Expertise Kantoor & beleid

Een inleiding tot cloudoplossingen voor advocatenkantoren

Avatar
Geschreven door CICERO LawPack

Steeds meer advocatenkantoren maken gebruiken van de cloud. Uit de meest recente statistieken blijkt dat in 2018 bijna 55% van de advocatenkantoren een beroep deed op cloudoplossingen. Dat betekent ook dat 45% van de advocatenkantoren nog steeds geen gebruik maakt van wat de cloud te bieden heeft.

In dit artikel geven we een korte introductie tot cloudoplossingen voor advocatenkantoren. We kijken naar enkele definities en naar de verschillen tussen publieke, private en hybride clouds. We bespreken welke oplossingen er voor advocatenkantoren beschikbaar zijn en wat de voor- en nadelen van cloudoplossingen zijn.

Verschillende soorten ‘clouds’

De volgende definities (in aanhalingstekens) komen allemaal van Margaret Rouse van Tech Target:

Cloud computing is een algemene term voor alles wat te maken heeft met het leveren van gehoste diensten via het internet. Deze diensten zijn grofweg onderverdeeld in drie categorieën: Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) en Software-as-a-Service (SaaS). De naam cloud computing is geïnspireerd op het cloud-symbool dat vaak wordt gebruikt om het internet in diagrammen weer te geven”.

“Een publieke cloud (public cloud) is een platform dat gebruik maakt van het standaard cloud computingmodel om resources, zoals virtuele machines (VM’s), applicaties of opslag, op afstand beschikbaar te maken voor gebruikers. Publieke clouddiensten kunnen gratis zijn of kunnen worden aangeboden door middel van verschillende abonnements- of op-aanvraag-prijsregelingen, waaronder een pay-per-usage model”.

Als we aan de cloud denken, denken we meestal aan de publieke cloud: online muziek- en videostreamingdiensten en sociale mediadiensten zijn typische voorbeelden. Gmail, Google Apps, OneDrive, SharePoint, etc. zijn allemaal publieke clouddiensten. Waarschijnlijk gebruikt u de publieke cloud al om media (foto’s, video’s, …), documenten, back-ups, etc. op te slaan.

Private cloud is een vorm van cloud computing die dezelfde voordelen biedt als de publieke cloud, waaronder schaalbaarheid en selfservice, maar dan via een eigen architectuur. In tegenstelling tot publieke clouds, die diensten leveren aan meerdere organisaties, is een private cloud toegewijd aan de behoeften en doelstellingen van één enkele organisatie”. Private clouds worden doorgaans gebruikt door grote bedrijven en onderwijsinstellingen zoals universiteiten die hun eigen IT-afdelingen hebben. Advocatenkantoren die hun eigen private cloud gebruiken, zijn eerder de uitzonderingen. Het heeft meestal slechts zin voor grote kantoren, met meerdere sites en met hun eigen IT-afdelingen, om het opzetten van private cloudservers te overwegen.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen publieke en private cloudoplossingen? Bij een private cloud bent u verantwoordelijk voor de gehele aanschaf, installatie en beheer van de cloudoplossing. Bij een publieke cloudoplossing worden uw gegevens opgeslagen bij de hostingprovider die het beheer en onderhoud van het datacenter verzorgt. Bij de keuze van wat het beste is voor uw advocatenkantoor, moet u rekening houden met de totale kosten (eenmalig versus terugkerend), de datacapaciteit en de betrouwbaarheid en veiligheid. Voor kleine tot middelgrote advocatenkantoren wordt meestal een publieke cloudoplossing aanbevolen.

Hybride cloud is een cloud computing-omgeving die gebruik maakt van een combinatie van on-site, private en publieke clouddiensten van derden, met middelen om de samenwerking tussen de twee platforms te organiseren. Door de werklast tussen private en publieke clouds te laten verschuiven naarmate de computerbehoeften en -kosten veranderen, biedt hybride cloud aan bedrijven meer flexibiliteit en meer opties voor de implementatie van gegevens”.

Welke cloudapplicaties gebruiken advocatenkantoren?

De meeste advocatenkantoren die gebruik maken van cloudoplossingen gebruiken cloud-versies van software voor het beheer van advocatenkantoren. De meeste aanbieders van dergelijk software bieden een pakket aan dat doorgaans bestaat uit een aantal standaardoplossingen met optionele extra modules. Er zijn ook providers die zich richten op één aspect zoals dossier- of documentbeheer, of back-ups, of boekhouding, …. Twee andere gebieden waar cloudoplossingen veel gebruikt worden zijn eDiscovery en juridisch onderzoek.

De voor- en nadelen

Wat zijn de voordelen van cloudoplossingen ten opzichte van de meer traditionele opstellingen?

  • Beveiliging: cloud-hostingproviders zijn doorgaans veiliger dan lokale oplossingen. Het is een van de belangrijkste redenen waarom advocatenkantoren besluiten om naar de cloud te verhuizen.
  • Voor de meeste advocatenkantoren zijn cloudoplossingen goedkoper: er zijn lage investeringen omdat u geen servers hoeft aan te kopen, en er zijn lage onderhoudskosten omdat de hostingprovider zorgt voor het onderhoud van de servers en de software.
  • Cloudoplossingen hebben meestal een eenvoudige setup en configuratie: vaak hoeft u enkel online te gaan en een abonnement te nemen om aan de slag te kunnen gaan.
  • Cloudoplossingen zijn voorzien op eventuele rampen, en kunnen doorgaans snel terug aan de slag. Dit houdt o.a. het maken off-site back-ups in.
  • Toegang op afstand: cloudoplossingen zijn altijd en overal toegankelijk, met om het even welk toestel met een internetverbinding. Toegang op afstand maakt ook outsourcing en klantenportalen eenvoudiger.
  • Schaalbaarheid: cloudoplossingen kunnen zowel eenpersoons-advocatenkantoren als advocatenkantoren met honderden gebruikers aan.
  • Cloudoplossingen draaien meestal op elk platform.
  • Cloudoplossingen bieden automatische software-updates aan.

Er zijn ook enkele nadelen:

  • Internettoegang is vereist. Als u geen internettoegang hebt, hebt u geen toegang tot uw gegevens.
  • De terugkerende maandelijkse of jaarlijkse kosten per capita kunnen hoog zijn voor grotere kantoren.
  • U heeft geen controle over prijsverhogingen.

Zoals onze gebruikers weten, biedt CICERO LawPack sinds de lancering van CICERO LawPack v10, enkele jaren geleden, een volwaardige cloudoplossing.

CICERO LawPack

Meer lezen van CICERO LawPack? Dat kan hier?

Bronnen:

Opmerking plaatsen

Uw naam wordt privé weergegeven op de website en is niet zichtbaar voor anderen. Uw e-mailadres wordt opgeslagen maar niet gepubliceerd.