraf gebouwde modellen of aangepaste modellen te gebruiken die voldoen aan uw specifieke behoeften. U kunt er ook voor zorgen dat uw content accuraat, relevant en up-to-date is door gebruik te maken van AI-gestuurde analyses en feedbackmechanismen.

Verbeterde beveiliging: u kunt uw gevoelige gegevens beschermen met behulp van AI-gestuurde beveiligings- en compliance-functies waarmee u risico's kunt identificeren, beleidsregels kunt toepassen, bewaarregels kunt afdwingen, activiteiten kunt monitoren, wijzigingen kunt controleren, enz. U kunt ook een back-up maken van uw inhoud en deze herstellen in het geval van onbedoelde verwijdering of beschadiging.

Wat zijn de voordelen voor advocaten?

Voor advocaten in het bijzonder kan Microsoft Syntex een aantal extra voordelen bieden die hen kunnen helpen hun juridische workflows te stroomlijnen, hun klantenservice te verbeteren en hun aansprakelijkheid te verminderen.

Sneller contractnazicht: advocaten kunnen voorgebouwde of aangepaste modellen gebruiken om automatisch belangrijke informatie uit contracten te halen, zoals partijen, clausules, voorwaarden, data, bedragen, enz. Ze kunnen ook contentassemblage gebruiken om automatisch contracten te genereren op basis van sjablonen en gegevensbronnen. Dit kan hen helpen hun contractbeoordelingsproces te versnellen, te voorkomen dat ze belangrijke details of deadlines over het hoofd zien en te zorgen voor consistentie in al hun contracten.

Eenvoudiger kennisbeheer: uw kantoor kan content-AI gebruiken om us juridische documenten automatisch samen te vatten, te vertalen, te annoteren, te taggen, te indexeren, zoals zaken, meningen, briefs, memo's enz. Men kan ook intelligent zoeken om snel relevante informatie te vinden in hun SharePoint-bibliotheken of Teams-kanalen. Dit kan hen helpen om hun juridische kennis effectiever te beheren, toegang te krijgen tot de informatie die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben en deze te delen met hun collega's of cliënten.

Betere compliance en risicobeheer: het is mogelijk om contentbeheer te gebruiken om automatisch beveiligings- en nalevingsbeleidsregels toe te passen op hun juridische documenten op basis van hun gevoeligheid, vertrouwelijkheid of bewaarvereisten. Advocaten kunnen ook AI-gestuurde analyses en monitoring gebruiken om potentiële problemen, conflicten of overtredingen in hun documenten te identificeren en passende maatregelen te nemen. Dit kan hen helpen te voldoen aan hun deontologische en wettelijke verplichtingen, de belangen van hun cliënten te beschermen en hun aansprakelijkheid te beperken.

Cicero LawPack

Bronnen

https://www.zdnet.com/home-and-office/work-life/microsoft-shifts-gears-with-its-project-cortex-knowledge-management-service/

https://www.softlanding.ca/blog/microsoft-sharepoint-syntex-explained/

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/syntex-overview

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/syntex/syntex-licensing

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-syntex

https://adoption.microsoft.com/en-us/syntex/adoption/

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-syntex-blog/introducing-microsoft-syntex-content-ai-in-the-flow-of-work/ba-p/3651987

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-syntex-blog/announcing-sharepoint-syntex/ba-p/1681139

https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-syntex-blog/general-availability-sharepoint-syntex/ba-p/1737332

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/contentunderstanding/set-up-content-understanding

https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/compliance/apptest-countries-and-translations

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/sharepoint-syntex

Recente vacatures

Legal Counsel
Verzekeringsrecht
3 - 7 jaar
Brussel
Advocaat
Omgevingsrecht Publiek recht
0 - 3 jaar
Brussel
Jurist Paralegal
sociaal recht
0 - 3 jaar
Brussel
Jurist Paralegal
Verzekeringsrecht
3 - 7 jaar
Brussel

Aankomende events

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

0 Reacties

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.