Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management reikt u als notaris een nuttig instrument aan: een kwartaalblad dat de notaris helpt bij zijn of haar rol als 'manager' van zijn of haar kantoor.

Het tijdschrift heeft daarbij de ambitie om alle aspecten te belichten die voor u als notaris op dit vlak van belang zijn:

- Personeelsbeheer en HR
- Strategie
- Cliëntenbeheer
- Associatiewerking
- Financieel beheer
- Fiscaliteit
- Organisatie en processen
- IT
- …

Onderstaand artikel van Steven Renette, advocaat-vennoot MPLOY verscheen eerder in Tijdschrift Notarieel Management, nr. 2021/3. Interesse in het volledige nummer? Raadpleeg de abonnementsvoorwaarden!


Voor vrije beroepers is informatie en knowhow cruciaal. Denk hierbij aan informatie van technische aard, informatie over klanten en leveranciers, bepaalde exploitatiekosten, … Het is informatie die geheim is in die zin dat ze niet algemeen bekend is en waarvan de houder ze wil afschermen omdat ze een handelswaarde heeft. Net omwille van die handelswaarde bestaat er een reëel risico dat deze informatie in verkeerde handen terecht komt.

Met de inwerkingtreding van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van bedrijfsgeheimen (de Wet Bedrijfsgeheimen) worden Belgische ondernemingen van wie bedrijfsgeheimen onrechtmatig gebruikt, verspreid of gestolen worden, uitgerust met een heel arsenaal aan actiemiddelen. De Belgische wetgever achtte het niet wenselijk om te voorzien in een afzonderlijke en op zichzelf staande wettekst. De Wet Bedrijfsgeheimen brengt wijzigingen aan in het Wetboek Economisch Recht (WER), de Arbeidsovereenkomstenwet en het Gerechtelijk Wetboek.

De reikwijdte van de Wet Bedrijfsgeheimen strekt zich niet enkel uit over de medewerkers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst. Ze slaat ook op medewerkers die op zelfstandige basis diensten verstrekken aan een opdrachtgever (bv. een notariskantoor).

Scherm vertrouwelijke informatie af

Informatie zal maar als een bedrijfsgeheim worden beschouwd indien de houder ervan kan aantonen dat hij redelijke maatregelen heeft getroffen om het geheim karakter ervan te beschermen.

Zo zouden externe medewerkers enkel toegang mogen krijgen tot cruciale informatie indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeengekomen opdracht (“need to know”).

Als bijvoorbeeld blijkt dat de externe medewerker – bijvoorbeeld iemand die voor het notariaat op zelfstandige basis opdrachten uitvoert – toegang heeft tot het boekhoudsysteem, kan men zich de vraag stellen of de gegevens uit de boekhouding nog wel echt geheim zijn.

Het belang van een vertrouwelijkheidsclausule

Bijkomend is de opname van een vertrouwelijkheidsclausule in de overeenkomst met de externe medewerker onontbeerlijk. De informatie waarvan het geheim karakter moet worden verzekerd, kan hierin nauwkeurig worden omschreven en dat samen met de verplichting om ze uitsluitend voor professionele doeleinden aan te wenden. Het is eveneens nuttig om bij aanvang al afspraken te maken over het lot van de geheime informatie voor het geval de samenwerking een einde neemt. Om te vermijden dat zulke clausule tot een ‘papieren tijger’ verwordt, is het aan te bevelen om bij voorbaat (geldelijke) sancties in te schrijven in geval van schending van de vertrouwelijkheidsclausule. Om bewijsmoeilijkheden over de werkelijk geleden schade te vermijden, biedt het inlassen van forfaitaire schadevergoeding een uitweg. De schending van de vertrouwelijkheidsclausule kan ook best opgenomen worden in de ‘zwarte lijst’ van ernstige tekortkomingen die een onmiddellijk einde stellen aan de overeenkomst ten nadele van de pleger.

Het is ten slotte ook mogelijk om een niet concurrentiebeding in de overeenkomst op te nemen. Op die wijze vermijdt men ook dat de opgedane knowhow bij de concurrentie terecht komt. Hierbij zal men wel de (jurisprudentiële) krijtlijnen in acht moeten nemen waaraan een geldig niet concurrentiebeding moet voldoen.

Wat zélf te doen in geval van een schending?

De externe medewerker die de geheimhouding van knowhow schendt, moet onmiddellijk de toegang worden ontzegd (bv. door het afsluiten van zijn account). Worden er gerechtelijke stappen overwogen, dan moet de schending uiteraard kunnen worden bewezen. In dat geval worden vaak IT’ers ingeschakeld om de schending vast te leggen (bv. aan de hand van logfiles).

Een (spoed)procedure via de rechtbank

De Wet Bedrijfsgeheimen duidt de ondernemingsrechtbank aan om kennis te nemen van geschillen in verband met inbreuken op de wet. De meest voor de hand liggende maatregel is dat de verzoekende partij de voorzitter in het kader van een stakingsvordering om een bevel vraagt dat de geheime informatie niet verder wordt verspreid. Dat is meestal urgenter dan het trachten te verkrijgen van een schadevergoeding (wat uiteraard ook mogelijk is).

Slotbeschouwingen

Het beschermen van knowhow vereist een actief beleid. In de af te sluiten overeenkomsten met medewerkers moet hier het nodige belang aan worden geschonken. Intern moet de onderneming de nodige maatregelen treffen om knowhow in voldoende mate af te schermen. Indien het toch nog fout loopt, staat de wet een krachtdadig optreden toe.

Tijdschrift Notarieel Management

Het Tijdschrift Notarieel Management reikt u als notaris een nuttig instrument aan: een kwartaalblad dat de notaris helpt bij zijn of haar rol als 'manager' van zijn of haar kantoor.

Het tijdschrift heeft daarbij de ambitie om alle aspecten te belichten die voor u als notaris op dit vlak van belang zijn:

- Personeelsbeheer en HR
- Strategie
- Cliëntenbeheer
- Associatiewerking
- Financieel beheer
- Fiscaliteit
- Organisatie en processen
- IT
- …

Bekijk alle artikelen

Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.