​Hopelijk ben je uitgerust en vol goede moed begonnen aan het nieuwe gerechtelijke jaar en kan je dat vakantiegevoel nog eventjes vasthouden. Niet altijd evident, want er is geen maand die zo druk aanvoelt als september, toch? Tegen het eind van de maand hoor ik mijn klanten al regelmatig verzuchten dat ze “alweer achter de feiten aanhollen” en “het effect van de vakantie volledig verdwenen is”. En zo heb je eind september alweer achterstand in je werk.

We kennen allemaal dat vervelende gevoel van die tikkende klok in je achterhoofd die je aanspoort om sneller door te werken om alles gedaan te krijgen. De knoop in je maag wanneer er sneller taken op je to-dolijst bijkomen dan je er afgevinkt krijgt. Soms lijkt het alsof je – hoe hard je ook werkt – niet vooruit geraakt en steevast achter de feiten blijft aanlopen. Ontmoedigend is dat.

Het probleem is meestal niet dat we te weinig tijd hebben om ons werk rond te krijgen, maar dat onze to-dolijst slechts een oplijsting is van wat we allemaal willen doen, die ons geen realistisch beeld geeft van onze werkvoorraad.

​Een to-dolijst maken is wel zinvol. In plaats van al je taken en verplichtingen te onthouden, is het slimmer om ze neer te schrijven. Maar beperk je er niet toe

De illusie van controle

Een to-dolijst maken is wel zinvol. In plaats van al je taken en verplichtingen te onthouden, is het slimmer om ze neer te schrijven. Je brein hoeft zo geen kostbare energie te verspillen aan allerlei ‘tabbladen ‘ die nog openstaan en je hebt minder kans dat je iets vergeet. Voor onze mentale rust is dat heel nuttig. Helaas creëert zo’n lijst ook de illusie dat je overzicht hebt over wat er op je bord ligt. Maar hoe vaak krabbel je niet zonder veel nadenken een rits taken neer, waarvan je geen flauw idee hebt hoeveel tijd ze je gaan kosten of hoe complex ze zijn?

Juist daar gaat het mis. Uit onderzoek van de bekende psycholoog Daniel Kahneman blijkt dat we systematisch onderschatten hoelang het duurt om een taak te voltooien, zelfs als we die al eerder hebben gedaan. Onze hersenen zijn evolutionair gewoon niet goed uitgerust om tijd accuraat in te schatten en denken te optimistisch over de tijd die we in werkelijkheid voor iets nodig hebben. Deze zogenaamde planning fallacy maakt dat we denken dat we op één dag vijf taken van ons lijstje kunnen afwerken, waar we in werkelijkheid twee dagen voor nodig hebben.

We creëren zelf het probleem

Wanneer we systematisch uitgaan van onrealistische verwachtingen, belanden we al snel in een negatieve spiraal:

1. We plannen te veel op één dag.
2. We halen onze eigen deadlines niet.
3. Daardoor daalt ons zelfvertrouwen.
4. De stress neemt toe.
5. We worden minder productief.
6. Onze achterstand loopt op.
7. We proberen sneller en meer te werken.
8. We geraken uitgeput.

Gelukkig kunnen we deze vicieuze cirkel doorbreken door beter na te denken over hoeveel tijd een bepaalde taak van ons vraagt, onze agenda realistischer in te plannen en kritisch na te denken over welke zaken werkelijk prioriteit hebben.

Gebruik je agenda om je werkvoorraad in te schatten

Beperk je dus niet tot het maken van een to-dolijst, maar bepaal voor alle taken die daar op staan hoe kritisch ze zijn voor je succes. Zet vervolgens de kritische taken in je agenda en reserveer het tijdsblok dat je werkelijk nodig hebt om de taak te voltooien. Tip: voorzie veiligheidshalve 50% meer tijd, evalueer hoe accuraat je tijdsinschatting was en gebruik die informatie om in de toekomst tot een meer realistische inschatting te komen.

Deze aanpak heeft meerdere voordelen:

1. Je ziet visueel hoeveel tijd er die dag/week/maand nog beschikbaar is.
2. Je kunt jezelf en je opdrachtgever een realistische inschatting geven van de oplevertermijn.
3. Je houdt tijdsblokken vrij voor gefocust werk waardoor je sneller, beter werk aflevert.
4. Het geeft veel voldoening om op het eind van de dag ‘klaar’ te zijn met je taken voor die dag en maakt het gemakkelijker om te deconnecteren.

Praktische tips voor productievere dagen

• Start met de belangrijkste taak van de dag.
• Gebruik de twee-minutenregel: alles wat je in minder dan twee minuten kan doen, doe je meteen. Alles wat langer duurt, plan je op een specifiek moment in je agenda in.
• Zorg dat je niet afgeleid wordt wanneer je gefocust aan iets werkt.
• Plan buffertijd: reserveer 25% van je dag voor onvoorziene zaken. Je weet dat je urgente vragen gaat krijgen, je weet alleen nog niet wanneer. Zorg dat je hiervoor tijd inbouwt.
• Begin voorbereid aan de dag: bekijk je agenda, herschik waar nodig taken in functie van prioriteiten en hou je aan je planning.
• Bundel zoveel mogelijk gelijksoortige taken: e-mails beantwoorden, telefoontjes plegen, administratieve taken uitvoeren.

Door beter je prioriteiten te bepalen, realistischere doelstellingen te hanteren en je dag slimmer in te plannen wordt het gemakkelijker om ‘bij te blijven’, productief te zijn en al je werk af te krijgen, zonder het continu té druk te hebben.

Cindy Rowe, Hannaway.

Wil je méér bereiken door minder te doen? In het Focus Forward traject leer je hoe je terug controle krijgt over je tijd zonder dat je resultaten eronder lijden. Lees je er graag meer over? Bestel dan hier het boek: Focus Forward!