Column

De conclusie: een pleidooi voor het geschreven woord

Avatar
Geschreven door Today's Lawyer

De heersende gezondheidscrisis heeft de schriftelijke procedure van onder het stof gehaald. Het geschreven woord staat meer dan ooit centraal in een gerechtelijke procedure. Tijd om nog eens stil te staan bij wat vanuit het oogpunt van een rechter een goede conclusie is.

Het geschreven woord is in een civielrechtelijke procedure altijd al belangrijk geweest. Het pleidooi is een gesprek waarmee een advocaat aan de rechter een uiteenzetting van de feiten en het verdedigde standpunt geeft met als doel de rechter te overtuigen. De conclusie is voor de rechter een middel om de zitting en de dialoog met de advocaat voor te bereiden en anderzijds een belangrijk werkinstrument om na het pleidooi, in de eenzaamheid van het beraad achter zijn computer, het geschil uiteindelijk te beslechten. En toch moet ik als rechter vaststellen dat sommige advocaten bijzonder nonchalant te werk gaan bij het opmaken van een conclusie. Conclusies zijn vaak nodeloos lang, ongestructureerd, moeilijk leesbaar of geschreven zonder duidelijk doel voor ogen.

Een goede conclusie is een bondig en daardoor krachtig document waarin weloverwogen, gestructureerd en helder een vordering wordt onderbouwd en/of een verweer wordt gevoerd.

Een goede conclusie is bondig

In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister. Als advocaat-stagiair kreeg ik bij het leren schrijven van conclusies deze wijsheid van Goethe ingelepeld. Als rechter ervaar ik dagelijks de kracht van deze woorden.

Al in zijn mercuriale van 1983 over het ambt van de rechter schreef procureur-generaal Krings dat een conclusie een bondige doch nauwkeurige samenvatting van de middelen, zowel in feite als in rechte, die een partij doet gelden moet zijn en nam hij conclusies die nutteloos lang zijn op de korrel. Bij ellenlange conclusies doorspekt met veel details en herhalingen bestaat de kans dat een rechter bij het lezen afhaakt en de belangrijke elementen over het hoofd ziet. Mij geven dergelijke conclusies vaak de indruk dat de schrijver ervan mij in mijn beraad op een dwaalspoor wil brengen in de hoop dat een moeilijk verdedigbaar standpunt toch nog tot een onverhoopt resultaat zou leiden. Indien dit het door u beoogde doel zou zijn, moet ik u teleurstellen: deze strategie werkt nagenoeg nooit.

Een bondig geschreven conclusie zal er veel beter in slagen om aan de rechter het verwoorde standpunt duidelijk te maken en zal daarom een rechter gemakkelijker kunnen overtuigen.

Een goede conclusie is weloverwogen

Het schrijven van een goede conclusie wordt voorafgegaan door een denkproces. Alvorens een krachtige conclusie kan worden geschreven, moet het antwoord op enkele essentiële vragen gezocht worden. Wat zijn de contouren van het onderliggend dispuut? Welke elementen van het dispuut moeten worden opgelost om het dispuut te beslechten? Welke oplossing heeft de cliënt hierbij voor ogen? Is deze oplossing juridisch haalbaar en welke vorderingen moeten daarvoor worden gesteld? En vooral welk pad wordt het best bewandeld om tot de gewenste oplossing te komen?

Het schrijven van een conclusie waarover vooraf niet is nagedacht, resulteert in een onduidelijk document waarmee de lezer moeilijk zal kunnen worden overtuigd. Om tot een krachtige conclusie te komen moet de auteur ervan vooraf een duidelijke lijn voor ogen hebben.

Een goede conclusie is gestructureerd

Met de Potpourri I-wet van 1 november 2015 is de structuur die een conclusie moet hebben, vastgelegd in het Gerechtelijk Wetboek. Toch blijkt niet voor elke advocaat de in artikel 744, eerste lid Gerechtelijk Wetboek vooropgestelde structuur een middel om tot een duidelijke conclusie te komen.

Beperk van wat u schrijft onder “de uiteenzetting van de voor de beslechting van het geschil pertinente feiten” tot feiten en laat in dit onderdeel van uw conclusie al dan niet juridische argumentatie achterwege. Niets is zo inefficiënt als een feitenrelaas doorspekt met al dan niet juridische gevolgtrekkingen om dan bij het lezen van de middelen in essentie een verwijzing naar de argumentatie in het feitenrelaas te vinden. Het in een conclusie neergeschreven feitenrelaas heeft enkel tot doel de rechter inzicht te geven in het aan hem voorgelegde dispuut. Na het lezen van het feitenrelaas zal de rechter beter de navolgende, ontwikkelde argumentatie kunnen begrijpen.

Onder ‘middelen’ verwacht een rechter de argumenten waarmee een vordering wordt onderbouwd en/of een verweer wordt gevoerd terug te vinden. Argumenten of verweermiddelen die in de loop van de gerechtelijke procedure niet langer worden aangehouden, moeten in latere conclusies niet meer in extenso worden hernomen. Ook niet in een syntheseconclusie. Het volstaat te schrijven dat in dit middel niet langer wordt volhard. Het komt het lezen en appreciëren van uw conclusie ten goede.

De middelen moeten genummerd en in volgorde worden opgenomen in een conclusie. Om dit tot een goed einde te kunnen brengen moet weloverwogen aan het schrijven van een conclusie worden begonnen. Bij een erg complexe structuur van middelen in verschillende ordes, kan het zinvol zijn aan uw conclusie een inhoudstafel toe te voegen. Dit is evenwel eerder de uitzondering dan de regel. Zorg er in dat geval voor dat deze inhoudstafel op zich luchtig en overzichtelijk blijft en vermijd een te veel uitgesplitste structuur. Ook hier schaadt overdaad. Een bondige conclusie met een beperkt aantal middelen heeft geen baat bij een inhoudstafel.

Waak er ook over dat u zowel onder de feiten als onder de middelen de lezer – dit is de rechter – de informatie geeft die deze nodig heeft. Deze informatie moet voldoende zijn om het beoogde doel te bereiken, namelijk de rechter overtuigen van het ingenomen standpunt. Het in extenso opnemen van een teveel aan informatie, waarvan meestal een deel niet relevant is, zal bij de rechter, die ook maar een mens is, wrevel opwekken en leidt finaal de aandacht van het beoogde doel af.

“Het gevraagde beschikkend gedeelte van het vonnis” is het sluitstuk van de conclusie. Het is zoals het in artikel 744 Gerechtelijk Wetboek wordt omschreven een voorstel van beschikkend gedeelte van de uitspraak die de partij in wiens naam de conclusie is geschreven, wenst te bekomen. Het is in se het belangrijkste deel van een conclusie. Nochtans gaat niet elke advocaat hiermee even zorgvuldig om. Verwoord in het beschikkend gedeelte van de conclusie duidelijk wat wordt gevorderd van wie. Gebruik, indien er meerdere tegenpartijen zijn, namen in plaats van een verwijzing naar een genummerde volgorde waarin ze verweerder zijn. Als de vordering een veroordeling om iets te doen beoogt, omschrijf dan duidelijk wat dit iets is zodat hierover geen misverstanden kunnen ontstaan. Indien er vorderingen in verschillende ordes worden gesteld, zorg voor een duidelijke, afgesplitste structuur. Herhaal in het beschikkend gedeelte van de conclusie de argumentatie of een samenvatting ervan niet. En bovenal beperk u nooit tot het verwijzen naar hetgeen in de middelen is geschreven, zelfs niet voor een deel van uw vordering.

Een goed geschreven beschikkend gedeelte van een conclusie vermijdt het ontstaan van ergernis bij de rechter aan wie het geschil wordt voorgelegd, een zucht van de gerechtsdeurwaarder die het ten uitvoer leggen van het vonnis probeert te benaarstigen en de noodzaak om naderhand bij een beslagrechter te moeten aankloppen.

Een goede conclusie is helder

Een heldere conclusie kan bereikt worden door oog te hebben voor de taal en lay-out van de conclusie. Eenvoudige zinnen in een rustige lay-out houden de aandacht van de lezer beter vast. Zorg voor duidelijke, eenvormige titels. En zet, zoals professor Karl Hendrickx terecht aanhaalt, de kern eerst, zowel op zinsniveau als tekstniveau. Zo is het immers voor de rechter gemakkelijker om met aandacht de navolgende uitdieping en argumentatie te lezen en redeneringen te volgen. Uw boodschap zal beter overkomen en de rechter zal beter gemotiveerd een beslissing kunnen nemen.

Hoopvol

Dit artikel is geschreven in de hoop dat het u weloverwogen aan het schrijven zet en dat we samen – een goed vonnis moet immers aan dezelfde kenmerken voldoen – tot een betere justitie kunnen komen.

Alexander Forrier, vrederechter te Gent

 

Bovenstaande bijdrage verscheen eerder in nummer 2021/1 van het tijdschrift Today’s Lawyer. Raadpleeg hier de abonnementsvoorwaarden.

 

 

 

 

 

 

1 Comment

  • Geachte,
    ¨Dit is zeer juist. Ik kan dit volledig bijtreden.
    “Less is more”.
    Een conclusie van 4blz. in eenvoudige, heldere taal en beperkt tot de essentie kost meer tijd en energie dan een besluit van 20 blz…
    Maar toch dank aan de confraters die bij hun 50 blz. tellende conclusie zo galant zijn een inhoudstafel toe te voegen. Soms vraagt het dossier dat.

    met beste groeten en met goede bedoelingen.
    Guy Kerstens

Opmerking plaatsen

Uw naam wordt privé weergegeven op de website en is niet zichtbaar voor anderen. Uw e-mailadres wordt opgeslagen maar niet gepubliceerd.