​Sterke algemene voorwaarden beschermen je onderneming, besparen tijd bij geschillen en versterken het vertrouwen met klanten en leveranciers. Met deze tien geboden zorg je ervoor dat jouw voorwaarden niet alleen juridisch kloppen, maar ook helder en toekomstgericht zijn.

1. Bezorg ze op tijd aan de tegenpartij

Algemene voorwaarden zijn slechts bindend indien ze tijdig worden bezorgd aan de tegenpartij. De regel is dat de andere contractspartij vóór de totstandkoming van het contract, de algemene voorwaarden moet kunnen inkijken. Verschijnen ze pas voor het eerst op de factuur, is dat per definitie te laat. Bezorg je voorwaarden daarom tijdens de eerste correspondentie, plaats ze duidelijk op je website of stuur ze uiterlijk met de offerte mee naar je klant.

2. Voorzie in bewijs van de aanvaarding

Samen met het tijdig overmaken is ook de aanvaarding van de voorwaarden cruciaal. Vergelijk het met een traditioneel contract: dit wordt pas bindend als het door de partijen wordt ondertekend.
Vraag dus om een schriftelijk bewijs van de aanvaarding van je algemene voorwaarden. Dit kan verschillende vormen aannemen. Denk aan een handtekening op de algemene voorwaarden, een schriftelijk akkoord via e-mail of een aangevinkte ‘check box’ in de online bestelomgeving van je website. Kun je dergelijk bewijs voorleggen, dan sta je nadien sterker bij betwisting van je voorwaarden.
Belangrijk: rechters zijn strenger voor bewijs van algemene voorwaarden in consumentenrelaties. In B2B-relaties kan er eventueel worden gesteund op een stilzwijgende aanvaarding, maar ook dat blijft risicovol.

3. Geen copy/paste, maar maatwerk

Hoewel het verleidelijk kan zijn om algemene voorwaarden over te nemen van wat je vindt op het internet, is dat zelden een goed idee.
Algemene voorwaarden zijn een juridisch instrument op maat van jouw onderneming. Ze bieden pas optimale bescherming als ze overeenstemmen met je werkwijze, waarden en de risico’s van je bedrijfsactiviteit. Een goed uitgewerkte en doordachte set algemene voorwaarden biedt dezelfde rechtszekerheid als een traditioneel contract, maar is flexibeler en praktischer in gebruik.

4. Baken het toepassingsgebied duidelijk af

Zorg dat meteen duidelijk is voor wie en in welke gevallen je voorwaarden gelden. Vermeld steeds de volledige juridische identiteit van de onderneming die contracteert zodat daar geen twijfel over bestaat.
Maak daarnaast een onderscheid tussen transacties met consumenten (B2C) of transacties met andere ondernemingen (B2B). Dit onderscheid is juridisch relevant: consumenten genieten een hogere bescherming, waardoor bepaalde clausules (zoals aansprakelijkheidsbeperkingen of invordering van onbetaalde facturen) anders moeten worden geformuleerd.

5. Gebruik duidelijke taal

Heldere voorwaarden vermijden misverstanden en versterken het vertrouwen tussen partijen. Vermijd onnodig juridisch vakjargon of omslachtige zinsconstructies. Dat is nog meer van belang als je met consumenten werkt.
Het doel van je algemene voorwaarden bestaat erin om duidelijke, juridisch sluitende afspraken vast te leggen, niet om meer verwarring te zaaien.

6. Maak ze ‘futureproof’

Denk niet alleen aan de risico’s van vandaag. Onverwachte omstandigheden kunnen grote gevolgen hebben als ze niet voorzien zijn. Denk bijvoorbeeld aan een pandemie, een handelsoorlog of overige problemen in de toeleveringsketen. Voorzie daarom clausules rond overmacht, imprevisie of prijswijzigingen. Deze vormen een waardevol vangnet in crisissituaties.
In dit artikel wordt uitgebreid stilgestaan bij bovenvermelde clausules: Prijsherzieningen bij handelsconflicten en onzekerheid: zo bescherm je jezelf juridisch

7. Baken afwijkingen goed af

Een goede set voorwaarden is flexibel en kan in vele situaties worden ingezet. Soms maak je met een klant specifieke afspraken die afwijken van je algemene voorwaarden. Dat kan, zolang het duidelijk en schriftelijk wordt vastgelegd. Bepaal tot waar de afwijking reikt, welke bepalingen vervangen worden en hoe deze zich verhouden tot de overige bepalingen. Zo voorkom je discussies achteraf.

8. Spreek af welke rechtbank bevoegd is

Een forumclausule bepaalt welke rechtbank bevoegd is bij een juridisch conflict. Dat lijkt misschien een detail, maar het kan veel tijd en kosten besparen. Zeker bij buitenlandse contractspartijen voorkomt een duidelijke bepaling onverwachte procedures voor een buitenlandse rechtbank.

9. Hou ze actueel

Algemene voorwaarden zijn een dynamisch document. Ga regelmatig na of ze nog aansluiten bij de werking van je onderneming én bij de actuele wetgeving. Regelmatige updates zorgen ervoor dat je voorwaarden relevant, correct en afdwingbaar blijven.

10. Laat ze checken door een jurist

Goede algemene voorwaarden zijn een belangrijke juridische bouwsteen voor je onderneming. Laat ze daarom opstellen of nalezen door een jurist.
Wij zorgen ervoor dat jouw commerciële afspraken worden vertaald naar een begrijpelijk, juridisch sluitend en flexibel instrument. Ons team staat klaar om je te ondersteunen bij de opmaak, herziening of verfijning van je voorwaarden. Wil je zeker zijn van je zaak? Neem gerust contact op, we denken graag met je mee.

​​Julie De Roy en Charlotte Humblet – Vandelanotte