Gewoonlijk blikken we aan het begin van een nieuw jaar terug op de trends in juridische informatica van het afgelopen jaar. Dit jaar zijn de rapporten die daarvoor nodig zijn evenwel nog niet beschikbaar. In plaats daarvan zullen we, nu CICERO LawPack bijna 40 jaar bestaat, een blik werpen op het advocatenkantoor van 2024 en op de evoluties van de afgelopen decennia. We bekijken verschillende onderwerpen zoals juridische informatica en automatisering in het advocatenkantoor van 2024, artificiële intelligentie en communicatie. We bespreken de cloud, werken op afstand en virtuele advocatenkantoren, enz.
Technologie en automatisering in het advocatenkantoor van 2024
Laten we 40 jaar teruggaan in de tijd. In het begin van de jaren 80 werden de eerste personal computers en thuiscomputers geïntroduceerd. Tekstverwerkers bestonden al een paar jaar daarvoor. Maar ze waren indertijd slechts in een kleine minderheid van de advocatenkantoren te vinden. Er was nog geen sprake van het Internet. Spoel door naar 2024. Advocatenkantoren die geen computers of gelijkwaardige mobiele apparaten gebruiken zijn een bedreigde – zo niet uitgestorven – soort. Veel operationele processen in advocatenkantoren zijn thans geautomatiseerd.
We kunnen gerust stellen dat technologie en automatisering de afgelopen decennia de juridische sector op veel manieren hebben veranderd. Volgens een rapport van The Law Society hebben meerdere factoren aan deze transformatie bijgedragen. Vermeldenswaardig zijn de toenemende werkdruk en complexiteit van het werk, de verandering in de demografische mix van advocaten en de grotere druk van cliënten op kosten en snelheid.
Daar staat dan tegenover dat de evoluties in software development het mogelijk hebben gemaakt dat de gebruikers veel minder informatie zelf moeten ingeven. Technologieën zoals API’s en XML documenten laten toe om gemakkelijker informatie uit te wisselen en automatisch in te voeren.
Twee van de belangrijkste veranderingen zijn de introductie van het Internet met zijn cloud-technologieën en van artificiële intelligentie (AI). De meeste evoluties die hieronder aan bod komen, zijn enkel mogelijk omwille van het Internet.
Artificiële Intelligentie
De introductie van artificiële intelligentie is een van de belangrijkste factoren geweest die hebben geleid tot een substantiële transformatie van de juridische sector. Een van de belangrijkste voordelen is dat het de efficiëntie van advocaten aanzienlijk heeft verbeterd. AI speelt een belangrijke rol bij taken als geavanceerd schrijven, onderzoek en het opstellen van documenten, waardoor processen die voorheen weken konden duren aanzienlijk worden versneld.
Communicatie
Advocatenkantoren zijn overgestapt van traditionele communicatiemethoden zoals traditionele briefwisseling naar modernere methoden zoals e-mail, cliëntportalen en cloud-gebaseerde communicatie, zoals Teams en SharePoint. Hiermee kunnen mensen documenten delen met verschillende toegangsrechten die kunnen variëren van lezen en becommentariëren tot bewerken.
Cliëntenportalen geven cliënten toegang tot hun juridische documenten en laten hen toe in real time met hun advocaten kunnen communiceren. Het hoeft dan ook niet verwonderen dat ze de afgelopen jaren steeds populairder zijn geworden. Ze hebben het makkelijker gemaakt voor cliënten om op de hoogte te blijven van hun zaken en heeft de efficiëntie van advocatenkantoren verbeterd.
Cloud, werken op afstand en het virtueel advocatenkantoor
De juridische sector heeft een opmerkelijke groei doorgemaakt in werken op afstand en virtuele advocatenkantoren. Deze groei werd met name versneld door de COVID-19 pandemie. Virtuele advocatenkantoren, mogelijk gemaakt door cloud-gebaseerde software voor praktijkbeheer, bieden advocaten de flexibiliteit om overal te werken. Dat leidt op zijn beurt tot meer flexibiliteit en lagere overheadkosten voor advocatenkantoren. De cloud heeft een cruciale rol gespeeld in deze verschuiving. Dankzij cloud-technologieën kunnen virtuele advocaten volledig functionele advocatenkantoren runnen op elk apparaat, en met aanzienlijk lagere kosten in vergelijking met traditionele fysische kantoren. Wij zijn van all-in-one systeem geëvolueerd naar een Hub met koppelingen naar mainstream tools. Hierdoor kan de gebruiker veel sneller inspelen op nieuwe ontwikkelingen van tools die beschikbaar komen op de markt.
Digitale marketing en online aanwezigheid
De juridische sector is de afgelopen decennia ook getuige geweest van grote veranderingen in de marketingpraktijken en heeft zich aangepast aan het internettijdperk. Recente studies geven aan dat een derde van de potentiële klanten online op zoek gaat naar een advocaat. Dit benadrukt het belang van een sterke online aanwezigheid voor advocatenkantoren om concurrerend te blijven. Advocatenkantoren geven nu prioriteit aan digitale marketing via kanalen zoals sociale media, e-mail, SEO en websites. Of het nu gaat om de marketing van het hele kantoor of van individuele advocaten, een robuuste digitale strategie is essentieel voor het vestigen van geloofwaardigheid en het contact met potentiële klanten. Personal branding is cruciaal voor individuele advocaten, waarbij prestaties en waarden worden benadrukt, terwijl advocatenkantoren zich moeten richten op het opbouwen van vertrouwen door middel van een uitgebreide digitale marketingstrategie.
Facturering en financiële veranderingen in advocatenkantoor 2024
Een ander gebied waarop de juridische sector grote veranderingen heeft ondergaan is facturering en financiële praktijken. In het verleden vertrouwden advocatenkantoren op traditionele factureringsmethoden zoals papieren facturen en cheques. Met de komst van de juridische informatica zijn advocatenkantoren overgestapt op digitale factureringsmethoden zoals elektronische facturen en online betalingssystemen. Dit heeft het factureringsproces efficiënter en gestroomlijnder gemaakt. Naast digitale factureringsmethoden hebben advocatenkantoren ook nieuwe financiële praktijken aangenomen, zoals trust accounting. Trust accounting is een boekhoudmethode die wordt gebruikt om fondsen te beheren die in trust worden gehouden voor cliënten. Dit is vooral belangrijk voor advocatenkantoren die geld van cliënten beheren, zoals letselschade- of vastgoedadvocatenkantoren.
De afgelopen decennia hebben alternatieve vergoedingsregelingen (Alternative Fee Arrangements, AFA's) ook een aanzienlijke invloed gehad op de juridische sector door prijsmodellen aan te bieden die verschillen van de traditionele uurtarieven. Voorbeelden van alternatieve vergoedingsregelingen zijn vaste honoraria, resultaatafhankelijke honoraria en gemengde tarieven. Deze hebben aan populariteit gewonnen omdat cliënten op zoek zijn naar meer transparantie en voorspelbaarheid in hun juridische honoraria. Een recent onderzoek identificeerde 22 advocatenkantoren die uitblonken in het integreren van alternatieve vergoedingsregelingen in hun dienstverlening en die lof oogsten van cliënten voor hun verbeterde prijsstelling en waarde. Het onderzoek onderstreept de voorkeur van cliënten voor kantoren die een betere prijsstelling en waarde bieden. Het benadrukt hoe alternatieve vergoedingsregelingen niet alleen bijdragen aan betere relaties tussen advocatenkantoren en cliënten, maar ook de betrokkenheid van de kantoren aantonen en vertrouwen en geloofwaardigheid bevorderen.
Juridisch onderzoek en analyse
Ook juridisch onderzoek en juridische analyse hebben de afgelopen decennia een revolutie doorgemaakt, waardoor het proces efficiënter en toegankelijker is geworden. We hebben gezien dat primaire en secundaire juridische onderzoek publicaties online beschikbaar zijn geworden. Dit is mogelijk gemaakt door informatie- en communicatietechnologieën en heeft traditionele opslagmethoden zoals compact discs of gedrukte media vervangen. Deze verschuiving heeft niet alleen de toegankelijkheid vergroot, maar heeft juridische professionals ook in staat gesteld om uitgebreider en nauwkeuriger onderzoek te doen. Bovendien heeft de opkomst van legal analytics professionals in staat gesteld om juridische strategie, resource management en matter forecasting te verbeteren door patronen en trends te identificeren in juridische gegevens.
Verwachtingen van klanten
Een andere belangrijke verandering is dat de verwachtingen van cliënten ten aanzien van advocaten aanzienlijk zijn geëvolueerd. Uit een recent onderzoek blijkt dat 79% van de juridische cliënten efficiëntie en productiviteit van cruciaal belang vindt. Dir duidt op een vraag naar effectievere juridische diensten. Bovendien verwachten cliënten nu een grotere toegankelijkheid en responsiviteit van hun advocaten. Dit zet advocatenkantoren aan tot het integreren van nieuwe technologieën zoals klantportalen en online communicatiemiddelen. Transparantie in honoraria en factureringspraktijken is ook een prioriteit voor cliënten, wat ertoe leidt dat advocatenkantoren steeds vaker alternatieve honorariumregelingen invoeren (zie hierboven).
Globalisering
Tot slot heeft de globalisering de juridische sector aanzienlijk beïnvloed. Die maakte een aanpassing noodzakelijk aan een veranderend mondiaal landschap en een grotere vraag naar juridische diensten over de grenzen heen Veel Europese advocatenkantoren zijn tegenwoordig lid van een internationaal juridisch netwerk, met vestigingen in meerdere EU-landen. En een recente studie belicht de opkomst van een nieuw juridisch ecosysteem voor bedrijven in opkomende economieën zoals India, Brazilië en China. Dit biedt kansen voor advocatenkantoren om wereldwijd uit te breiden. Als reactie op de globalisering van het ondernemingsrecht en de toenemende vraag van transnationale bedrijven transformeren advocatenkantoren hun praktijken door grensoverschrijdend te fuseren en megapraktijken op te zetten met professionals uit meerdere landen. Deze verschuiving heeft geleid tot de invoering van nieuwe managementpraktijken en -strategieën om de wereldwijde activiteiten binnen deze advocatenkantoren effectief te beheren.
0 reacties